Se você já ouviu falar em BPMS, ERP e DMS e ficou em dúvida sobre qual desses sistemas sua empresa realmente precisa, a resposta curta é: provavelmente mais de um.
Isso porque BPMS, ERP e DMS não competem entre si. Eles resolvem problemas diferentes.
Neste artigo, você vai entender o que é cada uma dessas tecnologias, onde termina a responsabilidade de cada uma e como integrá-las para ter uma operação mais conectada, rastreável e automatizada.
ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais. É o sistema que centraliza os principais registros e transações de uma empresa: contas a pagar e a receber, contabilidade, estoque, compras, folha de pagamento e, em muitos casos, faturamento.
Na prática, o ERP concentra o que já aconteceu na operação: uma nota fiscal emitida, um pagamento realizado, um item que entrou ou saiu do estoque.
O ERP é indispensável para qualquer empresa de médio ou grande porte. O problema é que ele foi desenhado para registrar dados estruturados, não para conduzir um fluxo de trabalho que passa por várias pessoas, áreas e validações antes de chegar até ele.
DMS significa Dealer Management System, ou Sistema de Gestão de Concessionária. É, essencialmente, um ERP especializado para o setor automotivo, com módulos voltados a vendas de veículos, estoque, oficina, peças, financeiro e relacionamento com clientes.
Assim como o ERP, o DMS concentra informações essenciais da operação. A diferença é que ele foi construído especificamente para as rotinas de uma concessionária, com integrações e regras próprias desse segmento.
Só que o mesmo limite do ERP se aplica ao DMS: ele registra a transação, mas não necessariamente controla tudo o que precisa acontecer antes dela ser concluída, como a conferência de documentos, aprovações internas e validações entre departamentos.
Vale reforçar: o DMS é um sistema específico do setor automotivo. Se sua empresa não é uma concessionária, revenda ou distribuidora de veículos, provavelmente você não usa (nem precisa de) um DMS. Nesse caso, o sistema equivalente na sua operação é o próprio ERP, ou um sistema de gestão específico do seu segmento.
BPMS significa Business Process Management System, ou Sistema de Gestão de Processos de Negócio. É a plataforma que aplica na prática o conceito de BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio): modelar, executar, automatizar e monitorar os processos de uma empresa.
Diferente do ERP e do DMS, o BPMS não foi criado para armazenar os dados finais de uma operação. Ele foi criado para modelar, executar, automatizar e monitorar o caminho até esses dados existirem.
Pense em um faturamento de veículo ou em uma aprovação de nota fiscal em uma obra. Antes de a informação chegar ao ERP ou ao DMS, várias coisas precisam acontecer:
É esse caminho que o BPMS organiza. Ele define quem faz o quê, em qual ordem, com quais regras e o que acontece quando alguma etapa não é cumprida. Quando o processo é concluído corretamente, o BPMS pode então atualizar ou alimentar o ERP e o DMS com a informação final.
Leia também: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?
Uma forma simples de resumir a diferença entre os três:
Outra maneira de visualizar isso é pensando em uma linha do tempo. Antes de uma informação virar um lançamento no ERP ou no DMS, ela passa por um processo, com etapas, responsáveis, prazos e validações. É esse "antes" que o ERP e o DMS normalmente não controlam, e é exatamente aí que o BPMS atua.
Leia também: Diagnóstico de ineficiências operacionais: como identificar gargalos antes que eles prejudiquem seus resultados
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ERP |
DMS |
BPMS |
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O que faz |
Centraliza dados e transações da empresa |
Centraliza dados e transações de um setor (ex: automotivo) |
Organiza e automatiza o caminho até a transação acontecer |
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Foco |
Registro financeiro, contábil e operacional |
Registro comercial e operacional do setor |
Processo, pessoas, prazos e regras |
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Pergunta que responde |
"O que já aconteceu?" |
"O que já aconteceu no meu segmento?" |
"O que precisa acontecer, por quem e até quando?" |
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Ponto forte |
Consolidação de dados estruturados |
Especialização no setor |
Rastreabilidade e controle do fluxo |
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Limite |
Não controla aprovações, validações e etapas manuais |
Mesmo limite do ERP, dentro do seu segmento |
Não substitui o registro contábil e transacional |
Entender onde cada tecnologia termina é tão importante quanto entender o que ela faz.
O ERP para na transação. Ele registra que uma nota fiscal foi emitida, que um pagamento foi feito ou que um item entrou no estoque. Mas, se a nota foi emitida sem a documentação correta ter sido validada antes, o ERP não é o responsável por isso, porque essa validação acontece fora dele.
O DMS para no mesmo ponto, dentro do seu segmento. Ele registra a venda de um veículo, mas não necessariamente controla se todos os documentos de transferência foram conferidos, se as aprovações internas aconteceram ou se o prazo de entrega está sendo cumprido.
O BPMS para na execução final da transação. Ele conduz o processo até o ponto em que a informação está pronta e validada, mas quem efetivamente registra o lançamento contábil, fiscal ou comercial continua sendo o ERP ou o DMS.
Por isso, nenhum dos três resolve o problema todo sozinho. Um ERP ou um DMS sem uma camada de gestão de processos deixa etapas críticas dependendo de e-mail, planilha e acompanhamento manual. E um BPMS sem integração com o ERP ou o DMS perde a conexão com os dados que sustentam a operação.
É perfeitamente possível ter um ERP ou um DMS funcionando corretamente e, ainda assim, conviver com problemas como:
Isso acontece porque esses sistemas foram construídos para gerenciar dados, não para gerenciar o comportamento humano e organizacional em torno desses dados. Quando um processo atravessa várias áreas, sistemas e pessoas, a falta de uma camada dedicada a coordenar esse fluxo é o que costuma gerar gargalos.
Na prática, o BPMS funciona como uma camada de orquestração entre os sistemas de registro (ERP e DMS) e as pessoas envolvidas no processo.
Um exemplo comum: a aprovação de uma nota fiscal de fornecedor.
Sem um BPMS, o processo costuma depender de e-mail, planilhas de controle e cobrança manual entre áreas até a nota estar pronta para pagamento.
Com um BPMS integrado ao ERP, o fluxo pode funcionar assim:
O mesmo raciocínio se aplica ao setor automotivo, integrando o BPMS a um DMS: o processo de faturamento de um veículo pode ser conduzido por etapas de conferência, aprovação e validação até o momento em que o lançamento final é feito no DMS.
Em ambos os casos, o sistema de registro continua sendo o ERP ou o DMS. O que muda é que o caminho até ele deixa de depender da memória das pessoas e passa a ser conduzido pelo próprio fluxo.
A gestão de processos por meio de BPMS se aplica a diferentes setores e áreas. Alguns exemplos:
Concessionárias: o faturamento de veículos, a validação documental de transferência, o financiamento e a padronização de processos entre lojas de um mesmo grupo são fluxos que ganham controle e rastreabilidade quando conectados ao DMS.
Construção civil: o controle de subcontratados, a validação de documentos como CND, ASO e FGTS, a aprovação de medições e a liberação de pagamentos vinculada à regularidade documental são processos que atravessam campo, escritório e financeiro, exigindo coordenação entre pessoas e sistemas.
Compras e financeiro: solicitação de despesa, definição de centro de custo, aprovação por alçada e validação fiscal, antes do lançamento no ERP.
RH e departamento pessoal: admissões, férias, desligamentos e assinatura de documentos, processos que envolvem prazos legais e múltiplos aprovadores.
Em todos esses casos, o ERP ou o DMS continuam registrando o resultado final. O BPMS é o que garante que o caminho até esse resultado aconteça com controle.
Alguns indícios mostram que a operação pode se beneficiar de uma camada de gestão de processos:
Se algum desses pontos parece familiar, o problema geralmente não está na ausência de mais um sistema de registro. Está na falta de uma camada que organize o processo que conecta os sistemas que a empresa já utiliza.
Não. Essa é, talvez, a confusão mais comum sobre o tema.
O BPMS não foi criado para armazenar dados contábeis, fiscais ou comerciais no lugar do ERP ou do DMS. Ele foi criado para organizar o processo que leva até esses dados existirem de forma correta.
Por isso, a pergunta mais adequada não é "BPMS ou ERP?" nem "BPMS ou DMS?". É: "como integrar o BPMS ao ERP e ao DMS que a empresa já utiliza?"
Essa integração permite aproveitar o investimento já feito nesses sistemas, adicionando uma camada de automação, controle e rastreabilidade sobre os processos que os conectam a pessoas, documentos e outras ferramentas.
Somos um BPMS: uma plataforma de gestão e automação de processos, com inteligência artificial integrada, a Enola IA. Não substituímos o ERP nem o DMS que sua empresa já utiliza, nos conectamos a eles.
Na prática, o Holmes pode estruturar fluxos como aprovação de notas fiscais, controle de subcontratados e documentação, faturamento, padronização de processos entre unidades e rotinas de RH, integrando essas etapas a sistemas como ERPs corporativos e DMS do setor automotivo, como DealerNet, NBS e Lynx, além de contar com API aberta para conectar outras soluções da operação.
A Enola IA atua dentro desses fluxos validando documentos, extraindo dados de notas fiscais e identificando inconsistências antes que elas avancem no processo, reduzindo conferências manuais e retrabalho.
O resultado é uma operação em que o ERP e o DMS continuam sendo a fonte de verdade dos dados, enquanto o BPMS garante que o caminho até esses dados seja rastreável, padronizado e automatizado.
ERP, DMS e BPMS não disputam o mesmo espaço. Eles atuam em camadas diferentes da mesma operação: o ERP e o DMS concentram os registros, e o BPMS organiza o caminho até eles.
Entender essa diferença ajuda a tomar decisões mais assertivas: não se trata de escolher entre um e outro, mas de garantir que eles estejam conectados, para que o processo aconteça com controle, rastreabilidade e menos dependência de acompanhamento manual.
O Holmes é o BPMS que faz essa conexão acontecer: se conecta ao ERP da sua empresa e, se você atua no setor automotivo, também ao seu DMS, automatizando os processos que ligam esses sistemas a pessoas, documentos e aprovações.