Sabemos que em um ambiente corporativo corrido, a gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso operacional e estratégico. Mas muitas empresas ainda enfrentam desafios na administração manual de documentos. Neste artigo, vamos explorar como as assinaturas eletrônicas podem revolucionar a gestão de documentos, além de apresentar a ferramenta Holmes e suas vantagens para otimizar processos empresariais.
Uma assinatura eletrônica é uma maneira moderna de validar digitalmente a autenticidade e a integridade de um documento ou transação online. Basicamente, ela usa criptografia e algoritmos matemáticos para garantir que o documento não foi alterado e que a identidade de quem assinou é real.
Isso traz mais segurança e confiança para as transações digitais, eliminando a necessidade de assinaturas feitas à mão em papel.
Segundo um estudo da Docusign, mesmo após a pandemia, o uso de assinaturas eletrônicas continuou crescendo. No mundo dos negócios, elas se tornaram comuns em várias áreas, como contratos, transações bancárias, declarações de consentimento, e muito mais.
Agilidade e eficiência: a assinatura eletrônica elimina a necessidade de deslocamento e impressão, permitindo que documentos sejam assinados instantaneamente de qualquer lugar.
Redução de custos: com a eliminação do papel e redução de custos operacionais, as empresas podem economizar significativamente.
Sustentabilidade: a transição para documentos digitais contribui para a redução do consumo de papel e impacto ambiental.
Facilidade de armazenamento e acesso: documentos eletrônicos são facilmente armazenados e acessados, permitindo uma organização mais eficiente e rápida.
Melhora na produtividade: ao automatizar processos de assinatura, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral.
A segurança é um dos aspectos mais críticos das assinaturas eletrônicas. Elas utilizam criptografia e algoritmos matemáticos para garantir a autenticidade e integridade dos documentos. Além disso, cumprem regulamentações legais, oferecendo um registro eletrônico que pode ser auditado a qualquer momento. Ferramentas como a Clicksign e a Docusign, podem ser integrados a um sistema BPMS, proporcionando diferentes métodos de autenticação, como biometria e tokens, garantindo ainda mais segurança para a sua empresa.
Entendeu como as assinaturas eletrônicas podem transformar a gestão de documentos da sua empresa? O Holmes tem a solução perfeita para potencializar ainda mais seus processos empresariais.
Nossa ferramenta BPMS possui soluções integradas para assinaturas eletrônicas, garantindo que todo o processo, desde a coleta de informações até o armazenamento, consulta e gestão de documentos assinados, ocorra dentro do mesmo sistema. Isso não só centraliza as operações, mas também aumenta a segurança e praticidade de ter todas as informações em um só lugar.
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