Melhorando a gestão de documentos com assinatura eletrônica

Sabemos que em um ambiente corporativo corrido, a gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso operacional e estratégico. Mas muitas empresas ainda enfrentam desafios na administração manual de documentos. Neste artigo, vamos explorar como as assinaturas eletrônicas podem revolucionar a gestão de documentos, além de apresentar a ferramenta Holmes e suas vantagens para otimizar processos empresariais.

Os desafios da gestão manual de documentos

A eficiência na gestão de documentos é vital para garantir operações ágeis e seguras. No entanto, muitas empresas ainda se veem presas aos métodos tradicionais e manuais de gerenciamento de documentos, o que pode gerar diversos problemas operacionais. A abordagem manual, além de ser lenta, abre margem para uma série de complicações que podem impactar diretamente a produtividade e a segurança da empresa.

Veja abaixo os principais desafios enfrentados na gestão manual de documentos:

Perda de documentos: a manipulação física de documentos aumenta o risco de extravios e danos, o que pode levar a atrasos e problemas legais.

Ineficiência de tempo: profissionais gastam um tempo precioso na busca, aprovação e arquivamento de documentos. Segundo uma pesquisa da PwC e Radicati Group, colaboradores no Brasil passam cerca de 4 horas por semana apenas em atividades de assinatura e aprovação de documentos.

Custos elevados: o uso de papel, impressoras e armazenamento físico acarreta despesas significativas. Estudos mostram que empresas podem desperdiçar de 3% a 8% do orçamento com mau uso de papel.

Segurança e conformidade: manter a conformidade com regulamentações e garantir a segurança dos documentos físicos é uma tarefa complexa e onerosa.

Esses desafios tornam evidente a necessidade de soluções mais eficientes e seguras, como as assinaturas eletrônicas.

Assinaturas Eletrônicas: A Solução

As assinaturas eletrônicas representam uma grande inovação na gestão de documentos. Elas oferecem uma alternativa digital e segura às assinaturas tradicionais, proporcionando diversos benefícios. Conheça um pouco mais sobre as assinaturas eletrônicas abaixo.

Afinal, o que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é uma maneira moderna de validar digitalmente a autenticidade e a integridade de um documento ou transação online. Basicamente, ela usa criptografia e algoritmos matemáticos para garantir que o documento não foi alterado e que a identidade de quem assinou é real.

Isso traz mais segurança e confiança para as transações digitais, eliminando a necessidade de assinaturas feitas à mão em papel.

Segundo um estudo da Docusign, mesmo após a pandemia, o uso de assinaturas eletrônicas continuou crescendo. No mundo dos negócios, elas se tornaram comuns em várias áreas, como contratos, transações bancárias, declarações de consentimento, e muito mais.

Benefícios das Assinaturas Eletrônicas

Agilidade e eficiência: a assinatura eletrônica elimina a necessidade de deslocamento e impressão, permitindo que documentos sejam assinados instantaneamente de qualquer lugar.

Redução de custos: com a eliminação do papel e redução de custos operacionais, as empresas podem economizar significativamente.

Sustentabilidade: a transição para documentos digitais contribui para a redução do consumo de papel e impacto ambiental.

Facilidade de armazenamento e acesso: documentos eletrônicos são facilmente armazenados e acessados, permitindo uma organização mais eficiente e rápida.

Melhora na produtividade: ao automatizar processos de assinatura, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade geral.

Segurança e Conformidade com Assinaturas Eletrônicas

A segurança é um dos aspectos mais críticos das assinaturas eletrônicas. Elas utilizam criptografia e algoritmos matemáticos para garantir a autenticidade e integridade dos documentos. Além disso, cumprem regulamentações legais, oferecendo um registro eletrônico que pode ser auditado a qualquer momento. Ferramentas como a Clicksign e a Docusign, podem ser integrados a um sistema BPMS, proporcionando diferentes métodos de autenticação, como biometria e tokens, garantindo ainda mais segurança para a sua empresa.

Revolucione a gestão documental com o Holmes!

Entendeu como as assinaturas eletrônicas podem transformar a gestão de documentos da sua empresa? O Holmes tem a solução perfeita para potencializar ainda mais seus processos empresariais.

Nossa ferramenta BPMS possui soluções integradas para assinaturas eletrônicas, garantindo que todo o processo, desde a coleta de informações até o armazenamento, consulta e gestão de documentos assinados, ocorra dentro do mesmo sistema. Isso não só centraliza as operações, mas também aumenta a segurança e praticidade de ter todas as informações em um só lugar.

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