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Como automatizar fluxos para evitar erros humanos


A automação de processos está se tornando indispensável para empresas que buscam reduzir falhas, aumentar a eficiência e melhorar a experiência de seus clientes. Neste artigo, vamos explorar como os erros humanos afetam os negócios, como a automação pode ser a solução ideal e como o Holmes, um sistema BPMS, pode ser um aliado estratégico nessa jornada.

Homens sorridentes de tiro médio olhando para o computador

Entendendo os erros humanos em processos

Os erros humanos fazem parte da rotina de qualquer negócio, mas você sabia que muitos deles poderiam ser evitados com processos mais organizados?

O que são erros humanos?

Erros humanos são falhas que acontecem devido a distrações, sobrecarga de trabalho, falta de treinamento ou até mesmo inconsistências em processos. Eles podem variar desde pequenos deslizes, como um e-mail enviado para o destinatário errado, até  até grandes problemas, como informações equivocadas em relatórios financeiros.

Esses erros, apesar de parecerem inevitáveis, geralmente são reflexo de processos mal estruturados ou excesso de tarefas manuais. E o impacto disso nas empresas vai além de uma simples correção de rota.

Custos dos erros para empresas

Um estudo da IBM revelou que os erros operacionais custam, em média, 15% da receita anual de uma empresa. Além disso, pesquisas mostram que processos manuais são responsáveis por cerca de 50% das falhas em tarefas administrativas. Isso significa dinheiro desperdiçado, perda de tempo e, muitas vezes, uma queda na confiança dos clientes.

Por isso, minimizar esses erros não é apenas uma questão de eficiência, mas de sobrevivência em um mercado tão competitivo. E é aqui que a automação de processos entra em cena.

O que é automação de processos?

A automação de processos pode parecer algo complexo à primeira vista, mas não precisa ser. Trata-se de usar tecnologia para simplificar e executar tarefas que antes eram feitas manualmente, garantindo maior precisão e rapidez.

Em termos simples, automação de processos é o uso de ferramentas e softwares para tornar fluxos de trabalho mais ágeis e menos suscetíveis a erros. Isso pode incluir desde enviar notificações automáticas por e-mail até gerenciar aprovações ou controlar o fluxo de documentos em uma empresa.

 

Por que a automação reduz erros?

Com a automação, tarefas repetitivas ou complexas são executadas por sistemas que seguem regras previamente definidas. Isso elimina o risco de falhas causadas por lapsos humanos, como esquecer uma etapa ou inserir informações erradas.

Por exemplo, imagine um processo de pagamento manual: preencher formulários, aprovar dados, realizar transferências. Cada etapa oferece margem para erro. Com a automação, todas essas tarefas podem ser realizadas automaticamente, sem necessidade de intervenção humana.

Leia também: Aplicando inteligência artificial na automação de processos

 

Benefícios da automação para empresas

Automatizar processos não só reduz erros, mas também traz uma série de vantagens que transformam a operação de qualquer negócio. Vamos explorar os principais benefícios:

1. Aumento da produtividade

Quando processos repetitivos são automatizados, os colaboradores têm mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas e criativas. Isso significa que a equipe pode focar no que realmente importa para o crescimento da empresa.

2. Melhoria na qualidade

Erros manuais, como duplicação de dados ou informações faltantes, são praticamente eliminados. Com isso, a empresa entrega resultados mais consistentes e de alta qualidade, seja em produtos, seja em serviços.

3. Redução de riscos

A automação também minimiza riscos legais e financeiros. Por exemplo, um fluxo automatizado de aprovação de contratos garante que nenhum documento seja assinado sem as validações necessárias.

4. Satisfação do cliente

Processos automatizados são mais rápidos e eficientes, o que melhora a experiência do cliente. Além disso, a confiabilidade nos serviços prestados aumenta a confiança e a fidelidade do público.

 

Como automatizar fluxos para evitar erros humanos

Agora que já entendemos os benefícios, é hora de saber como começar. Implementar a automação de processos pode parecer uma tarefa desafiadora, mas com os passos certos, o caminho fica bem mais claro.

1. Identificação de processos a serem automatizados

Nem tudo precisa ser automatizado. Comece analisando quais processos são mais propensos a erros ou quais ocupam muito tempo da equipe. Foque nas tarefas repetitivas e que têm impacto direto nos resultados da empresa.
 
Por exemplo, processos como geração de relatórios, envio de e-mails ou controle de pagamentos são candidatos perfeitos para a automação.
 

2. Escolha das ferramentas adequadas

Escolher a ferramenta certa é essencial. Opte por plataformas que ofereçam flexibilidade, integração com outros sistemas e facilidade de uso para sua equipe.
 
Um sistema BPMS, como o Holmes, pode ser uma excelente solução, já que ele centraliza e organiza os fluxos de trabalho, adaptando-se às necessidades específicas de cada negócio.
 

3. Implementação e monitoramento

Depois de escolher as ferramentas, implemente a automação de forma gradual. Treine sua equipe para entender como os processos funcionarão e acompanhe os resultados de perto.
 
Lembre-se: a automação é um processo contínuo. Sempre que possível, revise e otimize os fluxos para garantir que eles estejam funcionando de maneira eficiente.
 
 

O Papel do BPMS na Automação de Processos

Você já ouviu falar em BPMS? Essa sigla significa Business Process Management Suite e representa um conjunto de ferramentas projetadas para gerenciar e automatizar processos de ponta a ponta.
 

O que é BPMS?

O BPMS é uma plataforma que ajuda as empresas a mapear, automatizar e monitorar seus fluxos de trabalho. Ele conecta diferentes setores, garantindo que todas as etapas de um processo sejam seguidas de forma consistente e sem falhas.
 

Como o BPMS facilita a automação?

Com um sistema BPMS, é possível:
 
  • Criar fluxos de trabalho personalizados para cada necessidade.
  • Automatizar tarefas repetitivas, como envio de notificações ou atualizações de status.
  • Monitorar os processos em tempo real, identificando gargalos ou possíveis falhas.
 
Além disso, um BPMS é ideal para empresas que precisam de flexibilidade e escalabilidade em seus processos, já que ele permite ajustes rápidos conforme as demandas mudam.
 

Como o Holmes pode ajudar a evitar erros humanos

O Holmes é mais do que um sistema BPMS. Ele é uma solução completa para empresas que querem eliminar erros humanos, aumentar a produtividade e oferecer uma experiência diferenciada para seus clientes.
 
O Holmes oferece diversas funcionalidades que ajudam a automatizar e organizar os processos da sua empresa:
  •  Personalização de fluxos: Crie processos sob medida para o seu negócio.
  •  Gerenciamento de tarefas: Acompanhe o andamento das atividades em tempo real.
  •  Controle de documentos: Organize e automatize o fluxo de documentos, evitando extravios ou falhas.
  •  Automação inteligente: Use inteligência artificial para simplificar ainda mais tarefas complexas.
 

Integração com outras ferramentas

Outro grande diferencial do Holmes é sua capacidade de integração com outras plataformas. Isso significa que você pode conectar o sistema a CRMs, ERPs e outras ferramentas que sua empresa já utiliza, criando um ecossistema de trabalho totalmente integrado.
 

Benefícios práticos do Holmes

Com o Holmes, empresas de diversos setores já estão colhendo resultados significativos, como:
  • Redução de até 70% nos erros operacionais.
  • Economia de tempo e recursos com processos mais ágeis.
  • Melhoria na comunicação entre equipes e setores.
Automatizar fluxos de trabalho não é mais uma opção, mas uma necessidade para empresas que querem se destacar em um mercado cada vez mais competitivo. Reduzir erros humanos, aumentar a eficiência e oferecer uma experiência de qualidade para clientes são objetivos que podem ser alcançados com a automação de processos.
 
E o Holmes está aqui para ajudar sua empresa a dar esse próximo passo e transformar a forma como você gerencia seus processos, garantindo resultados consistentes e confiáveis.
 
Quer saber como o Holmes pode revolucionar a operação da sua empresa? Entre em contato com nossa equipe e descubra como automatizar seus fluxos e evitar erros humanos de uma vez por todas!
 

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