Nos últimos meses não temos apenas aprendido a importância da tecnologia, mas também como é relevante compreender e melhorar nossos processos para o bom funcionamento da empresa mesmo que a distância. Uma forma de fazer isso é utilizando metodologias de mapeamento de processos, como o Diagrama Tartaruga.
Este é um método simples de mapear processos que dispensa a necessidade de grandes fluxogramas. É ideal para quem precisa analisar os processos existentes e tomar decisões, podendo ser utilizado até naqueles fluxos que são executados por apenas uma pessoa.
Use na empresa, no dia a dia, ou até mesmo no home office, e tenha mais organização nas suas tarefas. Mapeie processos com ele e entenda melhor como a organização funciona.
Quer saber como fazer o seu? Continue essa leitura que eu vou te mostrar tudo.
O Diagrama Tartaruga é uma ferramenta que ajuda na gestão estratégica dos processos organizacionais de uma empresa.
Com ele é possível ter uma visão clara de todos os aspectos de um processo, visualizando não somente entradas e saídas, mas também outras informações importantes para entender o quanto um processo está padronizado e, a partir disso, decidir como melhorá-lo.
Essa é uma forma bastante simples de compreender o funcionamento de um processo a fim de ter mais organização, controle e tomar decisões estratégicas mais assertivas.
Em algumas abordagens aparece ainda mais um campo chamado de “processos de suporte” ou “processos de apoio”, onde são listados subprocessos ligados ao fluxo mapeado.
Com isso podemos representar o diagrama tartaruga assim:
Vamos fazer uma reflexão: de zero a dez, quanto você acha que seus processos estão padronizados? Talvez sua opinião mude depois de fazer um diagrama tartaruga.
As pessoas começam a refletir em “como fazer determinada etapa” e se dão conta que o processo não é tão padronizado quanto imaginavam, ou percebem que a execução é de determinada forma porque alguém falou que tinha que ser assim sem ter parado para refletir estrategicamente na melhor forma de fazer algo.
Pensam em “quem faz” e percebem que as equipes estão infladas e que muita gente faz o mesmo processo, mas ninguém sabe quem é o responsável. Esses são apenas exemplos do que é possível descobrir com o mapeamento.
Por isso a ferramenta é tão importante, porque os gestores podem entender melhor o que está acontecendo na operação da empresa, de uma forma simples.
Um dos principais benefícios do Diagrama Tartaruga é justamente a visibilidade que é oferecida. É muito fácil descobrir que determinada etapa não faz sentido no fluxo e precisa de melhorias.
Outro benefício é a simplicidade que torna a ferramenta super versátil, podendo ser utilizada para mapear diversos tipos de processos. Mesmo que você não seja um especialista, basta compreender a lógica e começar a desenhar o seu.
Fazer o Diagrama Tartaruga constantemente ajuda a identificar oportunidades de melhoria assim que elas surgem e cruzar informações desconhecidas pelos gestores, como por exemplo:
É uma forma efetiva de entender processos, sem depender de uma consultoria especializada para isso. É um início, um primeiro passo que pode ser incorporado à cultura da empresa para promover a otimização contínua dos processos.
Sabemos que às vezes é difícil compreender os processos. Geralmente quem fica com essa responsabilidade é o gestor da área, o pessoal de TI, o gestor de processos, que geralmente só existe em empresas maiores, ou a consultoria contratada.
Sabe o que todas essas pessoas têm em comum? Elas não trabalham diretamente com o processo. Por isso, para o mapeamento, é importante haver uma sinergia entre áreas ou pessoas interessadas e a equipe que está construindo a solução.
Todo mundo sabe disso, mas na prática essa comunicação pode ser bem difícil e as chances de alguém não entender a real necessidade são muito grandes.
O diagrama tartaruga é uma ferramenta que pode ajudar a estabelecer e esclarecer essa comunicação com os participantes do processo. É possível escolher “pessoas chave” dentro do processo para preencher o diagrama e depois cruzar as informações.
É uma forma sistemática, porém simples, de direcionar o entendimento das pessoas interessadas no processo e ainda impulsionar a aceitação de mudanças, quando necessárias, o que também é um grande desafio para as organizações.
Lembre-se que quando as pessoas compreendem melhor um problema, elas tendem a se abrir para a solução, o que na maioria das vezes envolve mudar.
Nós vimos que um diagrama tartaruga é uma forma fácil de representar e documentar processos de forma visual, para que a gerência possa orientar melhorias e aumentar o nível de padronização das ações diárias de departamentos, áreas e pessoas envolvidas.
Padronizar processos é muito importante para diminuir falhas, aumentar a qualidade dos resultados e definir formas mais inteligentes de trabalhar, e quando eu digo ‘inteligentes’ estou falando de simplificar. Mais do que nunca temos entendido que menos é mais.
A Padronização de processos também é essencial para documentar o que está sendo feito, a fim de que o “como” não fique apenas na cabeça dos funcionários, o que sabemos que não é bom para as empresas.
Fazer tudo isso em um fluxo de processos gigantesco pode ser muito complexo, por isso o Diagrama Tartaruga é essencial para empresas que desejam construir uma cultura de otimização contínua e sabem que precisam entender o que acontece no dia a dia da empresa.
Gostou? Que tal fazer o seu diagrama tartaruga e começar a compreender melhor como a sua empresa funciona?
Se tiver qualquer dúvida escreva para nós nos comentários.😉