Como fazer mapeamento de processos com Diagrama Tartaruga

 Nos últimos meses não temos apenas aprendido a importância da tecnologia, mas também como é relevante compreender e melhorar nossos processos para o bom funcionamento da empresa mesmo que a distância. Uma forma de fazer isso é utilizando metodologias de mapeamento de processos, como o Diagrama Tartaruga.

 Este é um método simples de mapear processos que dispensa a necessidade de grandes fluxogramas. É ideal para quem precisa analisar os processos existentes e tomar decisões, podendo ser utilizado até naqueles fluxos que são executados por apenas uma pessoa.

 Use na empresa, no dia a dia, ou até mesmo no home office, e tenha mais organização nas suas tarefas. Mapeie processos com ele e entenda melhor como a organização funciona. 

Quer saber como fazer o seu? Continue essa leitura que eu vou te mostrar tudo.

O que é o Diagrama Tartaruga?

 O Diagrama Tartaruga é uma ferramenta que ajuda na gestão estratégica dos processos organizacionais de uma empresa. 

 Com ele é possível ter uma visão clara de todos os aspectos de um processo, visualizando não somente entradas e saídas, mas também outras informações importantes para entender o quanto um processo está padronizado e, a partir disso, decidir como melhorá-lo.

 Essa é uma forma bastante simples de compreender o funcionamento de um processo a fim de ter mais organização, controle e tomar decisões estratégicas mais assertivas. 

O diagrama é formado pelas seguintes informações:

• Processo central: Aqui o próprio processo é analisado e todas as etapas são descritas, na ordem em que são realizadas;

• Entradas e saídas: Nessa parte são listados todos os inputs necessários para o andamento do processo, seja matéria física, informação, documento, cadastro ou até o resultado de um outro processo anterior que se transforme durante as etapas para dar origem aos outputs, que nada mais são que os resultados esperados ao final do processo;

• Quem: Etapa onde os participantes de cada etapa são apontados, com suas funções e responsabilidades dentro do fluxo. Nessa fase também podem ser descritas as habilidades e conhecimentos necessários para realização do processo.

• Recursos: Lista de todos os materiais utilizados durante o processo para executar as etapas. Isso inclui insumos, softwares, ferramentas, métodos e qualquer outro recurso necessário para esse fim;

• Como: Aqui é possível documentar o passo a passo de como deve ser feito o processo, incluindo melhores práticas, políticas da empresa, técnicas específicas e recomendações aos participantes sobre como realizar os procedimentos;

• Indicadores: Neste campo serão definidos os métodos de medição da qualidade e listados os KPis dos processos, assim como os prazos. Esta é uma das etapas mais importantes, pois a partir destes resultados é possível ter um panorama geral de como está o desempenho das equipes e tomar muitas decisões a partir disso;

Em algumas abordagens aparece ainda mais um campo chamado de “processos de suporte” ou “processos de apoio”, onde são listados subprocessos ligados ao fluxo mapeado.

Com isso podemos representar o diagrama tartaruga assim:

Para que serve e quais os benefícios do diagrama tartaruga?

Vamos fazer uma reflexão: de zero a dez, quanto você acha que seus processos estão padronizados? Talvez sua opinião mude depois de fazer um diagrama tartaruga. 

As pessoas começam a refletir em “como fazer determinada etapa” e se dão conta que o processo não é tão padronizado quanto imaginavam, ou percebem que a execução é de determinada forma porque alguém falou que tinha que ser assim sem ter parado para refletir estrategicamente na melhor forma de fazer algo.

Pensam em “quem faz” e percebem que as equipes estão infladas e que muita gente faz o mesmo processo, mas ninguém sabe quem é o responsável. Esses são apenas exemplos do que é possível descobrir com o mapeamento.

Por isso a ferramenta é tão importante, porque os gestores podem entender melhor o que está acontecendo na operação da empresa, de uma forma simples.

 Um dos principais benefícios do Diagrama Tartaruga é justamente a visibilidade que é oferecida. É muito fácil descobrir que determinada etapa não faz sentido no fluxo e precisa de melhorias.

 Outro benefício é a simplicidade que torna a ferramenta super versátil, podendo ser utilizada para mapear diversos tipos de processos. Mesmo que você não seja um especialista, basta compreender a lógica e começar a desenhar o seu.

 Fazer o Diagrama Tartaruga constantemente ajuda a identificar oportunidades de melhoria assim que elas surgem e cruzar informações desconhecidas pelos gestores, como por exemplo:

• Identificar responsabilidades; 
• Ter uma visão mais clara do processo; 
• Descobrir novas formas de realizar uma tarefa; 
• E por aí vai.

É uma forma efetiva de entender processos, sem depender de uma consultoria especializada para isso. É um início, um primeiro passo que pode ser incorporado à cultura da empresa para promover a otimização contínua dos processos.

Falando de processos em um idioma compreendido por todos

Sabemos que às vezes é difícil compreender os processos. Geralmente quem fica com essa responsabilidade é o gestor da área, o pessoal de TI, o gestor de processos, que geralmente só existe em empresas maiores, ou a consultoria contratada.

Sabe o que todas essas pessoas têm em comum? Elas não trabalham diretamente com o processo. Por isso, para o mapeamento, é importante haver uma sinergia entre áreas ou pessoas interessadas e a equipe que está construindo a solução.

Todo mundo sabe disso, mas na prática essa comunicação pode ser bem difícil e as chances de alguém não entender a real necessidade são muito grandes.

 O diagrama tartaruga é uma ferramenta que pode ajudar a estabelecer e esclarecer essa comunicação com os participantes do processo. É possível escolher “pessoas chave” dentro do processo para preencher o diagrama e depois cruzar as informações.

 É uma  forma sistemática, porém simples, de direcionar o entendimento das pessoas interessadas no processo e ainda impulsionar a aceitação de mudanças, quando necessárias, o que também é um grande desafio para as organizações.

 Lembre-se que quando as pessoas compreendem melhor um problema, elas tendem a se abrir para a solução, o que na maioria das vezes envolve mudar.

 Pronto para mapear seus processos?

 Nós vimos que um diagrama tartaruga é uma forma fácil de representar e documentar processos de forma visual, para que a gerência possa orientar melhorias e aumentar o nível de padronização das ações diárias de departamentos, áreas e pessoas envolvidas.

Padronizar processos é muito importante para diminuir falhas, aumentar a qualidade dos resultados e definir formas mais inteligentes de trabalhar, e quando eu digo ‘inteligentes’ estou falando de simplificar.  Mais do que nunca temos entendido que menos é mais. 

A Padronização de processos também é essencial para documentar o que está sendo feito, a fim de que o “como” não fique apenas na cabeça dos funcionários, o que sabemos que não é bom para as empresas.

 Fazer tudo isso em um fluxo de processos gigantesco pode ser muito complexo, por isso o Diagrama Tartaruga é essencial para empresas que desejam construir uma cultura de otimização contínua e sabem que precisam entender o que acontece no dia a dia da empresa. 

Gostou? Que tal fazer o seu diagrama tartaruga e começar a compreender melhor como a sua empresa funciona?

Se tiver qualquer dúvida escreva para nós nos comentários.😉