Você já perdeu tempo procurando um documento importante e no final precisou refazê-lo? Ou talvez tenha lidado com arquivos duplicados, versões desatualizadas e dificuldades para encontrar informações essenciais?
Seja qual for o setor, documentos são parte fundamental das operações empresariais. Um workflow eficiente de organização documental pode eliminar esses desafios, garantindo que as informações certas estejam acessíveis no momento certo. Além de aumentar a produtividade, uma boa gestão de documentos melhora a tomada de decisões e mantém a conformidade com regulamentações, como a LGPD.
Se você quer transformar a forma como sua empresa lida com documentos, continue lendo!
Um workflow de organização de documentos é um sistema estruturado para gerenciar o ciclo de vida dos documentos dentro de uma empresa. Ele define como os documentos são criados, armazenados, acessados e compartilhados, garantindo um fluxo eficiente e seguro de informações. Com a digitalização crescente dos processos, a gestão documental se tornou essencial para a produtividade empresarial.
Quando os documentos estão organizados e de fácil acesso, os colaboradores perdem menos tempo procurando arquivos e mais tempo executando tarefas importantes. Processos como aprovações, revisões e compartilhamento de documentos são otimizados, reduzindo atrasos e retrabalho.
Uma empresa que centraliza suas informações em um sistema bem estruturado facilita a análise de dados e o acesso à história documental. Isso permite que gestores e equipes tomem decisões mais rápidas e assertivas, com base em informações atualizadas e confiáveis.
A organização documental garante que a empresa esteja em conformidade com normas e regulamentações, como a LGPD. Além disso, ao estabelecer permissões de acesso, auditorias e trilhas de auditoria, evita-se o vazamento de dados sensíveis.
Contratos
Notas fiscais
Relatórios financeiros
Políticas internas
Ordens de serviço
Procedimentos operacionais
Manuais técnicos
Registros de produção
Acordos e convênios
Processos jurídicos
Termos de confidencialidade
Registros de propriedade intelectual
Fichas de funcionários
Holerites e folhas de pagamento
Avaliações de desempenho
Registros de treinamentos
No setor financeiro, a organização de documentos é crucial para a conformidade regulatória e auditorias. Um workflow típico pode incluir:
Recebimento de faturas e notas fiscais.
Validação e aprovação pelos responsáveis.
Registro e arquivamento no sistema de gestão financeira.
Pagamento e armazenamento para auditorias futuras.
Hospitais lidam com uma grande quantidade de documentos sensíveis, como prontuários médicos. Um workflow eficiente pode ser:
Registro de paciente no sistema.
Armazenamento seguro de exames e laudos.
Compartilhamento entre médicos e especialistas.
Controle de acesso para manter a confidencialidade.
Escritórios de advocacia necessitam de um controle rigoroso de documentos. Um workflow comum pode incluir:
Criação de contratos e petições.
Revisão e aprovação por advogados responsáveis.
Armazenamento em sistema seguro.
Controle de prazos e notificações automáticas.
A rastreabilidade documental na indústria evita falhas e melhora a produtividade. Um fluxo de trabalho pode ser:
Registro de pedidos de produção.
Acompanhamento de controle de qualidade.
Emissão de certificados e manuais técnicos.
Armazenamento para auditorias internas.
A área de RH lida com documentos que precisam ser acessíveis e protegidos. Um workflow pode incluir:
Digitalização de currículos e fichas de candidatos.
Armazenamento de contratos e registros de funcionários.
Controle de vencimento de treinamentos.
Emissão automática de holerites e relatórios.
Leia também: 6 processos de RH: dicas para automação de processos de recursos humanos
Criar diretrizes claras para a criação, armazenamento e compartilhamento de documentos evita inconsistências e melhora a rastreabilidade das informações.
Ferramentas de gestão documental e BPMS eliminam tarefas manuais, reduzem erros e aceleram os processos internos.
Definir permissões de acesso garante que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar documentos críticos, protegendo informações sigilosas.
Auditorias periódicas ajudam a identificar falhas na organização dos documentos e permitem ajustes para otimizar a eficiência do workflow.
Garantir que os colaboradores saibam como utilizar corretamente o sistema de gestão documental aumenta a adesão ao processo e reduz falhas operacionais.
Estabelecer prazos para armazenamento e descarte seguro de documentos evita a sobrecarga de sistemas e melhora a organização.
Um sistema de Business Process Management Suite (BPMS) automatiza e organiza fluxos de trabalho, melhorando a gestão documental. Ele permite a criação de regras para armazenamento, permissões de acesso, versão de documentos e aprovações, garantindo eficiência e segurança.
Leia também: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?
Automatização de fluxos de trabalho: elimina tarefas manuais e padroniza processos.
Controle de versão: permite acompanhar alterações e manter um histórico organizado.
Armazenamento seguro: protege documentos sensíveis e define permissões de acesso.
Pesquisa rápida com IA: localiza arquivos instantaneamente usando inteligência artificial para busca por conteúdo e metadados.
Integração com outros sistemas: conecta-se a ERPs, CRMs e demais ferramentas corporativas.
Implementar um workflow de organização de documentos é essencial para otimizar a produtividade, melhorar a tomada de decisões e garantir conformidade e segurança. Seguir boas práticas e contar com um BPMS como o Holmes permite uma gestão documental eficiente e automatizada. Quer saber como o Holmes BPMS pode transformar sua gestão de documentos? Entre em contato conosco