por Suelen Hofrimann em 14/05/2022
A gestão de processos em concessionárias encontra desafios bastante específicos, porque neste ambiente existem muitos processos críticos que precisam ser monitorados. Neste artigo, entenderemos melhor o que isso significa.
Gestão de processos, ou Business Process Management, é uma disciplina que estuda métodos e tecnologias para aperfeiçoar o desempenho de uma empresa do ponto de vista produtivo.
Trazendo para o cenário das lojas de automóveis, imagine todo o roteiro de atividades que acontecem quando um carro é vendido.
Todas as etapas subsequentes influenciam e são influenciadas por outras tarefas que ocorrem em paralelo, se nesse caminho surgirem falhas ou atrasos, o impacto se desdobra em gargalos que podem resultar na insatisfação do cliente e outros transtornos.
Para evitar situações como essas, e garantir que o processo esteja em sua melhor versão, concessionárias podem utilizar a gestão de processos como estratégia para construir uma cultura de melhoria contínua para os fluxos de trabalho.
Além de evitar consequências negativas, a gestão de processos também ajuda a identificar oportunidades de melhoria para expandir a produtividade, a capacidade produtiva, o aumento da produtividade e a satisfação de clientes e colaboradores.
Ou seja, é uma estratégia essencial para qualquer empresa, inclusive aquelas que fazem parte do setor automotivo. A seguir, conheça alguns benefícios da gestão de processos em concessionárias.
Leia também: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?
4 benefícios da gestão de processos em concessionárias
1. Esteja no controle dos processos
Para alcançar os resultados de seus negócios, concessionárias contam com diversos processos no dia a dia. Esses fluxos de trabalho são altamente interdependentes, onde o resultado de uma ação leva ao início de outra. Esperar que a equipe execute processos complexos manualmente não é apenas ineficiente, mas impossível. Erros humanos podem correr soltos, e cada falha pode levar a uma consequência desagradável.
A gestão de processos de negócios em concessionárias ajuda a estruturar todos os processos. Cada etapa é documentada, monitorada e simplificada. Tarefas que agregam pouco ou nenhum valor podem simplesmente ser eliminadas, enquanto atividades de alto valor podem ser automatizadas para aumentar a eficiência. Você pode controlar os fluxos de trabalho com o mínimo de intervenção humana e obter uma visão do seu status sempre que necessário.
2. Aumente a eficiência com a transformação digital
Operações eficientes são aquelas onde os fluxos de trabalho são os mais concisos possíveis e as equipes possuem os recursos necessários para alcançar o resultado desejado. Tanto em processos que já existem quanto naqueles que você pode modelar através do BPM, é possível expandir a eficiência com a automação dos fluxos de trabalho, para isso, você pode utilizar uma ferramenta BPMS.
Automatizar fluxos de trabalho ajuda a simplificar e otimizar os processos de negócios na concessionária aumentando consideravelmente a eficiência. Além disso, depois de entender os padrões e as regras que precisam ser acionadas, você pode traduzi-los em fluxos de trabalho eficientes e depender menos das pessoas para memorizar como as coisas devem ser feitas ou ainda repassar esse conhecimento para outros colaboradores. Tudo estará programado no sistema, e não na cabeça do pessoal.
3 Melhore a visibilidade e a rastreabilidade do do processo
Concessionárias podem ser compostas por várias lojas, departamentos e terceiros que participam dos processos. Despachante, departamento de acessórios, o banco e até o cliente que podem interagir com determinado fluxo.
Nesses cenários, a visibilidade e rastreabilidade dos processos, que significa saber o que está acontecendo em qualquer momento, é essencial para permitir que a pessoa gestora consiga direcionar e intervir quando necessário. Também é importante ter uma compreensão abrangente das tarefas para saber quais podem ser automatizadas, otimizadas ou simplificadas.
Além disso, para executar o processo sem problemas, as pessoas precisam ter um acesso controlado aos dados. Tanto a insuficiência quanto a sobrecarga de informações podem levar a resultados abaixo da média, todos esses detalhes estão ligados à visibilidade.
4 Mais conformidade e segurança no processo
Governança corporativa e compliance são temas muito importantes a qualquer empresa, mas nas concessionárias existe uma preocupação redobrada com o assunto.
Em um processo de compra e venda de veículo, por exemplo, há tantas variáveis: o tipo de documentação, o tipo de pagamento, se tem seminovo na troca, se não tem. Para cada situação, há um procedimento. Manter a conformidade em cada um desses tipos de transações é essencial para evitar contratempos e manter a transparência.
A gestão de processos ajuda a organizar as diretrizes, normas e políticas específicas a cada processo, mas como garantir que todos irão seguir as instruções quando você tem muitos processos complexos em execução?
Para evitar situações em que alguém esqueceu uma ou outra orientação, é interessante utilizar sistemas que automatizem os processos de acordo com a regra de negócio.
Um sistema pode te ajudar a criar uma estrutura que esteja em conformidade com todas as políticas internas e externas. Equipes diferentes têm políticas de conformidade diferentes. O BPM garante que cada função corresponda às suas respectivas políticas.
Além disso, uma boa gestão de processos combinada a uma solução tecnológica de BPM também melhora a segurança dos dados, com foco principal no registro de auditoria e monitoramento de processos. Mantendo as informações protegidas do acesso injustificado e da possibilidade de extravios.