Como e por que usar Scrum na gestão de processos?

O Scrum é um framework da metodologia ágil que serve para auxiliar no gerenciamento de projetos. Esse é um dos modelos ágeis mais utilizados no mundo, principalmente, pela sua versatilidade em se adaptar em diferentes tipos de projetos complexos.

Com ele você pode gerenciar: desenvolvimento de software, concepção de produtos, estruturação de áreas ou, ainda, projetos de melhoria de processos.

No artigo de hoje vou te mostrar como e por que utilizar scrum na gestão de processos da sua empresa e quais os benefícios que essa união pode proporcionar aos seus projetos.

Por que usar o Scrum na gestão de processos?

O Scrum nada mais é que uma forma de organizar e otimizar o trabalho dos times na gestão de projetos. Se você ainda não está familiarizado com este assunto recomendo a leitura deste outro artigo do nosso blog que vai te dar uma visão geral do assunto- Scrum: O que é, como funciona e como aplicar?

Jeff Shutterland, um dos criadores do framework, defende que o Scrum é a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. A partir dessa afirmação começamos a entender porque a abordagem se popularizou tanto.

Com a ascensão das Startups, a alta competitividade da maioria dos mercados e o avanço da transformação digital nas empresas, a necessidade de inovar e se aperfeiçoar constantemente fica mais evidente.

Através disso, o mercado começou a se adaptar e perceber que não dava mais para manter as abordagens tradicionais que acabavam gerando projetos demorados e imprevisíveis.

A maioria das organizações têm sede de criar soluções melhores e mais sustentáveis antes da concorrência, e isso se traduz também na qualidade dos seus processos, pois quanto melhores eles forem, mais chances a organização possui de oferecer um produto ou serviço acima da média.

O Scrum pode ajudar sua empresa a fazer algo que poucos fazem, apesar de saberem da importância: a melhoria contínua dos processos.

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Em um projeto de gestão de processos algumas perguntas devem ser respondidas:

• Que problemas estou tentando solucionar ou que necessidade estou tentando sanar?
• Quem são as pessoas envolvidas?
• Como os processos impactam o dia a dia dessas pessoas?
• Como posso resolver esses problemas ou necessidades?
• Quais soluções posso propor e como?

Percebe tudo o que está envolvido? Fluxos, pessoas e tecnologia. Fazer a gestão de tudo isso é extremamente desafiador e precisa ser constante. Por isso a gestão de processos ideal não deve ser um projeto pontual de construção ou otimização de um fluxo de trabalho ou de um sistema, mas sim promover a melhoria contínua.

E sabe o que é necessário para isso? Identificar e expor problemas. É nesse sentido que metodologias ágeis, como o Scrum, podem ajudar com sua abordagem iterativa e incremental. Ao final das sprints – que são as fases do projeto – no scrum, existem as reuniões de revisão e retrospectiva, onde falhas e problemas são evidenciados para gerar oportunidades de melhoria para a próxima sprint.

Um processo de implantação de um novo sistema, por exemplo, pode se beneficiar desse modelo com a identificação mais rápida dos erros e com o uso mais coerente dos recursos, já que o projeto avança na ordem de prioridade. Testes e correções acontecem a cada sprint, e não somente quando o sistema estiver completamente implantado.

Quer ver como é simples? Veja esse exemplo de aplicação do Scrum para projetos de implantação de um novo sistema voltado para processos.

Como usar Scrum na melhoria dos seus processos?

Vamos considerar um projeto de implantação de um sistema voltado a um processo da área de compras. O Product Owner pode levantar os requisitos do projeto com auxílio do Scrum master.

Uma solução para processos envolve diversos requisitos específicos: é necessário conhecer os processos, conversar com os stakeholders, compreender o cenário, selecionar os recursos e mapear o que precisa ser feito.

Com essas análises em mãos e a definição do Product Backlog pronta, é hora de fazer o planejamento da Sprint, o objetivo é sair dessa reunião com a lista de trabalhos a serem realizados, que chamamos de “Backlog da Sprint”.

Durante as sprints as tarefas selecionadas devem ser feitas pelo time. Essas tarefas podem ser: mapeamento do fluxo, implantação de x funcionalidades, criação de ambiente de testes, etc. A sprint dura o tempo determinado pelo P.O, geralmente de 2-4 semanas.

Todos os dias deve haver uma reunião de alinhamento que leva no máximo 15 minutos. E ao final da Sprint, acontecem as reuniões de revisão e retrospectiva, esse é o momento de avaliar performance e falar de problemas, dificuldades e falhas que podem gerar oportunidades de melhoria para a próxima sprint.

Essa otimização contínua ajuda equipes de implantação a evitar dores de cabeça futuras e conseguirem extrair os melhores recursos do sistema implementado. Esse processo se repete até o projeto acabar, neste caso isso significa até o software estar em pleno funcionamento.

O Scrum coloca sua solução para funcionar muito mais rápido

Este foi um exemplo resumido e enxuto de uso do Scrum em um projeto de implantação de software, mas você pode adaptar o modelo para diversas outras finalidades na empresa. O bom do Scrum é que ele não é exclusivo da área de TI.

Seja para desenvolver um produto ou para implantar uma solução, o scrum ajuda a trazer previsibilidade e aceleração para projetos complexos.

Ao final de cada sprint temos um pedaço da solução pronta, testada e funcionando. Diferente de outras abordagens tradicionais que são sequenciais e demoram muito mais para serem finalizadas e testadas. Essas são as principais vantagens de usar Scrum na gestão de processos.

Espero que você tenha gostado deste conteúdo! Ficou com alguma dúvida ou tem alguma sugestão de tema relacionado que pode dar um bom artigo? Deixe aqui nos comentários e nos ajude a enriquecer essa discussão.