por Suelen Hofrimann em 21/09/2020
Você sabe o que faz um gerente de processos? Para começar, posso dizer que suas atribuições e responsabilidades são muitas e vão muito além de mapear e gerenciar fluxos de trabalho.
Os desafios desse trabalho podem ser especialmente complexos, por isso não é uma tarefa fácil exercer esse papel nas organizações e para se sair bem nesta ocupação é importante ter jogo de cintura.
Hoje vamos falar sobre este personagem tão importante, sobre o que ele faz e os principais desafios da área de gestão de processos. Você vai conhecer também as 6 habilidades essenciais a esse profissional tão importante para as empresas.
O que um gestor de processos faz?
Basicamente, podemos dizer que um gerente de processos é o responsável pela melhoria contínua dos fluxos de trabalho que estão sob sua alçada. Isso envolve: analisar, otimizar, criar, executar, monitorar, medir e controlar os processos de negócios da organização.
Ele é peça chave para uma gestão por processos eficiente e, para as empresas que dispõem deste cargo no quadro de colaboradores, seu trabalho é extremamente relevante.
Suas atribuições podem ser diferentes em cada empresa, até porque os processos e necessidades de cada fluxo e equipe são distintas, por isso é um trabalho adaptativo. Mas de forma geral podemos dizer que sua missão envolve:
- Mapear, organizar e melhorar processos através de técnicas, modelos, estratégias e metodologias específicas;
- Gerenciar diálogos, reuniões e conflitos relacionados aos processos com diferentes áreas (Principalmente, fazer a ponte entre “negócios e TI”);
- Acompanhar dados e KPI’s;
- Auditar os processos com frequência, garantindo sua coerência e fidelidade à documentação;
- Desenvolver e revisar constantemente a documentação dos processos;
- Trabalhar em equipe com a TI para a digitalização ideal dos fluxos de trabalho, propondo e participando de implementações tecnológicas;
- Garantir o devido treinamento dos times sempre que necessário;
- Revisar os fluxos e resultados frequentemente para identificar erros, problemas e principalmente as oportunidades de melhoria.
Toda empresa precisa de um gestor de processos?
Geralmente, esse profissional tem perfil sênior e cada processo da organização pode ter seu próprio gerente. Em uma gestão por processos os recursos são organizados horizontalmente, assim os departamentos ficam em segundo plano.
Hoje a maioria das empresas ainda possuem uma gestão verticalizada, onde cada departamento tem seus próprios fluxos e metas, nem sempre compartilhadas com outras áreas.
Por isso, nem todas as organizações têm um profissional dedicado para esse trabalho, pois poucas são as que estão maduras o suficiente para dar esse passo. Assim, em muitos casos o trabalho de melhoria contínua é desempenhado pelas áreas de TI ou até mesmo por consultorias terceirizadas.
Isso não significa que o gerente de processos só pode trabalhar no segundo modelo, mas sim que ele terá muito mais desafios para agregar valor em cenários verticalizados.
Desafios do gestor de processos
Já deu para notar que o gerente de processos tem muitos desafios a superar, começando pelo próprio cenário em que ele atua. Muitas empresas ainda não possuem em seus processos nível de maturidade suficiente para ter alguém dedicado a função de gerenciamento dessa área.
Assim, em muitos casos, o profissional é admitido antes mesmo de haver uma reformulação da gestão da empresa. Esses aspectos tornam o leque de empresas que realmente possuem condições de contratar um gerente de processos um tanto quanto restrito.
Fora isso, tem a questão de bagagem do profissional que acaba sendo muito alta. Ele precisa estar em constante aperfeiçoamento, estudar as novidades de mercado e metodologias, conhecer muitas técnicas, ferramentas e metodologias como o BPM, por exemplo, que é bastante complexo.
No dia a dia ele terá que lidar com desafios como dialogar, compreender e negociar com diferentes áreas da empresa e exige que ele tenha muito jogo de cintura. Em resumo, o gerente de processos terá que lidar com muitas variáveis em todos os sentidos.
Toda vez que ele iniciar um novo projeto, terá muito o que adaptar e, para isso, é necessário muito conhecimento, tanto técnico quanto estratégico. Para cumprir o seu papel com êxito, o gerente de processos deverá desenvolver algumas habilidades e aqui estão 6 delas:
6 Habilidades essenciais do gerente de processos:
1-Capacidade de estruturar e aperfeiçoar processos de negócios
Processos não se resumem a um apanhado de etapas configurados dentro de um fluxo, e o gerente de processos sabe muito bem disso. Ele usa da sua expertise e experiência para identificar e criar processos do zero ou redesenhar fluxos que já existem a fim de atingir os objetivos da empresa.
2-Conhecimento para implementar metodologias
Muitas vezes o gerente de processos terá que lidar com projetos que envolvem metodologias como o BPM, por exemplo. Para implementar métodos desse nível, é preciso bastante conhecimento técnico. O gerente de processos precisa conhecer e dominar muitas metodologias, o que é um grande desafio.
3- Poder de gerenciar riscos
O gerente de processos sabe que mudar uma etapa pode impactar todo o fluxo e entende que precisa prever e gerenciar os riscos o tempo todo. Geralmente esse profissional está acostumado a gerenciar mudanças.
4-Habilidade de inspirar e capacitar equipes
Quem trabalha com tecnologia sabe que nem sempre as pessoas estão abertas às mudanças, então, uma das habilidades mais importantes do gerente de processos é, justamente, a de conquistar as pessoas, fazê-las entender a necessidade desta renovação para a empresa, criar urgência de mudar e inspirá-las a participar ativamente dos processos de transformação. Ele é o profissional que tem poder para envolver toda a organização na criação de uma cultura de melhoria contínua.
5-Capacidade de enxergar além
O gerente de processos tem uma visão macro do dia a dia da empresa porque ele é um gestor que está constantemente em contato com quem trabalha no dia a dia dos fluxos. Além disso, ele é um profissional dedicado à melhoria do processo, o que o faz ter uma visão mais profunda . Por isso, ele pode identificar discrepâncias no que a liderança da empresa quer e o que os times realmente precisam para propor soluções mais coerentes.
6- Possui conhecimento de mercado e está sempre antenado às novidades
Se ele chegou a gerente ou gestor de processos é porque ele já foi analista e já trabalhou em outros projetos, assim esse profissional é bastante experiente em implementar ferramentas e sistemas tecnológicos. Ele também precisa estar sempre atento às novidades do mercado tecnológico para trabalhar junto à TI na construção de um pacote de soluções eficaz para os processos da empresa.
Inovador, analítico e técnico… esse é o gerente de processos!
Hoje você conheceu um pouquinho da rotina e dos desafios do gerente de processos, esse profissional tão importante para as empresas que desejam implementar uma gestão por processos ou simplesmente melhorar a forma como trabalham.
E sabe o que pode ajudar muito a facilitar a rotina do gerente de processos e também de outros profissionais dessa área? Uma tecnologia que ofereça mais possibilidades que uma ferramenta de Kanban, com mais facilidade de uso que um BPMs, por exemplo.
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