por Suelen Hofrimann em 26/09/2020
Seus processos cresceram e as antigas formas de controle já não estão mais funcionando? Você tem se deparado com erros, informações espalhadas em e-mails, conversas de whatsapp e planilhas? Sabe o que pode te ajudar a melhorar esse cenário na sua empresa? Uma plataforma de processos!
Não dá mais para deixar nossos processos organizacionais em segundo plano, durante a quarentena vimos isso na prática. Para que o trabalho remoto fosse viável, organizações tiveram que rever seus fluxos de trabalho e implementar tecnologias “emergenciais” para que os times pudessem trabalhar de casa.
Esse foi o caso da fintech Up Consórcios, que em apenas dois dias teve que adaptar toda sua operação do escritório para que o time pudesse trabalhar 100% online. Quem contou essa história foi a head de negócios Lorelay Lopes e você pode conferir nesta entrevista que ela deu ao Estadão.
Quando falamos sobre transformar algo analógico em digital a maioria das pessoas lembra apenas da parte tecnológica, quando na verdade isso tem muito mais a ver com processos e pessoas.
É por isso que hoje eu quero te mostrar uma tecnologia que une todos esses fatores para ajudar a controlar processos a distância, diminuir erros, aumentar produtividade e facilitar o trabalho e comunicação do pessoal. Entenda o que uma plataforma de processos pode fazer por você.
O que uma plataforma de processos faz?
Antes de qualquer coisa, vamos refletir: o que é uma plataforma de processos? Esse é um termo genérico, usado geralmente para se referir a sistemas de BPMS – recomendados para processos maiores e mais complexos – ou até para alguns sistemas baseados em Kanban – que podem servir para controlar alguns tipos de fluxos de tarefas.
De modo geral, uma plataforma de processos, destinada a processos de negócios, permite que você crie, controle e execute diferentes tipos de tarefas e ações de uma forma lógica, sequencial e automatizada.
Um BPMS, por exemplo, pode te ajudar a conectar as diferentes áreas, pessoas e sistemas da empresa para que eles trabalhem em sincronia com definições claras do que precisa ser feito. Assim é possível extrair as regras de negócios que estão na mente das pessoas para colocá-las no sistema, onde estarão disponíveis para todos que precisarem delas.
Já um sistema baseado em Kanban, apesar de ser mais limitado, também permite criação de alguns fluxos, mas seu ponto forte é oferecer recursos para organização e controle visual de prazos e tarefas.
Entre esses dois mundos existem ainda ferramentas como o holmes, que é mais enxuto e fácil de usar do que um BPMS tradicional, mas ao mesmo tempo oferece o poder de parametrização de regras de negócio que o Kanban não tem.
Todas essas soluções podem ser consideradas plataformas de processos, e escolher a melhor para sua empresa depende da necessidade específica do seu negócio. Mas com certeza você deve cogitar a possibilidade de investir nessa tecnologia, e aqui embaixo vou deixar 6 motivos para isso:
6 motivos para investir em uma plataforma de processos!
1- Padronização
Quando não existe uma definição clara de como determinado trabalho deve ser realizado, brechas para que cada participante o faça à sua própria maneira ficam escancaradas. Isso é prejudicial, pois aumenta o risco de ter processos dependentes de determinadas pessoas.
Dentro de uma empresa ninguém pode ser insubstituível, primeiro porque sobrecarrega a própria pessoa e segundo porque se um dia ela precisar se ausentar o processo perde a qualidade.
Uma plataforma de processos pode ajudar a padronizar o trabalho através de políticas e regras bem definidas do que precisa ser feito, assim todas as pessoas que compartilham de determinada tarefa são capazes de realizá-la da mesma forma. O processo fica sob controle da empresa e a qualidade da execução será sempre semelhante.
2- Sua equipe não terá mais que decorar regras
Regras de negócios são parte fundamental dos processos, são as condições para que determinada ação seja válida ou não. Por exemplo: para abrir uma conta no banco é obrigatório apresentar documentos pessoais e assinar um contrato, após isso, se o indivíduo quiser um cartão de crédito, o sistema bancário precisa avaliar o perfil e reunir informações para decidir se dá um limite e de quanto. Todo esse processo é repleto de regras e condições em cada etapa.
Todas as empresas usam regras, que se traduzem na inteligência dos processos, mas a questão é que sem um sistema, esse conhecimento fica armazenado na mente das pessoas e cada vez que uma pessoa nova entra no time, as regras precisam ser aprendidas.
Com uma plataforma de processos os participantes não precisam mais decorar as informações, tudo está no sistema de forma automatizada.
O processo não evolui se não cumprir as condições e assim fica mais fácil garantir que todas as etapas estarão corretas e verificadas, o que diminui consideravelmente falhas e irregularidades..
3- Centralizar informações
Hoje em dia as informações, dados e solicitações necessários aos processos podem chegar por diversos canais: seja através de diferentes sistemas, conversas de whatsapp, email, planilhas ou até nos papos de corredor.
Uma plataforma de processos pode ajudar a centralizar as informações que realmente são necessárias para a execução dos seus processos, assim elas ficam disponíveis para quem realmente precisa delas em um lugar onde não poderão ser esquecidas ou confundidas com outras demandas.
Solicitações e informações podem ser oficializadas na plataforma, assim é possível organizar melhor os dados, ao contrário do que acontece nos e-mails, onde há o risco do responsável perder ou esquecer de responder. Veja esse relato de um de nossos clientes e entenda melhor como uma plataforma de processos pode ajudar a centralizar informações e organizar processos.
4- Trabalhos repetitivos podem ser automatizados
Uma característica marcante que pode haver nos processos de negócios, em especial nos de apoio, é o volume de demandas repetitivas, como por exemplo verificar e aprovar um documento ou preencher um formulário.
Geralmente esse tipo de tarefa é recorrente e maçante para ser feita manualmente, além disso, por causa da quantidade de demandas, é comum acontecerem muitos erros. A automatização de determinadas etapas ou ações dentro desses processos pode ajudar a facilitar e agilizar esses fluxos.
Além disso, os gestores podem identificar gargalos e controlar melhor o andamento das tarefas através de painéis e relatórios. Dessa forma, é mais fácil perceber quando a equipe precisa de reforços ou quando alguma tarefa irá atrasar.
5- Criação de níveis de acesso
As plataformas de processos, principalmente BPMS, permitem a criação de níveis de acesso para que os usuários vejam somente o que realmente importa para eles. Em uma planilha, por exemplo, onde todos podem acessar tudo, fica mais difícil direcionar as informações certas para as pessoa certas.
Além disso, é possível acontecerem acidentes quando todos acessam tudo, seja um vazamento de informação ou a perda de um documento, por exemplo. Um sistema de gestão de processos ajuda a preservar a segurança das informações dos clientes e também filtrar o que cada um acessa para tornar a tarefa mais assertiva.
6 – Você para de perder prazos e melhora o controle das tarefas
Prazos são parte importantíssima de qualquer projeto, tarefa ou processo. Um sistema automatizado de controle de fluxos de trabalho te ajuda a manter os prazos em dia e até acelerar os resultados, já que ele torna o trabalho mais fluído.
A maioria das ferramentas enviam notificações para avisar aos responsáveis sobre os vencimentos de prazos, atribuição de tarefas e até comentários em que foram marcados (quando há esse recurso). Assim é possível centralizar também a comunicação na ferramenta, cumprindo prazos e mantendo as tarefas em dia para evitar o caos na sua organização. Isso reflete na qualidade do trabalho e na satisfação de colaboradores e clientes.
Sem uma plataforma de processos como você controla seus processos?
Você pode pensar: vivi até hoje sem uma plataforma de processos, por que agora preciso de uma? A verdade é que sua empresa não viveu, apenas sobreviveu! Eu sei que é uma afirmação forte, mas acredito que uma empresa que ainda não organizou e automatizou seus processos ainda não alcançou a plenitude do seu potencial.
Isso porque, querendo ou não, perdemos muito tempo do nosso dia executando tarefas repetitivas, apagando erros e falhas humanas ou de comunicação e, enquanto isso, os concorrentes estão criando estratégias para fazer coisas novas e oferecer serviços e produtos melhores aos clientes.
Com um sistema de processos você pode diminuir o uso inadequado de planilhas, e-mails e papel em excesso nos seus fluxos de trabalho e alcançar um nível maior de organização, controle e eficiência.
Agora que você entendeu a importância de uma plataforma de processos, veja o que avaliar antes de escolher a ideal.