5 problemas causados por uma gestão de documentos ineficiente

Alguns tipos de negócio acabam exigindo que as empresas trabalhem com um trânsito de documentos altíssimo. São diversas propostas, documentações e informações sendo trocadas para que os resultados sejam alcançados. Nessas situações alguns negócios sofrem ainda mais por realizarem uma gestão de documentos ineficiente.

Nesses casos é muito comum que um grupo de problemas acabe aparecendo. Aliás, se você deseja descobrir se a gestão de documentos em sua empresa é eficiente ou não, é só continuar a leitura, se você se identificar com os problemas apresentados é porque será preciso rever esse processo.

Mas não se preocupe, no fim do texto dou uma pista de como encontrar formas de resolvê-los. Prossiga com a leitura e preste atenção nos detalhes.

1- Organização inconsistente

Empresas contábeis que trabalham com a organização física de documentos por meio de pastas e arquivos, por exemplo, podem até manter um sistema eficiente a curto prazo, mas em algum momento essa organização provavelmente se torna ineficaz.

Arquivos antigos se tornam difíceis de ser encontrados, colaboradores utilizam padrões próprios de organização, perda de tempo na busca, etc. E entre esses problemas a demora para encontrar os arquivos e o risco de extraviar documentos são geralmente os mais temidos.

Imagine por exemplo que durante a aprovação de crédito em uma esteira o analista precise encontrar um documento específico para comparar com os dados enviados. Depois de algum tempo na busca ele não encontra e pode haver duas possibilidades: o documento foi extraviado ou ele não foi armazenado de forma correta.

Mas independente do motivo, é bem provável que a aprovação do crédito demore mais do que o esperado e isso certamente afetará as metas. É por isso que a gestão de documentos ineficiente é um problema grave.

Vale lembrar que casos como esse não são raros, muito pelo contrário, a recorrência de fatos como esse é altamente prejudicial para o rendimento tanto dos colaboradores como da empresa.

E no pior dos cenários os analistas para darem conta das demandas acabam deixando casos como esse passarem batidos, o que aumenta os riscos de fraude.

Leia também: O que são regras de negócios na gestão de processos e qual sua importância?

2- Dificuldade de acessos

Quanto mais uma empresa cresce, maiores são as probabilidades dela lidar com documentos confidenciais a todo momento. Afinal de contas, são inúmeros documentos recebidos a todo momento.

E o problema em uma gestão de documentos ineficiente é, como conceder acessos a esses documentos? Como evitar que informações confidenciais vazem por conta de pessoas não autorizadas acessando arquivos secretos?

Lembre-se que em meio a esse turbilhão de informações há dados de RH, informações pessoais e valores financeiros que devem ser acessados somente por pessoas com acesso concedido.

Esse problema se dá tanto na organização física de arquivos como em situações em que os dados digitalizados são armazenados de forma incorreta. Já que em muitos casos tudo fica disponibilizado em um ambiente virtual em que inclusive pessoas externas podem ter acesso.

Geralmente nessas situações os arquivos ficam disponíveis em servidores internos ou em drives na nuvem. Além do problema com acessos, o armazenamento local também põe em risco toda a documentação. Imagine o que poderia acontecer caso os servidores fossem invadidos ou danificados? Seria difícil descobrir até quem foi a última pessoa a ter acesso.

Por outro lado, controlar todo o acesso de forma manual também não é tarefa fácil, demandaria um tempo precioso que poderia ser investido em outras funções.

3- Problemas com espaço

Quanto de espaço físico a sua empresa precisa disponibilizar para armazenar toda a documentação física? Ou melhor, o quanto ela precisaria disponibilizar para conseguir armazenar tudo de forma eficiente, segura e organizada? E por último, quanto essa disponibilização de espaço custaria para os cofres da empresa?

Além de todos esses custos, se quisesse manter a organização você certamente teria que conseguir mais e mais espaço até chegar ao ponto de ter que alugar um ambiente externo. É como tapar o sol com a peneira, o problema se esconde, mas sempre que aparece está maior.

Além do espaço, o custo para manter o ambiente não se limita a arquivos e pastas, mas também ao mantimento do ambiente e (dependendo do caso) à contratação de alguém para ficar responsável pela organização. Pouco viável não é verdade? E isso certamente caracteriza a gestão de documentos ineficiente.

4- Pouco resultado efetivo

A gestão de documentos ineficiente afeta também nos resultados da equipe. Além de todos os problemas já citados, seus colaboradores acabarão desperdiçando seu precioso tempo para resolver problemas decorrentes da má gestão dos documentos. Qual o sentido de ter análises paradas na esteira e analistas enrolados na busca por documentos perdidos?

E de novo, contratar mais gente pode resolver o problema por um curto período, mas não eliminará a raiz. Com isso os colaboradores poderão acabar se frustrando com resultados inatingidos e consequentemente se tornarão menos produtivos, já que por mais que se esforcem terão a impressão de que as metas nunca serão batidas.

5- Desperdício de recursos

Esse último problema é na verdade o resultado da soma de todos os outros citados anteriormente.Se a sua empresa perde tempo com busca de documentos, atrasa processos de aprovação, gasta com colaboradores que passam boa parte do tempo buscando papéis perdidos ao invés de se dedicarem para o que realmente importa ( e entenda que a culpa não é deles) você há de concordar que uma parte do dinheiro investido está literalmente sendo queimada no fogo.

É ao chegar a esse patamar que muitos líderes se veem obrigados a tomar uma importante decisão, que aliás impactará em toda a empresa: continuar desperdiçando tempo, dinheiro e oportunidades ou investir em um sistema de gestão de documentos eletrônico?

Com essa ferramenta é possível resolver muitos (senão todos) dos problemas citados acima. Por exemplo, uma ferramenta desse porte é capaz de:

• armazenar documentos na nuvem e com extrema segurança;
• facilitar a busca por documentos antigos;
• controlar o acesso de todas as pessoas envolvidas no processo;
• automatizar algumas etapas manuais da rotina contábil.

Em suma, um gerenciador eletrônico de documentos pode resolver o problema de gestão de documentos ineficiente de sua empresa. Ficou curioso para conhecer mais da ferramenta? Continue lendo os posts de nosso blog, você encontrará muita informação sobre esse tipo de solução, além de descobrir se ela se encaixa ou não na realidade de sua empresa.