SIPOC: Conheça o diagrama de mapeamento de processos | Exemplo + Planilha

 SIPOC é um diagrama que ajuda a mapear de forma simples o que acontece em cada fase de um processo ou projeto. É uma ferramenta muito utilizada nas disciplinas de Seis Sigma, manufatura enxuta e BPM.

 No artigo de hoje, além de explicar o que é e como utilizar um SIPOC, vou te mostrar um exemplo de preenchimento do diagrama. Também deixarei um modelo de planilha SIPOC disponível para download, assim, você poderá começar a mapear seus processos ainda hoje.

Se quiser baixar agora, preencha o formulário abaixo. Depois, continue a leitura para entender melhor o assunto.

Planilha SIPOC

Preencha o formulário abaixo e acesse a sua planilha SIPOC 😉

O que é SIPOC?

 A palavra SIPOC é um acrônimo que significa suppliers, inputs, process, outputs e customers (suprimentos, entradas, processo, saídas e clientes). O termo originou-se em 1980, na gestão da qualidade.

 É uma ferramenta muito útil na melhoria de processos, porque, além de reunir informações que servem para diversas finalidades, é simples de usar. 

Leia também: Como fazer mapeamento de processos com Diagrama Tartaruga

Como utilizar o SIPOC?

 Podemos usar o SIPOC para ter mais clareza dos elementos relevantes de diferentes tipos de processos, sejam eles produtivos, gerenciais ou de negócios. Também pode ser usado para mapear etapas de projetos.

 As conclusões obtidas a partir do diagrama podem ser aplicadas a diversas finalidades: treinamentos, reciclagens, análises, melhorias e outros. De um modo geral, existem três tipos de aplicações mais comuns:

• Quando o público não conhece o processo e precisa de uma visão geral;
• Quando o processo muda e precisa ser reapresentado às pessoas;
• Ou quando todos os envolvidos conhecem o processo, mas estão trabalhando em redefinições.

Como preencher o SIPOC?

Vamos a um passo a passo? É bastante simples:

Comece pelo P (Processo)

 O Processo geralmente é a parte que precisa de mais informações, comece por aí descrevendo o que será feito em quatro ou cinco etapas. 

Identifique entradas e saídas

 Entrada é o material, informação ou ação necessária para executar o processo. Em um fluxo produtivo, podemos considerar a matéria-prima como uma entrada . Em um processo de negócio, pode ser um documento, pedido ou uma informação. As saídas, por sua vez, são os resultados obtidos após a execução do processo.

 Descreva quem são os fornecedores

 Ou seja, quem são as pessoas ou áreas que vão demandar os processos e fornecer as informações ou insumos necessários para sua execução? Detalhe essa informação na coluna S.

Identifique os clientes

 Algumas empresas usam o SIPOC de trás para frente, COPIS, para enfatizar a importância dos clientes no processo. Isso pode fazer muito sentido no seu negócio ou projeto, mas a questão é que o cliente nem sempre tem caráter externo. Também podemos estar falando de clientes internos, pessoas de dentro da organização.

 Descreva quem são os participantes ou áreas que serão beneficiadas pelos seus processos, a quem estamos direcionando os resultados? 

Exemplo de preenchimento + Planilha SIPOC

Vamos a um exemplo bem simples que pode esclarecer na prática como preencher uma planilha SIPOC. 

Imagine um processo simples de pagamento de notas fiscais a fornecedores. Digamos que nesse processo, precisamos que o fornecedor envie a nota fiscal de entrada para que o contas a pagar da empresa XYZ realize o acerto, mas também é importante reunir uma aprovação de pagamento, para garantir que a compra foi justificada.

Nosso SIPOC poderia ser preenchido assim:

Fornecedor – Pode ser a empresa que está fornecendo o serviço e o aprovador que, neste caso, é o gestor responsável;

Entrada – A nota fiscal e a aprovação;

Processo – Etapa 1 – Envio da NF por e-mail. Etapa 2 – Aprovação de pagamento pelo gestor responsável. Etapa 3 – Pagamento em si;

Saída – O pagamento ao fornecedor e a aprovação da compra; 

Cliente – O próprio fornecedor e também a área de contas a pagar, que demandou a aprovação da compra para executar o processo.

 Viu só como é simples? Para finalizar, deixo uma dica que costuma ser eficaz: reúna um grupo de pessoas para fazer um brainstorming focado no preenchimento das informações de acordo com as respostas. Isso é bom para compartilhar visões que talvez você ainda não tenha.

 Agora que você já viu como é fácil fazer um diagrama SIPOC, que tal baixar a planilha modelo e começar a praticar? Volte no formulário do começo deste texto, acesse a planilha e comece a editar.