5 dicas de gestão para escritório de engenharia ou arquitetura

A gestão no escritório de engenharia, arquitetura e afins pode ser um tema muito subestimado. Muitos profissionais só percebem o tamanho do desafio quando já estão inseridos no dia a dia da empresa.

O sonho de ter o próprio negócio é muito comum nessas áreas, mas é preciso entender que o preparo necessário para assumir a gestão de uma empresa vai além das habilidades técnicas aprendidas na faculdade. 

E mesmo para um gestor experiente o desafio seria gigante, a julgar pelas características específicas que tornam este tipo de negócio tão complexo.

No artigo de hoje, você vai entender um pouco mais sobre a administração de escritórios de engenharia e, para não perder o costume, vamos também te dar algumas dicas de gestão, principalmente de processos, para este setor. 

Mas antes, vamos entender melhor a complexidade do ramo, veja se você se identifica com o cenário abaixo. 

A complexidade dos negócios de engenharia e arquitetura

O que é mais fácil, gerenciar um negócio que comercializa um produto bem definido, com valor facilmente percebido e com pouca variabilidade, ou um escritório de prestação de serviços onde quase tudo é variável e o valor percebido precisa ser provado o tempo todo?

A resposta parece simples, mas nem sempre o profissional sonhador que estudou para ser uma pessoa engenheira ou arquiteta tem noção de quantas dificuldades administrativas podem existir em um negócio deste ramo.

Em empresas deste setor a complexidade mora nas características, tais como a dificuldade em mostrar o valor agregado da prestação desse tipo de serviço, a precificação subjetiva, a intangibilidade, a variabilidade e o alto teor de componente intelectual agregado.

Fatores como esses produzem impacto em toda a operação administrativa. Desde a contratação de um novo colaborador até a compra de materiais, campanhas de marketing e ações do jurídico exigem da equipe administrativa muita atenção e conhecimento de causa. 

Assim, a primeira dica que podemos oferecer para a gestão de escritórios de engenharia e arquitetura é: estude sobre administração específica para esse tipo de negócio, pois não é a mesma coisa que gerenciar nenhum outro tipo de empresa.

Isso pode parecer bastante óbvio, uma vez que cada mercado possui suas próprias particularidades, mas acredite, muitos profissionais não têm noção do quanto a gestão de construtoras pode ser complexa e acabam tendo dificuldades além das comuns do negócio.

Agora que você já compreendeu melhor esse cenário, vamos conhecer algumas dicas que preparamos para você que deseja melhorar a sua gestão. Vamos lá?

1- Desenvolva a sua equipe

Não adianta ser criativo e ter projetos incríveis no portfólio se você não se preocupa com o fator mais importante de toda e qualquer organização: as pessoas.

Se você não for capaz de lidar com o seu pessoal, nunca conseguirá atingir o sucesso como empresa. E, nesses casos, é melhor considerar a possibilidade de não estar à frente da organização ou de contratar alguém para te ajudar nisso.

Definir seu organograma é o primeiro passo, o segundo é entender melhor as habilidades e funções de cada um, inclusive as suas. A partir disso, você poderá avaliar quais aptidões precisam ser desenvolvidas por cada membro da equipe.

Também é importante entender os objetivos profissionais das pessoas que são lideradas por você. Contratar novos colaboradores é mais caro do que manter os que você já tem. Plano de carreira, benefícios e desenvolvimento profissional devem sempre estar em pauta. 

2- Trabalhe com metas

O planejamento estratégico do seu negócio é essencial para definir as melhorias e ações que a gestão deverá colocar em prática no curto, médio e longo prazo. Tudo isso depende das metas escolhidas para o seu negócio.

Onde você quer chegar? Expandir a operação, fechar mais contratos, conquistar reconhecimento do mercado, todos esses objetivos precisam ser alcançados com estratégias bem definidas.

Atender mais, por exemplo, representa mais custos e pode exigir que você contrate mais pessoas. É preciso então conhecer a capacidade dos processos, não só os produtivos, mas também das áreas de negócios. 

Comece a analisar tais pontos definindo as métricas mais importantes para a empresa. Estude sobre OKRs e KPIs. Entenda sobre indicadores de processos internos. Todos esses pontos devem te deixar alguns passos à frente na sua estratégia de gestão. 

3- Aperfeiçoe os processos

Toda a operação de uma empresa é baseada em diversos processos, conhecê-los e aperfeiçoá-los é importante para otimizar a rotina e capacidade produtiva do time. Aqui também será importante acompanhar os fluxos e os indicadores relacionados.

Estude sobre gestão de processos e veja quais estratégias podem ser colocadas em prática no seu negócio. Lembre-se que a construção civil possui diversas atividades de backoffice e, mesmo que sua operação seja enxuta, podem haver fluxos delicados, como gestão de terceiros e subcontratados, que precisam de uma atenção especial.

Para casos assim, uma estratégia interessante pode ser a automatização de processos com sistemas baseados em BPM, por exemplo. A gestão de documentos também merece atenção redobrada, já que há diversas licenças e outras documentações a se gerenciar.

Existem muitas iniciativas que você pode tomar para começar a melhorar a sua operação, que tal começar com o mapeamento dos seus processos? Veja em nosso blog um artigo completo sobre isso: Mapeamento de processos, guia passo a passo

4- Entenda a jornada do cliente

Outra coisa importante é mapear a jornada do cliente. Para começar, você precisa definir a sua persona e o seu ICP (Ideal Customer Profile). Você deve saber bem que o tipo de serviço prestado define também o cliente ideal para o seu negócio.

É preciso conhecer muito bem as pessoas que contratam o seu serviço. O que elas buscam, quem participa da decisão de compra, quem influencia essa contratação e quem consumirá o produto ao final da operação.

A partir disso, você deve mapear a jornada de compra levando em consideração sentimentos, desejos, dores e pontos de contato com a equipe. Quanto mais detalhes, melhor para a otimização desse fluxo.

Cuide do seu atendimento e do relacionamento com o cliente como se a vida do seu negócio dependesse disso, porque na verdade depende mesmo.

5- Monitore e planeje os custos 

Não preciso nem dizer o quanto é importante monitorar os custos da obra, mas talvez seja bom te lembrar de aplicar os mesmos conceitos na operação administrativa, não é mesmo?

Perceba como tudo está interligado, a capacidade do processo te indicará quantas horas são necessárias para concluir uma atividade. Sabendo quantas pessoas estão envolvidas você pode projetar o custo dos seus processos.

Os gastos fixos e variáveis estão diretamente relacionados à precificação do seu serviço. Além disso, também é essencial entender os impactos de falhas e atrasos na obra, muitas vezes esses danos colaterais podem ser financeiros, o que é bastante ruim para o fluxo de caixa.

Criar reservas pode ser importante para períodos de maiores gastos, como pagamentos de décimo terceiro e eventuais imprevistos. 

Gostou das nossas dicas para gestão no escritório de engenharia, arquitetura e afins?

Que bom que você chegou até aqui. Espero que nossas dicas para gestão de escritórios de engenharia sejam úteis. Se você gostou, compartilhe esse artigo com seus colegas que também enfrentam desafios desse tipo. 

Agora, deixa eu te falar sobre outro assunto que também pode ser do seu interesse: A transformação digital na construção civil! Conheça os desafios para implementar inovação nessa área, Clique aqui para ler o artigo completo.