Conheça 7 desperdícios lean nas áreas de negócios

Recentemente publiquei um post aqui no blog do Holmes falando sobre a metodologia Lean Six Sigma. Como complemento, no artigo de hoje, falarei com mais detalhes sobre os 7 desperdícios lean.

 Não é difícil encontrar conteúdos por aí falando do lean em processos produtivos, afinal, ele surgiu na manufatura e só depois passou a ser aplicado em outros cenários.

Mas aqui vou abordar o tema pensando nas áreas de negócios para que depois você possa conectar o lean a outras abordagens, como o BPM, por exemplo. 

Se você também está em busca disso, continue a leitura.

Leia antes: Lean Six Sigma – O segredo dos processos (quase) perfeitos

O que é desperdício na filosofia lean?

Para o lean, qualquer atividade que não agregue valor para o cliente é considerado um desperdício (ou muda) e deve ser eliminado. No entanto, sendo realistas, sabemos que não dá para simplesmente eliminar todas as etapas que o cliente não vê valor. 

Ainda mais nas áreas de negócios, onde existem vários tipos (primários, operacionais e gerenciais). Se você perguntar a um cliente se ele considera, por exemplo, que o envio de um documento para contratação de um funcionário possui valor para ele, provavelmente ele responderá que não, porque, de fato, para ele não faz diferença. Por isso, no lean existem 2 tipos de desperdícios:

Tipo 1: Não agrega valor, mas é indispensável dentro de determinado contexto, inclusive para garantir a qualidade do serviço.

Tipo 2: Não agrega valor e não fará falta se for eliminado.

O objetivo do lean é entregar o que o cliente deseja, com a qualidade que ele precisa e com o menor uso de recursos possível. Tendo esse conceito claro você já posso te apresentar os 7 desperdícios lean

Conheça os 7 desperdícios lean

Os sete desperdícios lean são:

• Superprocessamento
• Superprodução
• Defeitos
• Transporte
• Estoque
• Movimentação
• Espera

Siga a leitura para entender cada um.

Superprocessamento

Também conhecido como “processamento desnecessário”, o superprocessamento é o retrato perfeito daquela fala de avó  “tudo o que é demais faz mal”. Se lean significa enxuto, excessos não são bem-vindos, concorda? 

Então etapas, máquinas, materiais, equipamentos muito robustos, métodos muito complexos – que tornam o produto ou serviço mais caro do que deveria – representam desperdícios de superprocessamento.

Exemplo nas áreas de negócios: o uso de sistemas muito complexos, como BPMSs tradicionais que geralmente são muito robustos, para processos relativamente simples.

O lean preza pela essencialidade. Atenda o que está sendo pedido com qualidade e evite exageros. Evite ferramentas robustas, elimine etapas quando não forem essenciais.

Superprodução

Criar estoques maiores do que o necessário, ou antes do esperado, é um risco para o capital da empresa. Qualquer demanda pela qual não haja cliente disposto a pagar pode ser considerada uma superprodução. 

O próprio Taiichi Ohno considerava esse o desperdício mais grave de todos, porque ela leva a outros desperdícios e foge completamente da essência lean.

Exemplo nas áreas de negócios: uma pessoa imprime cem cópias de um formulário utilizado em um processo, no entanto, não há dados que indiquem que haverá cem clientes para preenchê-las. Há um risco enorme de desperdício de materiais, movimentos e tempo aqui.

Não devemos confundir antecipação com ansiedade, primeiro a demanda deve ser gerada para depois acontecer a produção.

Defeitos

 Defeitos geram retrabalho, gastos indevidos, atrasos e perda de materiais. Para evitar esse desperdício é necessário aperfeiçoar os processos para aumentar a qualidade dos produtos ou serviços.

Exemplo nas áreas de negócios: inúmeros são os erros que podem acontecer no dia a dia das empresas, nem sempre são falhas humanas. Defeitos nas integrações entre ferramentas, por exemplo, geram muito retrabalho e demora nos processos.

O primeiro passo para evitar essas falhas é identificar os pontos mais suscetíveis e melhorar estratégias, sistemas, integrações e métodos de trabalho. 

Transporte

O transporte excessivo de recursos (sejam materiais, equipamentos, documentos, máquinas), dentro ou fora da organização, também pode representar um desperdício.

Durante o processo podem surgir situações em que pareça necessário realizar a logística desses itens, mas o lean incentiva a busca de estratégias para evitar essa necessidade ao máximo.

Exemplo nas áreas de negócios: o envio de documentos via motoboy/malote pode ser um desperdício de transporte –  e até de materiais (como papel e impressão). Claro que existem situações em que ainda é necessário, mas em diversos cenários a digitalização é uma opção válida, e até mais econômica, para as empresas.

Estoques

Estoques representam dinheiro parado. Muito dinheiro, na verdade. É um desperdício ligado à superprodução e representa produtos ou materiais adquiridos antes que houvesse demanda por parte dos clientes. 

Nas áreas de negócios: estoques impactam diretamente áreas como compras, vendas e financeiro. Geram demandas que ainda não são justificáveis e que não é possível afirmar que um dia serão.

Se você quiser entender melhor a questão dos estoques, recomendo a leitura desse artigo que fala sobre o sistema just in time.

Movimento

Quantos movimentos são necessários para executar uma tarefa? No decorrer da história vários estudiosos, como o pai da administração, Frederick Taylor, concentraram seus esforços em observar e ajustar a movimentação de operários para aumentar a produtividade nas fábricas.

O lean considera desperdício quando o colaborador precisa realizar movimentações muito complexas ou além do necessário, para concluir uma atividade. Seja o deslocamento excessivo entre ambientes ou os próprios movimentos para realizar uma tarefa.

Exemplo nas áreas de negócios: também é um desperdício de movimentação quando você dá muitos cliques ou precisa acessar muitas telas para concluir uma tarefa. No mundo da tecnologia existem até outros nomes para isso, usabilidade amigável ou experiência do usuário. 

Espera

 Em um mundo ágil como o nosso, o tempo é precioso. O lean tem como objetivo melhorar o lead time de cada etapa dos processos. Mas, para isso, primeiro precisamos identificar quanto tempo é gasto em cada tarefa. 

Exemplo nas áreas de negócios: se você já ficou esperando o envio de um documento, uma aprovação ou a resposta de um e-mail para seguir com um processo, já sabe do que estou falando.

Existem ferramentas que podem te ajudar a controlar melhor os prazos e ter mais visão de quanto tempo cada etapa leva para ser concluída. O Holmes é uma delas, além de controlar o lead time, ele te dá visão dos possíveis gargalos e, assim, fica mais fácil evitá-los

8º desperdício? Sim. Pessoas!

Além dos 7 desperdícios lean já citados, alguns estudiosos consideram também um oitavo desperdício: o de pessoas. Desperdiçar talentos causa impactos diretos no capital intelectual da empresa. Além disso, pode gerar gastos com treinamentos e até dificuldades de recrutamento.

Existe uma frase famosa que diz o seguinte: o recrutamento mais caro é aquele feito para repor ou substituir alguém que poderia ter ficado – autor não identificado.

Para evitar esse desperdício é necessário desenvolver os colaboradores através de incentivos, treinamentos apropriados e outras estratégias de recursos humanos.

Combine o lean com outras metodologias

No artigo de hoje você conheceu os 7 desperdícios lean. Mas isso não é tudo, lean é um método bastante amplo, cheio de ferramentas de gestão incríveis. Você pode, inclusive, combinar o lean com outras metodologias e disciplinas, como já vimos no artigo sobre lean six sigma. 

Uma sugestão para processos de negócios é possível usar o lean junto com o BPM, que é uma disciplina específica para processos de negócios.

Para explicar exatamente o que é essa disciplina, deixo aqui essa sugestão de leitura do artigo abaixo. Para ler, é só clicar no link abaixo.

O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

Espero que tenha gostado. Se tiver alguma dúvida, deixe nos comentários.

Até a próxima.