Se existe uma frase que define a construção civil hoje, é:
“A obra até anda, o processo é que trava.”

E você sabe exatamente onde essas travas aparecem: na aprovação de documentos, de compras, de medições, de notas fiscais, de subcontratados… É uma cadeia longa de validações que, se falha em um único ponto, trava o caixa, segura o cronograma e cria ruídos entre campo e escritório.

O cenário atual ainda é marcado por processos manuais, pouco integrados e extremamente dependentes da memória das pessoas. Planilhas paralelas, e-mails soltos, documentos enviados de forma improvisada e cadastros refeitos várias vezes fazem parte da rotina de praticamente toda construtora. É justamente por isso que automatizar aprovações parou de ser “tendência futurista” e virou sobrevivência operacional.

Neste post, você vai entender por que as aprovações emperram, quais processos precisam ser automatizados com urgência e como o Holmes (com IA, BPM e rastreabilidade) está redefinindo a operação das construtoras.

O problema central: Aprovações dependem de gente, planilhas e memória

Quando observamos o fluxo real, não o fluxo desenhado na apresentação bonita, encontramos sempre a mesma situação:

A nota chega por e-mail → alguém imprime → alguém digitaliza → alguém preenche manualmente o centro de custo → alguém envia para aprovação → alguém esquece de aprovar → o fornecedor liga → o engenheiro liga → o financeiro trava → a obra trava junto.

Esse efeito dominó acontece porque ainda existe:

Falta de padronização: cada obra cria seu próprio processo, cada engenheiro faz do seu jeito, cada administrativo monta uma planilha diferente. A previsibilidade simplesmente não existe.

Documentos obrigatórios fora do controle: CND, ASO, RAIS, PPRA, PCMSO — todos com validades diferentes. Quando o controle é manual, o vencimento vira surpresa desagradável. No fim, o resultado é sempre o mesmo: multa, paralisação ou pagamento bloqueado.

Risco de pagar errado (ou não pagar quando deveria): a medição está certa, mas o documento não está; a nota é enviada, mas o cadastro não bate. Basta uma inconsistência para o financeiro travar o fluxo.

Integração quase inexistente: muitos processos ainda dependem de malotes, digitalizações duplicadas, cadastros refeitos, planilhas intermediárias e uma série de “jeitinhos”. Isso cria a pior situação possível: sistemas que não conversam — obra e ERP nunca batem.

Rastreabilidade zero: quando chega um auditor e pergunta “Quem aprovou esta medição?” ou “Esta CND estava válida no momento do pagamento?”, a resposta quase sempre é: “preciso procurar”.
Sem automação, o passado simplesmente se perde.

Quais aprovações precisam ser automatizadas 

Depois de anos repetindo os mesmos gargalos, o setor já sabe quais são os fluxos que realmente movem a obra e, portanto, os que mais precisam da automação:

1 - Subcontratados e documentação obrigatória

Fluxo crítico.
A automação garante verificação automática de documentos, monitoramento de validades e bloqueio automático de medições irregulares.
Isso padroniza o processo para todas as obras e reduz risco trabalhista e jurídico.

2 - Documentação recorrente

Com automação, vencimentos deixam de ser surpresa e passam a ser alertas antecipados. Além disso, auditorias que antes levavam horas passam a levar segundos.

3 -  Medições

Ao centralizar anexos, criar fluxos inteligentes e estabelecer uma cadeia de aprovação, as medições fluem sem retrabalho e sem perda de tempo com confirmações manuais.

4 - Notas fiscais

Aqui está a maior dor da construção civil.
Com automação, a conferência de CNPJ, CFOP, retenções e contratos é feita automaticamente, reduzindo erros e garantindo que tudo chegue redondo ao financeiro.

5 - Compras e cotações

Fluxos automatizados trazem clareza nas aprovações, histórico completo de cotações, integração com centros de custo e visibilidade do orçamento em tempo real.

Leia também: Como otimizar a gestão de compras na construção civil

Como funciona a automação com o Holmes

A automação de aprovações usando o Holmes combina três pilares que se complementam:

IA aplicada ao dia a dia

A IA lê documentos, interpreta notas fiscais, identifica riscos, analisa contratos e antecipa atrasos.
Ela transforma a operação, especialmente as tarefas repetitivas em algo rápido, confiável e sem intervenção manual.

Leia também: 

BPM simples (de verdade)

A criação de fluxos é tão intuitiva que parece criar um e-mail.
Isso tira o poder das planilhas e devolve o controle para quem realmente entende o processo, o time da obra.

GED para organizar o caos

Plantas, anexos, contratos, ASOs e CNDs convivem no mesmo lugar, com versões atualizadas e busca unificada.

Dashboards completos

SLAs, indicadores, status documental e previsões ficam visíveis em tempo real.
Nada mais depende de “alguém te avisar”.

Rastreabilidade total

Cada aprovação vira registro, cada documento tem linha do tempo, cada decisão deixa trilha.É o fim do “não sei quem aprovou” ou “não sei onde está”.

Benefícios reais da automação de aprovações

• Risco fiscal e trabalhista reduzido

• Pagamentos previsíveis e sem interrupções

• Auditorias rápidas e sem sofrimento

• Menos retrabalho e menos ruído entre obra e escritório

• Decisões baseadas em dados, não em achismos

No fim, quem domina o processo domina a obra.
Automatizar aprovações é tirar sua operação do improviso e colocar sua construtora em um patamar de escala.

E, nesse novo cenário, o Holmes se destaca como a plataforma que une tudo:
IA + BPM + GED + Rastreabilidade em um só lugar.

Automatize suas aprovações e destrave o ritmo da sua obra com o holmes