Como otimizar a gestão de compras na construção civil

A gestão de compras na construção civil é uma das áreas mais estratégicas e sensíveis quando o assunto é manter o orçamento de uma obra sob controle. A dinâmica do setor envolve uma série de etapas interdependentes, onde falhas podem levar a desperdícios, atrasos e, muitas vezes, comprometimento da qualidade final do projeto. Quando falamos sobre compras de materiais, a complexidade cresce, pois tanto a falta quanto o excesso de suprimentos podem trazer sérios problemas financeiros e operacionais.

Imagine, por exemplo, uma obra que tenha comprado muito mais cimento do que o necessário para uma determinada etapa. Além do espaço de armazenamento, que pode ser limitado, há o risco de deterioração do material ao longo do tempo. Por outro lado, uma obra que não planejou adequadamente e sofre com a falta de determinados insumos pode enfrentar paralisações, gerando atrasos no cronograma e aumento dos custos.

Neste artigo, exploraremos estratégias para otimizar a gestão de compras no setor da construção civil, proporcionando previsibilidade, economia e eficiência.

O que é gestão de compras na construção civil?

A gestão de compras na construção civil envolve todo o planejamento e execução da aquisição de materiais, equipamentos, produtos e serviços necessários para garantir o andamento da obra. Essa gestão não se resume apenas a comprar o que for necessário, mas a garantir que as aquisições sejam feitas de maneira estratégica, buscando sempre a melhor relação entre custo e benefício e o respeito ao cronograma.

Essa área exige bastante organização e planejamento. Um erro comum é acreditar que basta comprar o material e entregá-lo no canteiro de obras. Na verdade, as etapas de compra envolvem muito mais: desde a escolha dos fornecedores, passando pela negociação de prazos e preços, até a entrega e inspeção dos materiais. Não se trata de uma tarefa simples.

Os desafios da gestão de compras

A gestão de compras em uma obra é desafiadora por diversos motivos. Um dos principais é a necessidade de manter um equilíbrio entre a aquisição e o uso dos materiais. Excesso de estoque pode significar desperdício, principalmente em um setor onde os materiais têm validade limitada ou são suscetíveis a condições climáticas, como umidade e calor. Por outro lado, a falta de materiais pode causar a interrupção do trabalho, afetando prazos e até mesmo o orçamento, uma vez que atrasos tendem a gerar multas ou gastos extras.

Além disso, há também o desafio logístico. Muitas obras são realizadas em locais de difícil acesso ou em áreas urbanas com restrições de trânsito para veículos pesados. Isso exige um planejamento minucioso não só da compra, mas também do transporte e armazenamento dos materiais. Outro ponto que merece atenção é a imprevisibilidade. Mudanças no projeto, por questões climáticas ou mesmo alterações de última hora, podem impactar diretamente o setor de compras, que precisa se adaptar a essas variáveis.

Como otimizar a gestão de compras na construção civil?

Agora que entendemos a importância e os desafios envolvidos na gestão de compras, vamos discutir estratégias para otimizar esse processo.

1. Revise o escopo e atribua responsabilidades

Tudo começa com o escopo do projeto. Ele deve ser revisado cuidadosamente para garantir que a equipe de compras tenha clareza sobre as etapas da obra e suas necessidades. Aqui, é essencial garantir que as responsabilidades estejam bem definidas. Quem é responsável por fazer os pedidos? Quem aprova as compras? A descentralização de responsabilidades pode gerar confusão e desperdício de recursos. Uma boa prática é ter uma pessoa ou equipe específica que faça a gestão centralizada de todo o processo.

2. Liste as especificações e identifique materiais complexos

Alguns materiais e equipamentos são mais complexos de serem adquiridos devido à sua disponibilidade no mercado ou aos prazos de entrega. A aquisição de itens personalizados, por exemplo, pode exigir mais tempo e negociação com fornecedores. Nesse contexto, o planejamento é essencial. Materiais críticos devem ser comprados com antecedência para evitar atrasos na obra. Por isso, é fundamental listar esses materiais e prever datas exatas para o seu recebimento, conforme as necessidades de cada etapa.

Imagine que sua obra dependa de um maquinário especializado para realizar uma parte fundamental do projeto. Se ele não estiver disponível no prazo necessário, toda a obra pode ficar paralisada. Portanto, a gestão deve considerar esses "gargalos" e criar alternativas para minimizar o impacto de imprevistos.

3. Revise a lista de fornecedores

O relacionamento com fornecedores é um dos aspectos mais importantes na gestão de compras. Manter uma lista atualizada de fornecedores confiáveis garante não apenas melhores preços, mas também a segurança de que você terá os materiais necessários no prazo certo. Isso vale especialmente para materiais que podem sofrer variações de preço de acordo com a demanda do mercado, como aço e cimento.

Um relacionamento próximo também permite negociações mais flexíveis. Fornecedores confiáveis são mais abertos a renegociações em casos de imprevistos, garantindo a continuidade do projeto. Além disso, sempre que possível, é bom trabalhar com mais de um fornecedor para cada tipo de material, garantindo maior segurança e previsibilidade.

4. Combine pedidos e negocie prazos

Outra estratégia para otimizar a gestão de compras é combinar materiais semelhantes em uma única requisição, de forma a garantir economias em termos de logística e até mesmo descontos em compras maiores. Porém, essa estratégia deve ser utilizada com cautela, considerando o espaço disponível no canteiro de obras para o armazenamento. Não adianta comprar grandes quantidades de material se você não tem onde armazená-los com segurança.

Por outro lado, agrupar compras também pode ser uma estratégia interessante para negociar prazos e condições com fornecedores. Ao fechar grandes pedidos, as construtoras ganham poder de barganha e podem obter melhores condições de pagamento, como prazos mais longos e descontos em volume.

5. Estabeleça processos claros

Definir processos é fundamental para garantir que a gestão de compras funcione de maneira eficiente. Isso inclui desde o processo de solicitação de materiais até o recebimento e armazenamento. Por exemplo, quem é responsável por fazer os pedidos? Como esses pedidos serão enviados ao fornecedor? Quem recebe e confere o material no canteiro de obras?

Criar processos claros evita falhas de comunicação e garante que todas as etapas do processo sejam cumpridas de maneira eficiente. Além disso, ter uma política de inspeção e controle de qualidade para o recebimento dos materiais ajuda a evitar problemas futuros, como a entrega de materiais com defeito ou fora das especificações.

O papel da tecnologia na gestão de compras

Com o avanço da tecnologia, diversas soluções foram desenvolvidas para facilitar a gestão de compras na construção civil. O uso de softwares de automação pode não apenas reduzir erros, como também agilizar processos e permitir um controle mais rigoroso sobre o orçamento.

Ferramentas de gestão integradas, como o Holmes, permitem automatizar várias etapas do processo de compras, desde a requisição até o faturamento. Essas soluções podem ser integradas aos sistemas de ERP da construtora, oferecendo uma visão global do projeto e permitindo que decisões sejam tomadas de maneira mais ágil e embasada. Isso é especialmente útil em obras de grande porte, onde a complexidade dos processos de compra pode gerar muitos desafios.

Com a tecnologia, também é possível criar fluxos de aprovação automáticos, permitindo que gestores aprovem compras diretamente de seus smartphones, onde quer que estejam. Além disso, é possível ter um controle mais eficiente sobre o estoque, evitando compras duplicadas e desperdício de materiais.

Holmes + Construtoras

A gestão de compras na construção civil é um processo crítico que exige planejamento, organização e, cada vez mais, o apoio de tecnologias avançadas. A adoção de boas práticas, como revisão constante de escopos, identificação de materiais críticos e estabelecimento de processos claros, pode garantir uma obra mais eficiente, dentro do prazo e do orçamento previstos.

Se você busca uma solução para otimizar ainda mais esse processo, considere investir em automação. Ferramentas como o Holmes podem ser integradas ao ERP da sua construtora, garantindo um controle total sobre o ciclo de compras e reduzindo os custos operacionais. Quer saber mais sobre como o Holmes pode ajudar sua obra a ser mais eficiente? Clique aqui para conhecer.

Com uma gestão de compras eficiente e apoiada em tecnologia, sua obra estará preparada para enfrentar os desafios e se destacar no mercado.