10 dicas para aplicar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos no seu negócio

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um recurso tecnológico cada vez mais comum em empresas de diversos portes. Isso porque, através dele, torna-se muito mais simples e eficaz o controle, registro, compartilhamento e armazenamento das informações de cada setor.

Além disso, dentro das práticas que visam otimizar tempo e recursos, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos se mostra uma alternativa ágil e segura. E, claro, conversa diretamente com as ações que visam a sustentabilidade corporativa.

Por isso, antes de pensar em como adquirir ou utilizar de modo eficiente uma ferramenta BPMS, o Holmes preparou esse guia exclusivo para apresentar as vantagens e usos planejados do sistema. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou apenas GED, é um conjunto de práticas e tecnologias utilizadas para capturar, armazenar, organizar, gerenciar, buscar e compartilhar documentos de forma eletrônica dentro de uma organização.

Ou seja, ele é um recurso que busca facilitar a gestão de documentos  e evitar desperdícios ou gastos com papéis e arquivos físicos.

Importância do GED para empresas de diferentes portes

Em uma empresa de pequeno porte, o GED pode ajudar a otimizar o fluxo de informações, reduzindo o uso de papel, o espaço de armazenamento físico e a necessidade de arquivistas. Além disso, ele facilita a recuperação de documentos, aumenta a segurança e a confiabilidade das informações, e possibilita o acesso remoto aos documentos, o que é útil para equipes que precisam trabalhar remotamente.

Por sua vez, em uma empresa de médio porte, os benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos se tornam ainda mais evidentes. Afinal, com a quantidade crescente de documentos e informações, a gestão eletrônica auxilia no controle e na organização.

Dessa forma, evita-se a perda de documentos importantes e agiliza-se processos internos. Por fim, ele também permite a colaboração entre equipes e departamentos, facilitando o compartilhamento de documentos e ações simultâneas de edição.

Já em uma empresa de grande porte, o GED se torna essencial devido à complexidade e volume de informações. Ou seja, com uma estrutura mais abrangente, é comum encontrar múltiplos escritórios, filiais ou até mesmo uma atuação internacional.

Em outras palavras, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite a busca e recuperação rápida de informações, garantindo a conformidade legal e regulatória. E também oferece o controle de acesso avançado para proteger informações sensíveis.

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10 Dicas para utilizar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos no dia a dia da sua empresa

Ainda que cada empresa possua suas especificidades e características, o uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode simplificar a rotina de todas elas. Isso porque ele permite a personalização e uso conforme a demanda de cada segmento ou setor.

A seguir, relacionamos 10 dicas que irão tornar o uso do GED muito mais eficaz em seu espaço corporativo. Continue a leitura!

1 | Defina uma estratégia de implementação de GED

Primeiramente, é importante que a empresa planeje cuidadosamente como integrar o GED à sua rotina e atividades. Para isso, é necessário que haja a identificação dos objetivos, os recursos necessários e cronograma para a implementação.

2 | Classifique e organize seus documentos

Em seguida, o ideal é criar uma estrutura de organização consistente para seus documentos eletrônicos. Em resumo, a empresa deve ser capaz de utilizar pastas e subpastas lógicas, baseadas em categorias, departamentos ou processos.

Assim, facilita-se a navegação, acesso e a busca futura.

3 | Digitalize documentos físicos

A próxima etapa consiste em converter os documentos em papel para o formato digital. Para isso, basta utilizar scanners ou serviços de digitalização para transformar os documentos físicos em arquivos eletrônicos.

Por fim, os documentos estarão prontos para o armazenamento e gestão de forma mais eficiente e centralizada.

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4 |  Utilize metadados para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Atribua metadados aos documentos para facilitar a busca e recuperação de informações. Ou seja, não dá para pensar em realizar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos sem incluir informações como título, autor, data ou palavras-chaves relevantes.

Dessa forma, ficará muito mais fácil localizar documentos específicos no futuro.

5 | Implemente um controle de versões

Ao editar documentos, mantenha um controle de versões para rastrear alterações e preservar o histórico. Isso ajuda a evitar a sobreposição de trabalho e permite reverter versões anteriores, se necessário.

6 | Estabeleça direitos de acesso ao GED

Outra dica importante para um Gerenciamento Eletrônico de Documentos eficaz, é definir permissões de acesso a documentos. Afinal, este é um método que garante que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir informações sensíveis.

Ou seja, protege a confidencialidade e a segurança dos documentos conforme suas regras de acesso.

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7 | Faça backups regulares

Realize backups periódicos dos documentos armazenados eletronicamente para evitar perdas de dados. Em resumo, considere o uso de armazenamento em nuvem ou outras soluções seguras para garantir a redundância e recuperação em caso de incidentes.

8 | Automatize fluxos de trabalho para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Utilize recursos de automação para agilizar processos internos. Para isso, é só definir fluxos de trabalho eletrônicos para aprovações, revisões e colaborações.

Dessa forma, a empresa reduz a necessidade de impressões físicas e agiliza a tramitação de documentos.

9 | Treine sua equipe

Todo Gerenciamento Eletrônico de Documentos produtivo depende diretamente do uso adequado, correto e consciente da equipe. Então, não se esqueça de garantir que todos compreendam os processos, ferramentas e práticas de segurança envolvidas no GED.

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10 | Mantenha a atualização

Por último, esteja ciente das mudanças tecnológicas relacionadas ao GED e busque atualizações regulares em suas soluções. Em outras palavras, sua empresa deve acompanhar as novidades e melhores práticas do setor para garantir que sua empresa esteja aproveitando ao máximo o potencial do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Ferramenta BPMS e sua relação com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Uma ferramenta BPMS (Business Process Management System) pode contribuir significativamente para o uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em uma empresa. Afinal, ela é capaz de oferecer, entre outras vantagens:

1. Automação de fluxos de trabalho. Ou seja, isso significa eliminar a necessidade de rotear fisicamente os documentos, o que reduz erros e atrasos;
2. Integração com sistemas e aplicativos, como por exemplo, o CRM, ERP ou ferramentas de colaboração. Isso permite que os documentos sejam vinculados e acessados com facilidade durante todo o processo de negócio, agregando valor e agilizando as transições;
3. Controle de acesso e permissões, que fortalecem a segurança e a conformidade. Além disso, também evita o acesso e a divulgação não autorizados de informações sensíveis;
4. Monitoramento e rastreamento, de modo a aumentar a transparência e a responsabilidade de cada colaborador envolvido em um processo;
5. Auditoria e conformidade. Afinal, elas permitem que as empresas estabeleçam registros detalhados de todas as atividades envolvendo documentos. Na prática, isso facilita a geração de relatórios e evidências para auditorias;
6. Identificação de gargalos, oportunidades de melhoria e otimização dos fluxos de trabalho relacionados ao GED. Dessa forma, você consegue reduzir custos no gerenciamento de documentos;
7. Colaboração e compartilhamento de documentos, de modo a promover a cooperação e a produtividade. Ou seja, uma forma eficiente de evitar a criação de várias versões de documentos e a perda de informações.

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Faça o melhor Gerenciamento Eletrônico de Documentos com o Holmes! 

Entendeu tudo que envolve o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e deseja usá-lo para melhorar os processos da sua empresa? Pois nós convidamos você a conhecer o software BPMS do Holmes e ter a gestão de processos do seu negócio muito mais organizada e eficiente.

Dessa forma, sua empresa terá soluções integradas que irão permitir um controle contínuo e eficaz, facilitando a utilização do GED de modo a potencializar e otimizar a produtividade dos seus negócios.

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