por Suelen Hofrimann em 16/02/2023
A arquitetura de processos pode ser um tema delicado em algumas organizações, principalmente naquelas em que não existe uma compreensão profunda dos fluxos de trabalho.
Uma empresa é uma construção em que várias peças precisam se encaixar para funcionar corretamente. Como em qualquer obra, a arquitetura tem o papel de otimizar os recursos, definir o melhor design, garantir a segurança, funcionalidade e integração com o meio. Mas diferente do que acontece na construção civil, na gestão empresarial a arquitetura de processos não é tão difundida quanto deveria.
Por isso, no artigo de hoje vamos compreender melhor esse tema, desde os conceitos até a parte prática, afinal como construir uma arquitetura de processos eficiente? É o que veremos a seguir.
O que é arquitetura de processos?
A arquitetura de processos é uma visão sistêmica dos processos de negócios de uma empresa. É uma prática de BPM que se concentra em projetar e otimizar os fluxos de trabalho para aumentar a eficiência e a eficácia da organização.
A abordagem de arquitetura de processos envolve a análise dos processos existentes, identificação de problemas e desenvolvimento de soluções.
Com isso, as empresas podem visualizar e modelar seus processos de negócios de forma clara e sistemática, permitindo que os gestores identifiquem oportunidades de melhoria estratégicas para expandir o desempenho.
A cadeia de valor na arquitetura de processos
A cadeia de valor pode ser utilizada como um ponto de partida para a arquitetura de processos. Como a cadeia de valor apresenta todos os processos mais importantes para a empresa, é possível usá-la como base para identificar e priorizar a modelagem de fluxos com grande influência no sucesso do negócio.
Tanto a cadeia de valor quanto a arquitetura de processos tem o objetivo de ajudar a empresa a gerar valor. E, para isso, é essencial compreender a relação entre os macroprocessos, subprocessos e fluxos de tarefas.
A arquitetura de processos ajuda a desenhar esses fluxos de forma mais estruturada e visual, identificando problemas e oportunidades de automação ou simplificação.
Benefícios da arquitetura de processos
Uma boa arquitetura de processos é essencial para garantir que a organização trabalhe com a máxima eficiência, maximizando a qualidade, produtividade, lucratividade e satisfação do cliente.
Veja a seguir mais benefícios de fazer uma boa arquitetura de processos:
Identificação e eliminação de gargalos:
A arquitetura de processos é uma prática que colabora para a melhoria dos fluxos de trabalho, o que envolve identificar atrasos, gargalos ou desperdícios de recursos. Uma vez identificados, é possível eliminar essas dificuldades, tornando os processos mais eficientes.
Maior eficiência e qualidade:
Através da ferramenta que conhecemos nesse texto, as organizações podem criar fluxos padronizados e consistentes, o que resulta em uma melhoria na qualidade do produto ou serviço final, assim como na eficiência operacional. Processos mais eficientes são naturalmente mais produtivos e sustentáveis.
Maior satisfação do cliente:
A arquitetura de processos permite que as organizações entendam melhor as necessidades e expectativas do cliente para que possam projetar processos que atendam a essas demandas. Isso resulta em uma maior satisfação do cliente e, consequentemente, em maior fidelização.
Tomada de decisões mais informadas:
Conhecer a arquitetura de processos com profundidade dá informações precisas e detalhadas sobre cada fluxo, permitindo que as organizações tomem decisões mais informadas sobre como melhorar seus processos e, consequentemente, seus negócios.
Flexibilidade e adaptabilidade:
A arquitetura de processos permite que as organizações sejam mais flexíveis e adaptáveis a mudanças no mercado ou nas demandas do cliente. Ao projetar processos que sejam flexíveis, as organizações podem se adaptar rapidamente às mudanças, sem comprometer a qualidade ou a eficiência.
Como fazer uma arquitetura de processos?
A arquitetura de processos pode ter diferentes formas, mas, no geral, envolve algumas etapas importantes que podem ser resumidas nos seguintes passos:
Identificar a cadeia de valor
Já falamos um pouco sobre a importância de relacionar o valor agregado em cada processo para então construir ou ajustar a sua arquitetura. Por isso, a primeira etapa recomendada é justamente identificar a cadeia de valor da empresa.
Toda empresa possui diferentes processos, geralmente eles podem ser de três tipos: processos gerenciais, primários ou de suporte. Na cadeia de valor você deve conseguir visualizar tais fluxos.
Leia mais sobre cadeia de valor nesse conteúdo do nosso blog: Cadeia de valor – como e por que definir?
Detalhar os macroprocessos
Na cadeia de valor você terá uma visão dos macroprocessos, mas para desenvolver a arquitetura você deverá detalhar hierarquicamente todos os subprocessos e atividades que se desdobram a partir deles.
Por exemplo, se você tem um macroprocesso de venda de um produto, quais outros processos ele gera? E dentro desses processos, quais atividades são realizadas? A arquitetura vai detalhar todos esses pontos até evoluir para a modelagem dos fluxos de trabalho do dia a dia, que é quando de fato compreendemos as informações mais profundas da operação.
Mapear os processos
Desde o começo, a própria arquitetura em si já é um mapeamento, mas você pode aprimorar isso através de diagramas, documentando cada etapa e todas as suas interações com outros processos e sistemas. Isso ajuda a compreender como os processos funcionam e onde podem ser otimizados.
Com os processos mapeados, é importante analisá-los para identificar pontos de melhoria, possíveis gargalos e oportunidades de redução de custos.
Projetar novos processos:
Com base nas análises feitas, é possível projetar novos processos que atendam às necessidades da organização. Isso pode envolver a criação de fluxogramas, documentos de instrução e descrições detalhadas de cada etapa.
Depois de projetar os novos processos, é importante implementá-los com cuidado, garantindo que todos os envolvidos estejam bem informados e treinados sobre as mudanças.
Monitorar e melhorar continuamente:
Uma vez implementados, tanto os novos processos quanto os antigos, precisam ser monitorados e avaliados continuamente para garantir que estão funcionando conforme o planejado e para identificar novas oportunidades de melhoria.
A arquitetura de processos, nesse caso, servirá como um mapa para facilitar a visualização e monitoramento dos fluxos. Todas essas estratégias devem fornecer uma base sólida para impulsionar a melhoria contínua na organização.