Seus processos de negócios estão sempre precisando de alguém para salvá-los? Então esse texto é para você.
Uma empresa pode facilmente ser o cenário para histórias dignas do cinema: tem os problemas, os vilões e, claro, os heróis. Sempre tem aquele colaborador que se destaca por algum motivo, e isso é totalmente bem-vindo. O problema é quando um tipo de demanda, processo ou tarefa passa a depender de uma pessoa específica para progredir.
Esse tipo de cenário é comum nas organizações, e até inevitável em algumas funções. No entanto, é necessário avaliar as necessidades do processo para definir o quanto isso pode ser prejudicial. Em uma área de operações, por exemplo, é bastante problemático.
Afinal, o que acontece quando esse “herói” precisa se ausentar? Quanto tempo demora para alguém absorver um conhecimento que só ele tem? Até lá, o processo fica parado?
O herói também não tem culpa, porque, geralmente, ele carrega essa responsabilidade por ser mais experiente, mais confiável ou mais treinado. Mas as pessoas também podem falhar ou esquecer informações. Então, o que você deveria fazer?
Onde estão as suas regras de negócios?
Quando não fazemos uma gestão efetiva das regras de negócios da nossa operação, o conhecimento a respeito delas fica guardado na cabeça dos colaboradores.
Parece que não, mas também é um gasto de energia e tempo ter que aprender o passo a passo dos processos e todas as condições e detalhes que o envolvem. Isso pode significar a absorção de muitas informações, que tornarão o aprendizado mais demorado, dificultando treinamentos.
Esse é o cenário em que as regras moram na cabeça dos colaboradores. Mas existe o oposto: os processos autossuficientes.
Os processos autossuficientes
Digamos que processos autossuficientes são aqueles fluxos de trabalho que não dependem de alguém específico. Eles não dispensam o trabalho humano ou se fazem sozinhos, mas conseguem sobreviver por si próprios mesmo se ninguém souber quais são as regras de negócios.
Isso é possível porque a tecnologia mecaniza os fluxos de modo que eles possam conduzir o trabalho por si próprios. São baseados no mapeamento, documentação ou automatização das regras de negócios.
Por isso, processos autossuficientes não dependem de heróis, dependem de equipes.
A automatização através de ferramentas de workflow pode gerar diversos benefícios como:
- Maior rastreabilidade
- Controle
- Foco no que precisa ser feito
- Fluidez
- Produtividade
- Simplicidade
- Facilidade para aprender os processos
- Maior organização
- Visibilidade das demandas.
Se você quer organizar a sua operação de um jeito que facilite a condução das regras de negócios, aqui estão 4 dicas que podem te ajudar.
1- Mapeie as regras de negócios
Se você é líder, e não trabalha com os processos no dia a dia, a chance de não conhecer alguns detalhes da operação é muito grande. Nesse caso, um bom mapeamento pode te ajudar a compreender as necessidades e regras envolvidas no fluxo de trabalho.
Para isso, aproveite as pessoas para extrair o máximo conhecimento possível, e ajude a empresa mapeando e revisando os fluxos de trabalho para que as equipes possam consultar as regras de negócios.
2- Padronize os processos
Em processos despadronizados é comum que cada pessoa tenha seu próprio jeito de trabalhar. Isso pode afetar a qualidade e gerar uma preferência pelo trabalho daqueles indivíduos que apresentam resultados melhores.
Mas na verdade o problema não está nas pessoas, e sim nos processos. É necessário estabelecer padrões e garantir que as pessoas sejam capazes de executá-los.
3- Crie Procedimentos Operacionais Padrões
Ainda pensando na disseminação do conhecimento, você pode criar POPs (procedimento operacional padrão) para estabelecer padrões na forma como o trabalho é realizado.
O documento do procedimento padrão servirá como um lembrete ou um banco para consulta para ajudá-los a aprender sobre os processos. Mas esse tipo de iniciativa deve ser avaliada para ver se faz sentido com os objetivos da empresa, pois pode ser bem trabalhoso.
4- Automatize as regras de negócios
Use a tecnologia a seu favor para tornar seus processos mais fluidos e autossuficientes.
Automatizar as regras de negócios utilizando um sistema de workflow permitirá que você configure condições para orquestrar os processos de acordo com o cenário e situação. Isso faz com que eles não sejam estáticos, mas sim dinâmicos e inteligentes.
E aí, que tal tornar seus processos autossuficientes?
Processos autossuficientes são como uma engrenagem que não para de funcionar. Qualquer pessoa pode assumir uma tarefa e ser bem-sucedida nela.
Para ajudar empresas no desenvolvimento de processos autossuficientes, o Holmes automatiza regras de negócios através de recursos no-code e low-code.
Com o Holmes os colaboradores trabalham focados no que precisa ser feito. As tarefas são atribuídas a grupos, para que mais pessoas tenham visibilidade das atividades e até possam assumi-las em alguns casos.
Quer saber mais sobre como ajudamos os seus fluxos de trabalho a ganharem autossuficiência? Agende uma demonstração com os nossos consultores.
