por Suelen Hofrimann em 11/11/2022
Já pensou em investir na automação do processo de compras da sua empresa? Uma coisa é certa, a tecnologia ajuda muito a melhorar o controle, produtividade e rastreabilidade das atividades do setor de compras, mas será que esse é o momento certo para começar essa iniciativa no seu negócio?
O setor de compras é quem ajuda a organização a reduzir custos fazendo investimentos mais inteligentes. Foi-se o tempo em que profissionais dessa área eram conhecidos apenas como: “os caras dos pedidos”. Atualmente, os gestores mais antenados reconhecem que os esforços relacionados às compras são essenciais para a gestão do patrimônio da empresa.
Neste sentido, otimizar processos de trabalho e tarefas operacionais do dia a dia dessa área tornou-se uma necessidade indispensável! Afinal, uma automação do processo de compras bem-sucedida libera os profissionais das tarefas repetitivas, para se dedicarem a ações estratégicas que realmente irão gerar valor para a empresa.
Quer entender mais a fundo como a automação dos processos de compras pode beneficiar seu setor? Então continue comigo nessa leitura!
Quais são os benefícios diretos da automação do processo de compras?
A automação de processos de compras evita o caos no setor e te ajuda a manter os resultados em dia
Com a automação de processos no setor de compras, você e seu time garantem a melhoria contínua
Não ter um processo de compras padronizado e automatizado pode ser uma brecha para que cada funcionário crie seu próprio modo de trabalhar. O problema desta tendência é que várias falhas podem acontecer, principalmente quando esse profissional sair da empresa. Isso porque, as chances de se perderem registros, negociações, cotações, requisições e contatos, por exemplo, são muito grandes.
Quando o processo é devidamente automatizado, ao invés das regras de negócios do departamento ficarem limitadas apenas às cabeças das pessoas, elas são registradas no sistema. Com isso, os anos de expertise da sua equipe podem ser testados, validados e depois configurados como boa prática dentro do fluxo para que, independente da saída de qualquer membro do time, novos colaboradores possam dar continuidade ao trabalho o mais breve possível.
Processos automatizados no departamento de compras possibilitam ganho de tempo para aplicação em ações mais estratégicas
Essa tirinha do Frank e Ernest ilustra como linhas de produção com tarefas repetitivas e meramente operacionais podem ser alienantes.
Vendo isso você pode pensar: “Ah, mas esse cenário é da época da revolução industrial, ele não se aplica aos dias atuais. Tem certeza? Se analisarmos bem, ainda hoje é possível encontrar várias práticas similares nas empresas.
Trazendo para o nosso tema, um bom exemplo é o fato de ainda termos funcionários fazendo compras recorrentes e autorizações de pagamentos de forma manual, sem respaldo tecnológico adequado.
Com a automação do processo de compras é possível configurar os parâmetros e condições necessárias para programar tarefas repetitivas da área, enquanto você pode acompanhar o status de tudo em um painel de controle fácil e intuitivo.
Desta forma, é possível aplicar o talento e expertise da sua equipe em ações muito mais estratégicas.
A automação de processos também permite que você concentre seus recursos em demandas mais críticas
Você já ouviu a expressão: “efeito bola de neve”? Muitas vezes ele é usado para ilustrar uma sequência de acontecimentos desastrosos, mas aqui vou usá-lo com o sentido inverso. Ao automatizar a rotina do departamento de compras, cada detalhe se torna a consequência positiva da anterior e seu processo vai ganhando cada vez mais forma e volume, como uma bola de neve mesmo.
Por exemplo: com a automação, a rotina do departamento ficará mais fluida e intuitiva e o resultado direto disso será um time mais produtivo. As demandas repetitivas poderão ser automatizadas e a consequência será uma conclusão mais rápida, sem tantas falhas, atrasos e retrabalho.
Por fim, outra consequência positiva é que, com a automação dos processos de compras e a redução de tarefas meramente operacionais das mãos da equipe, os colaboradores poderão assumir responsabilidades importantes para a empresa e para seu próprio desenvolvimento profissional.
Como colocar a automação do processo de compras em prática na sua empresa?
Agora que você já viu alguns dos principais benefícios de investir na automação do processo de compras, deve estar se perguntando por onde começar esse projeto, certo?
O primeiro passo é observar o estado atual do seu departamento. Identifique e documente quais são os principais gargalos que seu time de compras enfrenta atualmente e quais deles podem ser resolvidos com ajuda da tecnologia.
Depois disso, você precisará escolher uma ferramenta que atenda as necessidades que você identificou neste diagnóstico inicial. E esse momento é crucial para escolher a opção que melhor atende o seu cenário específico.
Quer ajuda com isso? Separei algumas dicas, vamos lá?
3 dicas rápidas para escolher a ferramenta de gestão de processos de compras ideal
1. Prefira uma ferramenta flexível
No mercado existem muitas soluções quase prontas para atender departamentos de compras. Os kanbans são um bom exemplo disso. Mas é importante você lembrar que processos mudam o tempo todo, ainda mais quando a sua empresa está expandindo.
Então se você escolher um sistema muito engessado, com pouca flexibilidade para atender regras de negócios mais complexas, pode ser que em pouco tempo ele não sirva mais para o seu processo. Aí você terá novamente o trabalho de migrar e reeducar seu time.
2. Valorize as ferramentas com boa usabilidade
É normal que os desenvolvedores e administradores da solução tenham que lidar com um pouco de complexidade quando falamos em configurar processos, no entanto, é importante analisar a usabilidade da ferramenta e levar em consideração o quanto ela facilita as configurações.
A usabilidade também é um requisito importante para os usuários do dia a dia, pois quanto mais complicada a ferramenta, mais resistência e burocracia ela irá gerar.
Ou seja, dê alguns pontinhos a mais para ferramentas que sejam fáceis de usar e que te deem autonomia para criar suas próprias soluções sem depender de um profissional de TI.
3. Veja se a empresa desenvolvedora tem um time de Customer Success
Por mais simples que seja a ferramenta, é bom poder contar com um fornecedor de tecnologia que te acompanhe durante a implantação e que forneça opções como treinamento para sua equipe e um time de suporte à disposição para resolução de problemas e dúvidas.
Para mais dicas de como escolher a ferramenta certa, acesse esse artigo completo do nosso blog sobre o assunto: Software de gestão de processos: 12 perguntas essenciais para fazer antes de escolher um para sua empresa!
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