Procedimento Operacional Padrão: como fazer + exemplo

Um procedimento operacional padrão pode dar uma cara mais profissional para a sua empresa melhorando diversos aspectos do seu negócio. Neste artigo falaremos um pouco mais sobre como isso pode ser feito. 

Já te incomodou o fato de não ter um padrão bem definido para realizar determinadas atividades do seu trabalho? João faz de um jeito, Maria faz de outro. Criam-se discrepâncias, e até os clientes percebem. Isso é o dia a dia de uma empresa, área ou processo que não tem um POP – procedimento operacional padrão.

Padronizar processos é uma iniciativa importante para elevar a régua de qualidade de um serviço ou produto. Além disso, é uma forma de consolidar uma forma única de trabalho que clientes e parceiros facilmente perceberão.

Conheça mais sobre os benefícios do procedimento operacional padrão e como fazer um POP para o seu negócio.

O que é POP – Procedimento Operacional Padrão

Procedimento Operacional Padrão é um documento que define como determinada atividade deve ser realizada na empresa. Em seu conteúdo o POP traz instruções e informações detalhadas para conclusão da tarefa em foco.

Documentar a forma ideal de trabalho é uma parte importante da estratégia de padronização de processos criada por Taiichi Ohno, para a Toyota, após a Segunda Guerra. No passado, criar e otimizar padrões de trabalho foi decisivo para o avanço da manufatura, e ainda hoje é fundamental para a expansão e amadurecimento das empresas.

Objetivo do documento

O POP pode ser usado para documentar tarefas cotidianas, processos produtivos, elaboração de testes, procedimentos de segurança, arquivamento de documentos e até para orientar o uso de ferramentas, máquinas e equipamentos. No entanto, para cada atividade ou área é necessário um documento específico.

O objetivo de um procedimento operacional padrão é evitar que cada pessoa lide com as atividades de uma forma diferente. Com o documento é possível definir um modus operandi único, que pode gerar diversos benefícios, como veremos a seguir. 

Benefícios de um procedimento operacional padrão

A falta de padrão é um sinal de imaturidade nos processos e tarefas de uma empresa. O crescimento, ou pelo menos o desejo de expansão, agrega complexidade às operações, dificultando o gerenciamento apropriado da forma de trabalho, a gestão dos processos, por si só, é uma grande atividade que envolve encontrar estratégias para melhorar a performance das equipes.

Nesse cenário, o POP é uma ferramenta poderosa para:

• alinhar expectativas, 
• corrigir erros, 
• garantir a conformidade das tarefas
• facilitar a análise das atividades
• melhorar a qualidade de produtos e serviços
• fortalecer a marca
• acelerar resultados
• otimizar fluxos de trabalho
• rastrear gargalos
• diminuir refação
  

Quando se deve fazer um POP?

Criar um Procedimento Operacional Padrão é indicado em diversas situações, principalmente quando se envolvem práticas recomendadas por segurança, qualidade ou legislação. 

A ISO 9000, por exemplo, recomenda o uso de POPs para diminuir a variação na qualidade. Empresas que lidam com processos arriscados, também podem usar os POPs para reforçar as práticas recomendadas de segurança através da padronização do trabalho.

De um modo geral, os procedimentos padronizados podem servir a qualquer área que deseje ter mais integridade na sua forma de trabalho. 

Quais informações um POP deve conter? 

O POP deve conter todas as orientações necessárias para realização da atividade em questão, como por exemplo:

• Nome do documento
• Objetivo da atividade
• Áreas envolvidas
• Responsáveis de cada etapa
• Descrição passo a passo das ações necessárias 
• Definição de materiais, equipamentos ou métodos 
• Instruções para uso dos materiais, equipamentos ou métodos
• Resultados esperados
• Glossário com o significado de siglas e termos utilizados no documento

Além dessas informações, o documento pode conter orientações sobre o que não fazer, ou como tratar exceções. também é recomendável apontar ações corretivas em casos de falhas.

O Procedimento Operacional Padrão pode ser feito pelos gestores das áreas em pauta, ou por profissionais de processos ou qualidade. O ideal é que participem da elaboração do POP pessoas que trabalhem diretamente nas operações e especialistas que tenham o conhecimento das técnicas de padronização de processos. 

Para levantar as informações necessárias é recomendável realizar um mapeamento de processos/atividades, ao fazer isso você verá que o POP é só a ponta do iceberg para padronizar processos.

Leia também: Como fazer mapeamento de processos

Exemplo de Procedimento Operacional Padrão

Existem vários tipos de POP, o ideal é criar um modelo para a sua empresa ou para cada tipo de atividade. O documento deve ser o mais visual possível com fácil entendimento, por isso, é comum detalhar as atividades com fluxogramas, checklists ou simplesmente fichas com todas as informações. 

Abaixo, veja um exemplo de Procedimento Operacional Padrão inspirado no modelo apresentado no livro “Qualidade Total – Padronização de Empresas, de Vicente Falconi”.

Como fazer um procedimento operacional padrão

1- Defina o objetivo do seu POP

O que você espera realmente redigindo um procedimento padrão? Não pense no óbvio nesse momento, entenda como o documento será usado no dia a dia e no motivo que está te levando a escrevê-lo, assim, você evita produzir algo que não será usado ou que não trará os resultados esperados.

Defina o objetivo do processo que você está mapeando e identifique os erros que você deseja corrigir com o documento. 

2- Identifique seus usuários

Conhecer o perfil dos usuários que deverão acessar o POP é importante para orientar a redação, a linguagem e o formato do documento. Além disso, é essencial entender como essas pessoas se relacionam com o processo e como podem contribuir para a elaboração do procedimento padrão.

O ideal é manter no documento apenas as informações que realmente serão utilizadas pelo usuário final, mesmo que hajam outras etapas relacionadas ao processo e feitas por outras pessoas. Evite qualquer texto que possa gerar confusão.

3- Levante informações

Sabendo quem são as pessoas que trabalham no processo e quem participará do mapeamento, é hora de pensar sobre como extrair as informações necessárias para redação do procedimento padrão.

Você pode realizar reuniões, entrevistas ou até brainstormings para identificar as etapas, entradas e saídas necessárias durante o processo, essas são as informações que não podem faltar no seu POP.

4- Defina um modelo de POP

Chegou a hora de documentar o seu procedimento padrão, mas para  isso é importante definir qual modelo você irá utilizar. Os checklists são ideais para processos mais simples. Para atividades mais complexas pode ser interessante optar pelo fluxograma.

Aliás, sabia que você pode criar um POP para os POPs? Ou seja, um manual de boas práticas para orientar a criação de procedimentos padrões na sua empresa, o que ajudará a consolidar uma cultura de padronização de processos no seu negócio.

5- Faça testes

Antes de distribuir para as equipes, certifique-se de que o documento é realmente prático. Faça um teste seguindo as etapas, peça para mais uma ou duas pessoas também experimentem, colha feedbacks e edite se necessário.

Garanta que o procedimento padrão é realmente eficaz e que o documento possui coerência com a realidade dos usuários finais.

6- Oriente as equipes sobre como utilizar os POPs

Com os documentos redigidos é necessário planejar a utilização do POP na sua empresa pensando em detalhes como onde armazená-los e como disponibilizá-los para consulta.

Depois de definir esses pontos, planeje a divulgação dos documentos para que as pessoas se conscientizem da sua importância.

7- Planeje a atualização dos procedimentos padrões

Um grande erro na gestão dos POPs é esquecer de planejar a atualização dos documentos. Defina prazos para revisões e práticas recomendadas para quando o processo sofrer alterações. Um procedimento operacional padrão é algo vivo, que sofre mudanças constantes e precisa estar sempre atualizado para evitar confusões e erros.

Agora que você já sabe como fazer um Procedimento Operacional Padrão, que tal dar um passo além?

O procedimento operacional padrão é um documento importante na padronização de processos, mas nem sempre você precisa seguir por esse caminho. Existem várias iniciativas possíveis para aperfeiçoar seus fluxos de trabalho.

Veja mais sobre esse tema no artigo a seguir: Padronização de processos: a chave para expandir o seu negócio?