por Equipe Holmes em 09/06/2023
A requisição de compra é a etapa primordial em um processo desta natureza, uma vez que é a partir dela que os materiais e serviços necessários para a produção de uma empresa acontecem. Além disso, caso possuam gargalos, atrasos ou falhas, é possível que ela cause ineficiência e desorganização em todos os departamentos, principalmente se não houver uma automação de processos.
Por isso, preparamos um artigo exclusivo sobre a importância da requisição de compras, suas características e tudo que é necessário fazer para que haja maior controle sobre este tipo de atividade. Acompanhe conosco e boa leitura!
Afinal, o que é uma requisição de compra?
Na prática, uma requisição de compra é um procedimento que utiliza de um documento oficial interno em cada empresa para informar ao setor responsável a necessidade de adquirir um produto ou serviço junto aos fornecedores da instituição.
Quando a empresa utiliza da gestão de processos de negócio, como por exemplo, o BPMS, ela pode ser realizada via software e apresentar todas as etapas necessárias para que a compra aconteça no momento correto. Ou seja, sem interromper a produção ou prejudicar a saúde financeira da empresa.
É importante explicar que, como parte do processo de compras, a requisição é muito mais do que um pedido. Isso porque ela envolve a análise de orçamento, o alinhamento do pedido com os objetivos do negócio, as cotações, negociações e avaliação de fornecedores. Por isso, quanto mais simples e automatizada a requisição de compras for, mais eficiente será toda a cadeia produtiva.
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Diferenças entre requisição e pedido de compra
Outro ponto necessário de se conhecer é o que diferencia um pedido de compra de uma requisição, já que ambos possuem objetivos e destinatários distintos. Em resumo, como a requisição de compra serve como uma guia de permissão, ela costuma ser preenchida pelo solicitante interno ou ainda pelo RH da empresa. Nesta etapa, ela ainda exige aprovação e análise.
Por sua vez, o pedido de compra tem emissão quando o pedido inicial foi aprovado, e acontece de forma externa, entre o setor financeiro e o fornecedor do material ou serviço que consta na solicitação. Em outras palavras, uma requisição de compra pode se tornar em um pedido, caso haja processamento e aprovação.
Importância da implementação de um processo de requisições de compra
As empresas que investem em um processo de requisição de compra automatizado são capazes de ter melhor estruturação financeira, ética e conforme os padrões legais. Afinal, essa sistematização permite um controle interno mais assertivo. Entenda melhor esses benefícios a seguir.
Prevenção de golpes e fraudes dentro da empresa
Segundo a pesquisa global da Association of Certified Fraud Examiners (CFEs), existe uma perda de 5% dos lucros empresariais por ano, decorrentes de fraudes. No caso da requisição de compras, a situação pode acontecer devido ao superfaturamento ou aquisições realizadas sem uma análise minuciosa.
Por esse motivo, apostar na automatização de todo o processo de compra é um mecanismo favorável para a saúde financeira de qualquer empresa. Além disso, permite a convergência de informações e maior facilidade na auditoria do setor financeiro.
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Visibilidade dos gastos e investimentos
Quando não há um controle total sobre a movimentação financeira de uma instituição, ela se torna mais vulnerável a ter surpresas financeiras que podem ser prejudiciais. Por isso, a gestão automatizada na requisição de compra se mostra como uma alternativa eficaz, já que permite que haja maior transparência no acompanhamento do processo.
Maior controle sobre as compras
Não apenas os gastos como as aquisições em si devem ter controles bastante rígidos. Dessa forma, a empresa consegue alinhar as compras à estratégia empresarial, de modo a ser capaz de estabelecer prioridades e padronizar os procedimentos internos.
Pense da seguinte forma: quanto mais inteligente for a gestão dos processos de negócios, maior será a qualidade das entregas e, por sua vez, a satisfação do consumidor final.
Facilita a estratégia de aquisições
Quando há sistematização no processo de compras, cria-se um fluxo organizado de trabalho, que permite estabelecer metas e avaliar o resultado. Além disso, é necessário o acompanhamento contínuo para que uma empresa consiga ter estratégias possíveis e eficientemente produtivas.
Etapas de um processo de compras
Para melhor compreensão de como funciona a requisição de compras dentro de todo o processo de gestão neste segmento, podemos separar as etapas da seguinte forma, para que haja eficácia no controle:
1 | Requisição de compra: é a primeira atividade executada no processo de compras, seja por formulário, e-mail ou um software específico que utiliza o BPM. Em todos os casos, ela exige a centralização dos pedidos e precisa conter os dados necessários como tipo do produto, serviço ou insumo, quantidade, prazo estimado e condições da compra (se é de rotina, emergencial ou única);
2 | Avaliação de prioridades: É a etapa que permite classificar e criar categorias de modo a estabelecer a ordem de compra e suas prioridades. Dessa forma, o setor consegue visualizar o que é urgente e o que pode aguardar;
3 | Análise dos fornecedores: Aqui, o objetivo é agilizar para que a requisição de compra torne-se um pedido, considerando cada tipo de suprimento a partir de um fornecedor específico;
4 | Acompanhamento das compras: Por fim, a última etapa é aquela que cuida de acompanhar o status do pedido e avaliar continuamente a qualidade dos fornecedores. Dessa forma, torna-se possível entender o percentual de requisições por prioridade de atendimento, taxas de aprovação, índice de retorno e desperdícios.
Automatize seu processo de compras com o Holmes!
Como você percebeu ao longo do conteúdo, a requisição de compra é um documento essencial para um processo de aquisição seguro e ágil. Logo, deve ter uma atenção dedicada e a utilização de um sistema administrativo que consiga concentrar fornecedores, cadastros, qualificações, homologações e monitoramento de forma contínua e organizada.
Além disso, a depender do porte da empresa, é obrigatório que haja comunicação e integração entre os diferentes setores, a fim de reduzir o tempo do pedido e do recebimento do produto ou serviço adquirido.
Por isso, convidamos você a conhecer o Holmes, uma ferramenta onde você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, ter rastreabilidade para suas atividades além de assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
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