Como criar fluxos de aprovação para documentos em concessionárias de forma simples

O que são Fluxos de Aprovação?

Fluxos de aprovação são etapas organizadas e padronizadas pelas quais um documento ou processo precisa passar antes de ser validado ou finalizado. Em concessionárias, esses fluxos têm um papel essencial na garantia de conformidade, agilidade e controle sobre operações como o faturamento de veículos, pagamento de despesas, troca de seminovos e muito mais.

Com a alta demanda por eficiência e segurança nas transações, especialmente em um setor tão competitivo quanto o automotivo, implementar fluxos de aprovação claros e automatizados é mais do que uma escolha estratégica – é uma necessidade.

Desafios enfrentados pelas concessionárias

A rotina de uma concessionária envolve muitos processos burocráticos que exigem documentação, aprovações e conferências. Quando essas etapas não estão bem estruturadas, os problemas surgem.

Burocracia excessiva

Cada etapa do processo, desde a entrada de um carro seminovo até o pagamento de um fornecedor, pode ser travada por papeladas, assinaturas manuais e dependência de e-mails ou mensagens para autorizações. Isso gera gargalos, atrasos e insatisfação, tanto interna quanto externamente.

Atrasos na aprovação

Imagine um cliente esperando a aprovação final para levar seu novo veículo para casa, ou um fornecedor aguardando o pagamento de uma nota fiscal. Qualquer atraso pode significar perda de credibilidade, prejuízos financeiros e um ciclo de retrabalho que consome tempo e energia da equipe.

Falta de controle

Sem um sistema organizado, é fácil perder prazos, esquecer aprovações ou cometer erros em documentos importantes. A falta de visibilidade sobre o andamento dos processos torna a gestão ineficiente e vulnerável a falhas.

A importância da Automação de Processos

Automatizar fluxos de aprovação é a maneira mais eficaz de resolver esses desafios e transformar a rotina de uma concessionária. A tecnologia permite que cada passo do processo seja digitalizado, acompanhado e auditado em tempo real.

Vantagens da Automação

• Agilidade: redução drástica no tempo de aprovação de documentos.

• Padronização: cria uma lógica clara para todos os tipos de solicitação.

• Segurança: garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso e possam aprovar documentos.

• Economia: menos retrabalho, menos erros e mais eficiência financeira.

• Visibilidade: permite o acompanhamento de cada etapa, com histórico de alterações e aprovações.

Como criar um fluxo de aprovação eficiente com o Holmes

O Holmes é um sistema BPMS (Business Process Management Suite) all-in-one, que permite criar, automatizar e monitorar fluxos de trabalho de forma simples e personalizada. Veja como criar um fluxo de aprovação em poucos passos:

Configuração Inicial

1. Mapeie o processo: Identifique as etapas necessárias para a aprovação (ex: preenchimento de dados, envio de documentos, análise, aprovação).

2. Defina os responsáveis: Atribua os responsáveis por cada etapa do processo.

3. Estabeleça regras de negócio: Determine condições e exceções para aprovação.

Personalização de fluxos

Com o Holmes, é possível:

• Criar formulários personalizados.

• Definir prazos de resposta e lembretes automáticos.

• Configurar fluxos paralelos ou sequenciais.

• Adaptar o fluxo conforme a complexidade do processo.

Integração com Outros Sistemas

O Holmes pode ser integrado a ERPs, CRMs e sistemas financeiros usados pela concessionária. Assim, as aprovações se tornam parte do ecossistema digital da empresa, evitando redundâncias e agilizando a tomada de decisões.

Exemplos Práticos de Fluxos de Aprovação

Vamos ver na prática como diferentes fluxos podem ser criados e otimizados dentro de uma concessionária:

Fechamento de Vendas

Ao vender um veículo, diversos documentos precisam ser validados. Com o Holmes:

• O vendedor inicia o processo.

• O gerente comercial revisa e aprova.

• O financeiro valida os dados para faturamento.

• O sistema envia notificações automáticas em cada etapa.

Resultado: um processo que poderia demorar dias é finalizado em poucas horas.

Troca de Veículos

Na troca de um seminovo:

• É criado um fluxo específico para verificar documentação, multas e IPVA do veículo.

• As etapas de conferência são atribuídas automaticamente aos setores responsáveis.

• O sistema garante que tudo esteja regularizado antes da troca ser efetivada.

Controle de Pagamento

Para pagar fornecedores, contas fixas e despesas variáveis:

• O setor de compras inicia o processo.

• O gestor responsável aprova o pagamento.

• O financeiro realiza a quitação.

• O Holmes registra todo o histórico e envia relatórios.

Esse processo evita atrasos, facilita o rateio entre centros de custos e elimina a dependência de e-mails.

Serviços Diversos

Fluxos também podem ser criados para:

• Solicitação de vistorias.

• Contratação de despachantes.

• Aprovação para instalação de acessórios.

• Troca de peças em veículos no pós-venda.

Com a flexibilidade do Holmes, é possível adaptar os fluxos para qualquer necessidade da concessionária.

Holmes + Concessionárias 

Criar fluxos de aprovação organizados, automáticos e personalizados é um passo fundamental para que concessionárias consigam enfrentar os desafios da burocracia, manter o controle sobre os processos e acelerar suas operações.

Com o Holmes, esse processo se torna simples, visual e intuitivo. Você consegue reduzir erros, aumentar a produtividade da equipe e garantir que todas as etapas sejam cumpridas com transparência e segurança.

Mais do que um sistema, o Holmes é uma solução completa para transformar a forma como sua concessionária trabalha. Automatize hoje e colha os resultados amanhã.

Perguntas Frequentes

1. Preciso de conhecimentos técnicos para criar fluxos no Holmes? Não. O sistema foi desenvolvido para ser intuitivo e acessível a usuários de diferentes perfis.

2. O Holmes é compatível com ERP? Sim. O Holmes permite integração com diversos sistemas de mercado, facilitando a comunicação entre as ferramentas já usadas.

3. Os fluxos são auditáveis? Sim. Cada etapa é registrada, garantindo total rastreabilidade e transparência nos processos.

4. Posso usar o Holmes em todas as áreas da concessionária? Com certeza. O sistema é flexível e se adapta a qualquer departamento ou necessidade.

5. Quais são os primeiros passos para implementar o sistema? O primeiro passo é mapear os principais processos e entrar em contato com a equipe do Holmes para iniciar a configuração personalizada para sua concessionária.