por Equipe Holmes em 25/05/2023
A gestão de documentos é um dos pilares para que qualquer empresa consiga potencializar os resultados a partir das tarefas contínuas do dia a dia. Afinal, é comum que organizações dos mais diversos tamanhos possuam uma dinâmica complexa de processos. Isso porque ela envolve a administração, finanças, marketing e recursos humanos, entre outras.
Além disso, a distribuição manual dos documentos, assim como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle tornam as tarefas de gestão mais demoradas e menos eficientes.
Por isso, o Holmes preparou este artigo completo para te mostrar o que é a gestão de documentos e qual sua importância para otimizar tempo e recursos dentro de uma empresa. Confira conosco e boa leitura!
Mas afinal, o que é a gestão de documentos?
Primeiramente, é importante lembrar que toda empresa lida com uma série de documentos das mais diversas naturezas e finalidades. Por exemplo, os contratos de trabalho, contratos de venda, cadastro de clientes, fichas funcionais, contas mensais, notas fiscais, guia e impostos e outros.
Por isso, torna-se tão necessário lidar de modo correto com essa infinidade de papéis ou arquivos digitais. Em resumo, a gestão de documentos prevê a criação de processos gerenciais que garantam o arquivamento correto de todos os tipos de documentos, de acordo com sua natureza e características de manuseio.
Outro ponto importante está em definir a apresentação de um documento na etapa em que ele se faz necessário, o que exige muito mais de um grande arquivo físico, fichários e pastas.
Foco da gestão documental
Um dos principais motivos pelos quais o uso da gestão de documentos é tão requisitado está relacionado ao fato de que há arquivos ou documentos que possuem um acesso mais frequente. Neste caso, eles se encontram na chamada fase corrente e devem ter arquivamento rápido com fácil localização.
Ao mesmo tempo, há a fase intermediária, onde se encontram documentos menos acessados, como o contrato social da empresa. Nesta etapa, deve haver proteção extra contra extravios ou danos. Por isso, é possível definir a gestão de documentos como um processo complexo, que leva em consideração uma série de especificidades dos próprios documentos.
Por fim, a prática também avalia as mídias disponíveis para armazenamento, os prazos e localizações para cada tipo de arquivo, definindo assim a maneira mais eficaz de guardá-los.
Saiba mais | Gestão de Documentos Menos papéis e arquivos, mais eficiência!
Fases da gestão de documentos
Segundo pesquisa realizada pela PwC e Radicati Group, identificou-se que no Brasil, os colaboradores gastam cerca de 4 horas por semana apenas aprovando ou assinando documentos, da mesma forma profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas.
Para facilitar a vida desses profissionais existem procedimentos e melhores práticas para cada fase da gestão de documentos. A gestão de documentos engloba 3 fases:
Produção | acontece quando o documento é criado;
Utilização | ocorre durante o manuseio do arquivo durante o processo;
Destinação | determina o destino a ser dado a cada documento após o cumprimento do seu prazo de guarda;
Para alcançar sucesso no gerenciamento das informações, muitos empresários buscam tecnologias que possam auxiliá-los. E é nesse momento que precisamos entender qual a real necessidade e realidade da empresa. Será que sua empresa realmente precisa apenas de gestão de documentos? Continue a leitura que já já vamos descobrir.
Empresas desperdiçam de 3% a 8% de orçamento com mau uso de papel!
Na sua empresa ainda tem muito papel rolando solto para cima e para baixo? Eu gostaria de poder dizer que essa questão é coisa do passado, mas nós sabemos que muitas organizações ainda têm dificuldades com o acúmulo de documentos que servem de apoio para suas tarefas e processos.
A solução parece fácil: digitalizar. Com essa simples iniciativa as empresas já poderiam evitar o desperdício de 3% a 8% do orçamento destinado ao mau uso de papel.
Pena que na prática digitalizar significa apenas ter o documento guardado, o que na maioria dos casos não resolve a questão dos processos que envolvem esses arquivos, sejam físicos ou digitais.
Aqui vemos que o problema não é o papel em si, apesar de querermos muito nos livrar dele.
Até quando papel será um problema?
Muitas empresas ainda precisam guardar a via física de determinados arquivos, são exemplos: documentos trabalhistas, prontuários médicos, contratos de compra e venda e tantos outros que precisam ser preservados por até 20 anos.
Apesar disso, a tendência é que, com o tempo e o avanço da tecnologia, a forma como guardamos nossos arquivos mude e logo não precisemos mais arquivar a papelada por tanto tempo assim.
Muitas medidas vêm sendo estudadas para chegarmos a este ponto. Há algum tempo, por exemplo, foi aprovada a Lei nº 13.787 que regulamenta a digitalização de prontuários médicos. Com isso se espera que os hospitais consigam resolver a questão do legado de prontuários, já que poderão ser descartados (desde que a digitalização seja feita conforme a lei). Isso deve continuar acontecendo em vários outros cenários, mas o papel não é o único e nem o principal problema!
O fato é que, se falarmos apenas de gestão de documentos, estaremos nos preparando para guardar nossos documentos. Ok! Mas e aí? Nossos problemas acabam simplesmente guardando a papelada?
A maioria das empresas enfrenta cenários muito mais complexos do que isso, antes de continuar vamos entender melhor o conceito sobre o que é gestão de documentos… Vamos lá?
A importância da gestão de documentos dentro de uma empresa
A gestão de documentos é essencial em qualquer empresa devido ao fato de atuar diretamente nas atividades administrativas recorrentes, no planejamento e nos processos de tomada de decisões dos gestores. Ou seja, este tipo de modalidade gerencial impacta operacionalmente nos procedimentos documentais e tem função estratégica dentro do ambiente corporativo.
Ao considerar a operação diária, a gestão de documentos é capaz de otimizar a forma de documentar e, por esse motivo, utiliza da padronização, acessibilidade, segurança e sustentabilidade nas mais diferentes formas de arquivo e armazenamento.
Outro ponto importante é que a gestão de documentos transforma uma atividade básica no universo corporativo, de modo a reduzir falhas e aumentar a produtividade dos colaboradores. Afinal, sua aplicação tende a melhorar os serviços prestados pela empresa.
Por último, deve-se pontuar que a gestão de documentos possui efeito direto sobre o consumidor final, uma vez que com a emissão, acesso e arquivamento feitos de modo eficientes e ágeis, as demandas documentais dos clientes passam a ter atendimento com maior efetividade. Isso causa satisfação no cliente e também melhora a imagem da empresa.
7 Motivos para fazer a gestão de documentos
A gestão de documentos tem um papel fundamental nas empresas, porque ela serve como uma estratégia de ação dentro da instituição. A seguir, relacionamos os principais benefícios de realizar o procedimento e como eles se relacionam em cada etapa operacional. Continue a leitura.
1 | Redução de custos
Gerir diversos documentos pode ocasionar um alto custo, seja de armazenamento, geração ou envio de arquivos a clientes, parceiros ou fornecedores. Isso porque o processo envolve gastos com a compra de papel, aquisição e manutenção de impressoras, além de postagem de correspondências.
Além disso, caso haja falta de planejamento ou organização na realização das tarefas, podem surgir custos adicionais que dificultam o controle do processo, como por exemplo, espaço adequado para armazenamento ou avarias causadas pelo tempo.
Logo, uma gestão de documentos eficaz prevê a realização de processos mais otimizados e com menor custo. Na prática, o valor economizado pode ser revertido para a aquisição de armários em condições adequadas e climatizadas ou mesmo na migração documental para o ambiente virtual, quando a prática é permitida.
Outra vantagem que se relaciona à redução de custos na gestão de documentos é que a organização fará com que os colaboradores encontrem e acessem o material com maior facilidade, direcionando a produção para tarefas mais importantes e evitando a burocracia.
Para aprofundar no assunto, confira nosso outro artigo que mostra, na prática, como funciona a gestão de documentos hospitalares.
2 | Menor volume de armazenamento físico
Conforme explicamos anteriormente, a diversidade e quantidade de documentos gerados e consultados por uma empresa é imensa. E esse volume tem tendência a se ampliar quanto maior for o porte da organização. Por isso, estruturar adequadamente o armazenamento documental possibilita o gerenciamento otimizado dos arquivos necessários.
Logo, é necessário ter em mente que a gestão de documentos implica diretamente na redução do volume de arquivos que circulam na empresa, eliminando, por exemplo, documentos duplicados ou digitalizando aqueles que não exigem cópia física.
Outro ponto relevante aqui é que ao gerir a documentação da empresa de modo otimizado, descentraliza-se a guarda de documentos e permite-se um acesso mais organizado, rápido, barato e efetivo.
Saiba mais | Soluções Holmes para o departamento financeiro
3 | Gestão de documentos considera a qualidade do material
Até aqui, abordamos sobre a eficiência da gestão de documentos a partir de processos e situações que consideram a ação. Entretanto, é necessário explicar que o método também considera a qualidade do material utilizado na documentação e as diferentes formas de arquivamento.
Em outras palavras, cria-se uma preocupação sobre a conservação documental de modo a impedir danos, mau uso, erros na emissão ou no transporte. No caso dos arquivos digitais, há as alternativas de backup e armazenamento em nuvem que facilitam o acesso de qualquer lugar e garantem segurança para que não haja corrompimento ou adulteração dos documentos.
4 | Processos mais ágeis
A máxima sobre “tempo é dinheiro” também aparece quando o assunto é a gestão de documentos. Isso porque o tempo gasto procurando documentos para encaminhá-los em determinada ação pode ser utilizado de modo muito mais eficaz.
Por isso, uma gestão documental que tem como princípio a organização exemplar de papéis e arquivos digitais precisa levar em conta a própria natureza do documento e a constante necessidade de acessá-lo. Em resumo, podemos afirmar que os arquivos mais usados devem ter localização de fácil acesso e também levar em conta quais departamentos farão uso deles.
5 | Segurança jurídica para a empresa
Seja para adequação às regras de compliance quanto para o cumprimento legal da documentação, gerir de modo eficaz os arquivos físicos e digitais de uma empresa é um modo de relacionar as boas práticas empresariais à legislação vigente.
Isso porque de um lado estão as demandas externas, como o fisco e a documentação exigida pelos fornecedores e, de outro, estão as demandas internas. E em ambos os casos, fazer uma gestão de documentos eficiente garante a integridade dos conteúdos e dá respaldo legal para possíveis problemas que precisam de comprovação. Por exemplo, no que diz respeito à validade, autenticação de assinaturas, carimbos ou certificados.
6 | Preservação da memória
Toda empresa séria e que tem foco no desenvolvimento costuma realizar um planejamento estratégico. Afinal, o objetivo da prática é potencializar resultados e otimizar práticas para que aconteçam de forma contínua, controlada e eficiente.
Por isso, manter a gestão de documentos irá contribuir para que seja possível acessar o histórico corporativo e criar dados comparativos entre a expectativa e o realizado a partir do planejamento. Dessa forma, preserva-se a memória corporativa e permite-se que haja o acompanhamento em tempo real das mudanças que aconteceram ao longo de determinado período.
7 | A uniformização de processos a partir da gestão de documentos
Certamente você já percebeu que fala-se bastante no mundo corporativo sobre acessibilidade e preservação de documentos, não é mesmo? Então, é importante explicar que essas ações exigem a aplicabilidade de técnicas e práticas confiáveis para que aconteçam da maneira adequada.
Para isso, o processo de gestão de documentos se baseia na uniformidade de emissão, guarda, transporte e utilização dos documentos. Em outras palavras, é criada uma regulação que padroniza os recursos, metodologias e procedimentos que envolvem a parte documental da empresa. Em seguida, essa prática deve ser compartilhada aos empregados, definindo assim as orientações de aplicação.
De modo geral, processos com uniformização fluem de modo mais tranquilo e contribuem para o trabalho feito em outras áreas ou por colaboradores novos.
Saiba mais | 5 problemas causados por uma gestão documental ineficiente
Melhores práticas na gestão documental
Após compreender o que é gestão de documentos e seus principais benefícios dentro de uma organização, é o momento de conferir algumas dicas para transformá-la em um diferencial competitivo. Veja!
Estruture um espaço adequado para o armazenamento físico
O primeiro ponto para ter uma gestão de documentos eficaz em sua empresa é pensar no que deve ser armazenado de modo físico. Neste caso, o ideal é nunca improvisar um espaço, mas sim se certificar que ele possui as condições básicas para que os documentos fiquem seguros e livres de danos ou estragos.
Caso não haja espaço dentro da sua empresa, é possível optar por guardá-los em um ambiente exterior, desde que cumpra a função de armazenamento seguro e eficiente. E não se esqueça que os documentos exigem identificação que facilite o controle, busca e manuseio.
Considere a temporalidade documental
Esta dica vale tanto para o armazenamento físico quanto para o online. Afinal, o descarte documental só deve acontecer quando há a certeza sobre o documento não possuir nenhuma finalidade mais dentro do ambiente corporativo.
Para isso, é possível contratar um profissional com expertise em documentação e que entenda sobre a temporalidade dos papéis. Por exemplo, há casos como documentos que comprovam a quitação de obrigações com a Previdência Social dos funcionários que exigem a guarda por, pelo menos, 30 anos.
Por sua vez, a digitalização deve acontecer tanto em casos onde a versão digital é aceita quanto em situações em que o documento digital pode favorecer a busca do documento físico. Por fim, certifique-se sobre como armazenar e acessar documentos de valor histórico, que podem ter função diferente do motivo pelo qual foi criado.
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Crie políticas objetivas de uso dos documentos
Ainda que uma empresa aposte na uniformização dos documentos, é necessário que haja diretrizes claras para o uso e transporte deles. Afinal, é através desta medida que será possível garantir a fluidez do processo e evitar riscos como extravios ou danos aos arquivos armazenados.
Para isso, o ideal é criar uma política de uso dos documentos da empresa e estabelecer formas corretas para a solicitação deles. Através disso, a organização consegue também preservar a segurança durante a movimentação de papéis ou arquivos eletrônicos.
Gestão de documentos digitalizados
A última dica se refere à gestão de documentos digitais que, com o avanço da tecnologia e o uso de versões online e da assinatura eletrônica, oferecem uma nova modalidade de arquivamento.
Neste cenário, é importante optar pela versão digital sempre que ela for permitida, e aplicar recorrentemente as práticas que restringem o acesso a usuários autorizados e evitam o extravio ou exclusão do arquivo.
Além disso, os benefícios da utilização de arquivos eletrônicos é uma alternativa excelente para reduzir a ocupação de espaços físicos, favorecendo a localização, acesso e transporte e garantir que não haja deterioração com o tempo.
Perguntas essenciais para definir o uso da gestão de documentos pela sua empresa
Para entender se sua empresa necessita da gestão documental automatizada, é preciso, primeiramente, realizar o mapeamento dos seus processos. Após isso, você conseguirá entender por que cada documento é gerado, como acontece o armazenamento e manuseio, além dos objetivos que envolvem essas práticas.
Por isso, você deve se fazer as seguintes perguntas:
- Para quê eu preciso de tal informação (documento)?
- Qual é o “papel” que o conteúdo de determinado arquivo exercerá em determinada tarefa?
- Quais são as etapas deste processo?
Sendo assim, é importante avaliar a complexidade desses processos, que tende a aumentar quando temos muitas etapas, participantes, áreas e documentos. Neste cenário o ideal seria combinar gestão de documentos com automação de processos. Mas será que existem ferramentas que combinam essas duas abordagens?
Gestão de documentos e BPMS
Como explicamos, a gestão de documentos é um processo essencial para empresas que buscam otimizar seus fluxos de trabalho e aumentar a eficiência operacional. Mas se você ainda se pergunta como aplicar o método de maneira prática no seu negócio, você precisa conhecer o BPMS.
A sigla significa, em português, Sistema de gerenciamento de processos de negócio e é uma ferramenta que permite mapear a automação de processos, inclusive a gestão documental de uma empresa.
Com a implementação de um BPMS, é possível automatizar etapas de criação, aprovação e arquivamento de documentos. Ou seja, sua empresa efetivamente realiza todas as etapas que beneficiam o seu negócio. Além disso, o BPMS permite a integração de sistemas de gestão de documentos que já existem na empresa.
Dessa forma, você pode garantir segurança e integridade aos documentos corporativos, evitar perda e extravio de informações e facilitar o acesso e compartilhamento de documentos entre diferentes áreas e colaboradores. Mas muito além disso, você pode ter controle e organização mais profundos dos processos que envolvem documentos.
Sua ferramenta de BPMS está no Holmes!
Com o Holmes, você pode escolher entre soluções que atendem à gestão de documentos de empresas dos mais variados portes. Isso porque temos alternativas comprovadamente eficazes para quem busca maior controle e organização nos documentos, tarefas e processos empresariais.
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