Como engajar equipes a distância na crise?

 Diante de tudo o que tem acontecido nos últimos dias, com a pandemia da COVID-19, muitos empresários liberaram as equipes para o home office, mas já estão percebendo que essa prática acompanha alguns desafios, um deles é como engajar equipes a distância?

No Brasil, a prática do home office vem crescendo nos últimos anos.  Muitas empresas têm se interessado cada vez mais em oferecer esse benefício como uma forma de melhorar a qualidade de vida do colaborador.

Pelo menos é isso o que diz a última Pesquisa Home Office, da sociedade brasileira de teletrabalho e teleatividades. No estudo 70% dos entrevistados afirmaram que o bem-estar do colaborador seria o principal objetivo para implementação da prática.

O fato é que, em meio à crise que estamos vivendo, o trabalho remoto se tornou essencial para as empresas não pararem totalmente e ainda contribuírem com o achatamento da curva epidêmica do COVID-19.

Porém para não perder o controle da equipe você que é um líder precisa estar mais presente do que nunca. Quanto mais unidos, mais forte sua empresa sairá dessa crise, mas como manter a união com o time a distância? 

Como engajar equipes a distância?

Equipes a distância podem ser altamente produtivas, caso contrário empresas como a desenvolvedora de softwares Clevertech, que é totalmente remota,  não seriam bem sucedidas.

Kuty Shalev, fundador e CEO da empresa, não conheceu seu CTO pessoalmente nos três primeiros anos em que trabalharam juntos, isso só foi possível graças às ações realizadas para criar um ambiente acolhedor, mesmo que remoto.

Segundo a pesquisa Home Office, que citamos no começo do texto, 63% dos participantes considera a melhora da mobilidade urbana um dos maiores benefícios dessa prática, mas existem muitos outros que a fazem cada vez mais atraente.

Porém, muitas pessoas reclamam que trabalhar em casa pode ser muito difícil por conta das distrações que podem surgir normalmente.

Fora isso, ainda temos que levar em consideração os agravantes da crise: Ter que trabalhar com as crianças em casa, não ter opção de ir à empresa nem para reuniões e até fatores emocionais e psicológicos causados pela situação, como medo e ansiedade.

Para driblar esses desafios cada um precisa fazer a sua parte. Os colaboradores devem ter cuidados como:

• Criar um planejamento das tarefas diárias;
• Atentar-se à comunicação com as equipes;
• Verificar os recursos tecnológicos (internet, computador) e avisar o gestor se tiver algum problema;
• Ter um lugar próprio e organizado para trabalhar;
• Conversar com os outros moradores da casa para que não interrompam em determinados momentos;
• Evitar distrações, como celular e televisão;
• Fazer pausas e incluir atividade rápidas no dia a dia para reset de atenção; como meditar 5 minutos ou fazer um alongamento.

Essas são práticas que os colaboradores podem fazer com a sua orientação, mas e você como líder? Como engajar a equipe a distância com ações simples?

Vou te mostrar as dicas que eu separei:

1- Chamadas de vídeo

Faça reuniões periódicas por video chamada, no começo ou no final do dia, pelo menos uma vez por semana. Nestas reuniões alinhe os objetivos da equipe, incentive os membros a comentar o que cada um está fazendo e esclareça as principais metas do período.

Realize reuniões com a equipe toda e aproveite a oportunidade para reforçar as relações interpessoais, criando atividades em que um precisa falar com o outro, isso é importante para combater a sensação de isolamento.

Depois, se desejar, marque reuniões individuais com cada um, o que também é de extrema importância para que o colaborador tenha a oportunidade de falar algo mais específico, que não quis dizer na frente do time.

Aproveite as vídeo chamadas para engajar as equipes a distância oferecendo feedbacks, comentando as últimas entregas de cada um, elogiando ações pontuais nas reuniões de equipe e guardando as críticas para as reuniões individuais.

2- Treinamentos ou conversas temáticas

 Nem toda conversa entre a equipe precisa ser sobre o trabalho. Conversas estruturadas em torno de conteúdo compartilhado podem dar pauta para dinâmicas que te ajudarão a entender melhor onde estão as relações mais profundas e as que precisam se desenvolver.

Os colaboradores podem consumir o mesmo conteúdo, seja um filme, palestra, livro ou artigo e depois, em videoconferência, cada um pode falar algo que aprendeu. O gestor que estiver na liderança do trabalho deve incentivar a troca entre os colaboradores, com perguntas, provocações e diálogo.

Este método serve para combater o sentimento de exclusão, comum em colaboradores remotos. Clubes do livro, cafés virtuais, webinários ministrados por executivos da empresa e todo tipo de interação são excelentes ferramentas.

 Além disso, a cultura de treinamentos é extremamente importante, não só para capacitar o membro da equipe, mas também para ajudar na construção de relacionamentos. Você mesmo pode criar mini treinamentos para sua equipe.

3- Que tal usar técnicas de agile para engajar a equipe remota?

Quanto mais complexo o projeto, maior a necessidade de um método eficaz de gerenciamento. Como você deve saber, o agile é uma metodologia de gestão de projetos que pode ser utilizada em diversas áreas de atuação.

Uma abordagem ágil pode ajudar a combater a comunicação ineficaz, orientações pouco claras, mal-entendidos, conflitos de interesse e má coordenação entre equipes e departamentos.

Com a ágil é possível criar um ambiente de troca onde todos trabalham para entregar uma solução e não para achar um culpado. Assim, todos os membros da equipe se sentem à vontade para expor ideias.

A abordagem ágil é centrada nos princípios de adaptabilidade, colaboração, melhoria contínua, comunicação frequente e capacitação de cada colaborador. É por isso que é perfeito para equipes remotas.

Você pode ler mais sobre ágil neste artigo completo do nosso blog: Entenda o que é metodologia ágil, quais os principais tipos e por que você deveria implementar na sua empresa!

4- Sessões de vídeo game online

Lembra que eu falei do Kuty Shalev da Clevertech? Pois bem, em mais de uma década de empresa muitos desafios sobre o home office tiveram que ser superados, um deles foi driblar os altos índices de rotatividade, que se agravava pelas equipes serem totalmente remotas.

Superar este obstáculo se tornou prioridade de Kuty e muitas ações foram desenvolvidas para isso. Uma delas foi colocar os times para jogar vídeo game, como conta em seu artigo escrito para a Harvard Business Review:

Use jogos online para ajudar a criar confiança. Embora isso possa parecer pouco convencional, jogar um videogame – escolhido por sua capacidade de forçar a colaboração e colocar a equipe em cenários destinados a falhar – ajuda a criar confiança e revelar como a equipe lidará com pressões negativas – afirmou Kuty.

Segundo ele, é importante pensar em jogos que realmente possam colocar os jogadores em situações desafiadoras:

 Escolha deliberadamente um jogo que force o maior número possível de membros de sua equipe a sair de suas zonas de conforto. É essencial criar a quantidade equivalente de estresse e a possibilidade de falha que existe no trabalho.

Kuty relata ainda que, no começo, tentou usar jogos como Fortnite e League of Legends, mas percebeu que faltava a complexidade necessária para que os jogadores aprendessem com suas falhas, então tentou aumentar a dificuldade com jogos como Factorio.

 Essa prática, junto com outras, como as conversas estruturadas que citei no tópico anterior, ajudaram a Clevertech a diminuir os índices de rotatividade e engajar as equipes a distância, estreitando relações interpessoais na empresa.

5- Não existe home office sem tecnologia, toda a estrutura de trabalho remoto se baseia nela: 

Existe aplicativo de ponto com geolocalização para o colaborador marcar on-line, ferramenta de gestão e entrega de tarefas, CRM, ERP e BPM em nuvem para acessar de qualquer lugar do mundo e muitas outras ferramentas que podem te ajudar a ser cada vez mais online.

Mas eu quero chamar sua atenção para algo: seus processos. Nós falamos muito sobre isso aqui no blog e percebemos que muitas empresas ainda mantém processos analógicos, nos quais  tudo é controlado por planilhas, e-mails e até documentos em papel.

Minha dica é: digitalize seus processos. Nós vimos essa importância agora, mas este é o futuro, temos que estar preparados. Precisa que um cliente assine um contrato? Existe assinatura digital. Precisa acessar um documento da empresa? Existe armazenamento em nuvem. 

Quanto mais automatizados forem seus processos, mais preparado você estará para trabalhar de qualquer lugar do mundo. Nem você e nem seu colaborador precisam ir até a empresa, mude essa mentalidade a partir de agora.

E viva o home office!

Eu tinha mais algumas dicas para dar, como fazer uma newsletter interna para fortalecer a comunicação, investir em uma intranet e criar uma página específica para falar da cultura da empresa…  Mas fica para uma próxima oportunidade.

Com as dicas que deixei aqui tenho certeza que você já poderá criar algumas ações para engajar a equipe à distância nesta pandemia. Incentive sua equipe a ficar em casa neste período, assim colaboramos com o bem-estar de toda a população.

Ah e que tal deixar o home office fazer parte da cultura da sua empresa daqui para frente, mesmo quando a COVID-19 for embora? Tenho certeza que você ficará feliz com os resultado.

Tem mais alguma dica para engajar equipes a distância? Comente aqui que eu quero conhecer 😉