Ferramenta de automatização de fluxos de trabalho- Conheça 7 recursos essenciais

 Está pensando em começar a automatização de fluxos de trabalho na sua empresa? Esse é um passo importante para quem deseja tirar a transformação digital do papel.

Já está mais do que claro que e-mails e planilhas não são as ferramentas mais adequadas para controlar tarefas e prazos, tampouco para executar, organizar e padronizar etapas de fluxos de trabalho com participantes distribuídos entre diferentes áreas.

 Colocar a rotina no automático é uma ótima solução para se livrar de gargalos e falhas humanas, além de facilitar a execução de trabalhos repetitivos e, consequentemente, ter uma equipe menos sobrecarregada e com mais tempo para se desenvolver e criar novas estratégias. 

Mas, ok! vamos considerar que você já sabe de tudo isso e quer ter todos os benefícios da automatização de fluxos de trabalho, por onde começar?

O primeiro passo é escolher a ferramenta ideal, mas no mercado você vai encontrar diversas opções, como saber quais recursos REALMENTE são importantes para automatizar seus processos de uma forma prática e rápida? – afinal ninguém merece entrar em projetos grandes, complexos e caros não é mesmo?

É sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. Vamos conhecer os recursos essenciais que você deve considerar parte do seu pacote de soluções.

 Quais os 7 recursos que uma ferramenta de automatização de fluxos de trabalho precisa ter para ser considerada uma boa opção para sua empresa?

1- Desenhador

 Desenhar os processos que você deseja automatizar é o primeiro passo para transformar seus fluxos de trabalho. Isso não só traz clareza aos que já trabalham na empresa como também facilita o aprendizado de novos integrantes.

 Você pode fazer isso desenhando em uma plataforma exclusiva de documentação ou simplesmente construindo seus workflows na própria ferramenta de automatização de fluxos de trabalho.

 Para que essa segunda opção seja realmente eficiente, é preciso que o sistema siga algum padrão reconhecido, até porque se cada um utilizasse sua própria notação, a curva de aprendizado seria gigantesca.

 Por isso a metodologia BPM, por exemplo, utiliza uma notação padrão conhecida como BPMN, utilizada mundialmente. Ferramentas de automatização de fluxos de trabalho que possuem recursos de desenho de processos baseados em BPMN são ótimas opções para desenhar processos e ao mesmo tempo automatizá-los.

 Mas atenção: se o seu objetivo é resolver um problema de forma rápida, sem ter que lidar com a complexidade de uma metodologia como o BPM, você pode escolher uma plataforma mais enxuta que tenha apenas os elementos essenciais do BPMN.

 Esse é um dos princípios que nossa equipe de design de produto decidiu seguir com a nossa solução de melhoria de processos, o holmes: manter a simplicidade e garantir a eficiência deixando apenas o essencial da notação BPMN e abrindo mão da parte complexa do BPM. 

Se você quer documentar seus processos seguindo à risca o BPM essa não é a melhor opção, mas se você quer ter um diagrama onde pode visualizar o passo a passo do seus fluxos ao mesmo tempo resolver problemas relacionados a eles, com certeza é de uma ferramenta como essa que você precisa.

2-Capacidade de automatizar regras de negócios

 Quando falamos em automatização de fluxos de trabalho devemos considerar que, na maioria das vezes esses fluxos envolvem execução de tarefas, ações ou controle de prazos, e se você já andou pesquisando um pouco sobre as soluções de mercado sabe bem que um dos tipos de ferramentas mais utilizados para essas demandas é o Kanban.

 O Kanban é uma excelente filosofia e, como plataforma tecnológica, é um excelente modo de organizar e controlar entregas em projetos e trabalhos colaborativos, porém não é a melhor opção se você precisa automatizar regras de negócios e padronizar tarefas ou etapas de processos.

 Ao contratar uma ferramenta de automatização de fluxos de trabalho verifique a capacidade de automatizar e suportar as regras de negócios, ou seja, as exigências, obrigatoriedades e requisitos para que cada etapa possa ser considerada como concluída.

 Algumas ferramentas fazem isso com muita facilidade, outras com mais dificuldade e outras ainda são extremamente limitadas nesse sentido, você precisa definir qual a sua prioridade em relação a isso. 

3-Painéis

 Métricas são importantíssimas para ter uma visão da produtividade da equipe, mas principalmente para identificar gargalos e tomar ações preventivas e corretivas a respeito deles. 

As ferramentas de automatização de fluxos de trabalho precisam garantir uma visão rápida do que está acontecendo em tempo real na sua empresa: o que foi concluído, o que ainda vai vencer, quem está produzindo mais ou menos e quanto tempo as atividades demoram para chegar a conclusão.

Afinal, como diria Peter Drucker: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”

4- App 

 Até pouco tempo atrás eu não diria que ter um app seria algo obrigatório, afinal nossa ideia de trabalho geralmente era no computador, no escritório e em horário comercial, mas aí veio o coronavírus e mudou tudo.

 Apesar do trabalho a distância ser parte da realidade de algumas empresas já há algum tempo, só agora podemos dizer que é o cenário de maioria dos negócios, pelo menos dos que têm perfil para usar uma ferramenta de automatização de fluxos de trabalho.

 Então não tem jeito, se a sua plataforma não te dá um app para aprovar as tarefas, realizar ações e se comunicar com a equipe diretamente da sua casa, do carro ou de qualquer outro lugar, através do seu celular, infelizmente você está em desvantagem.

Se ainda vai contratar uma ferramenta lembre-se de levar isso em consideração na hora de pesar na balança as vantagens e desvantagens.

5- Avisos e gatilhos

 Os avisos e notificações são parte essencial para uma boa automatização de fluxos de trabalho, especialmente para que as pessoas não tenham que memorizar o que precisam fazer.

Sua ferramenta de automatização de fluxos de trabalho deve garantir a configuração e o controle de prazos, afinal eles são uma das partes mais importantes dos processos.

 Também é essencial que elas tenham o mecanismo de “gatilho”, que consiste em começar processos com base na entrega do processo anterior ou na chegada de uma informação sem que alguém tenha que dar o start manualmente. 

6- Integrações 

 Um fluxo de trabalho pode começar e terminar em diferentes departamentos dentro de uma empresa e, por vezes, em sistemas distintos. Por isso as integrações são extremamente importantes para que o “fluxo” flua por todos os departamentos necessários recebendo e fornecendo informações.

 Agora preste atenção a um detalhe: muitas ferramentas prometem integrações, e até as fazem, mas na hora de tratar os dados que nascem em outros sistemas acabam falhando miseravelmente.

É por isso que tantas equipes têm sistemas mas continuam usando planilhas, ou fazem manualmente a migração de dados de um sistema para o outro.. A dica é analisar muito bem e testar com antecedência, se for possível.

7- Suporte e sucesso do cliente

 Por último, mas não menos importante, temos que falar de suporte e da equipe de sucesso do cliente, muitas vezes encarada como um diferencial, já que alguns serviços simplesmente oferecem a ferramenta e te deixam se virar com o restante.

 Se você quiser evitar dores de cabeça, ou até se você não quer fazer tudo sozinho e sobrecarregar sua equipe de TI, garanta que o suporte da ferramenta que você pretende contratar realmente estará presente quando precisar.

 Considere a disposição de times de sucesso do cliente como um ponto extremamente relevante para a contratação de um serviço, sim serviço, afinal plataforma todo mundo fornece, mas como você vai usá-la? Como identificar as oportunidades de melhoria?

Tudo isso pode ser facilitado através de um time de CS, por isso eles devem ser considerados parte do pacote de soluções.

Agora sim, você está pronto para escolher a ferramenta ideal

E aí? Gostou de conhecer esse 7 recursos que não podem faltar na sua ferramenta de automatização de fluxos de trabalho? Eu espero que sim.  

 Se você leu até aqui e está aí empolgado para encontrar a ferramenta ideal para automatizar seus fluxos, quero aproveitar para te convidar a conhecer o holmes, nossa solução de aprimoramento de processos.

O holmes é um sistema simples e intuitivo, que possui não somente todos os recursos que nós citamos aqui mas também vários outros como: assinatura digital integrada ao processo, inclusão de participantes externos sem a necessidade de login, templates de preenchimento de documentos e uma super central de busca para localizar informações em apenas alguns cliques.

Quer saber como ajudamos diversas empresas a tirarem a transformação digital do papel?

Leia o artigo abaixo onde eu explico tudo o que você precisa saber sobre o holmes.

Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

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