por Suelen Hofrimann em 14/03/2023
Existem muitas ferramentas de automação de processos no mercado, por isso, esse termo pode ser um pouco genérico se você não conhecer bem as diferenças entre elas. O primeiro passo para encontrar algo que atenda às suas necessidades é identificar o tipo de processo ou atividade que você pretende automatizar.
Nesse artigo eu vou te apresentar um dos melhores tipos de ferramentas de automação de processos para fluxos de trabalho, tarefas do dia a dia, regras de negócios, controle de prazos, gerenciamento de documentos e controle de demandas entre áreas.
O que uma ferramenta de automação de processos pode fazer pelo seu negócio?
As vantagens de automatizar processos, no sentido amplo, são muitas: produtividade, agilidade e simplicidade são bons exemplos de benefícios que fazem parte do pacote de automação.
No dia a dia de um negócio, por exemplo, automatizar o controle de tarefas pode evitar falhas e gerar uma redução significativa no tempo de tratativa das demandas, diminuindo a dependência do ser humano para cumprir as regras de negócios.
Com os ajustes corretos é possível elevar a eficiência operacional dos times, acelerando resultados e administrando melhor os recursos disponíveis.
Esses são aspectos genéricos que justificam a utilização de ferramentas de automação de processos, mas cada tipo de automação pode gerar ganhos específicos que devem ser analisados caso a caso. Ao implementar um sistema, é importante ter clareza do objetivo ou problema a ser resolvido para avaliar a proposta de cada fornecedor e os ganhos que se pode atingir com a solução.
Automatizar processos pode envolver várias soluções, mas tudo começa no fluxo de trabalho
Quando se fala em automatizar processos em empresas, dificilmente se pensa em apenas uma solução. Na verdade, é comum utilizar várias ferramentas diferentes que podem aparecer em determinadas etapas de um fluxo de trabalho.
Então, imagine um corpo: tem os órgãos, mas também existe a estrutura (esqueleto, coluna, etc.), que é o que segura tudo no lugar. Em uma empresa, para dar estrutura a todos os sistemas utilizados no dia a dia, pode-se usar um tipo de plataforma chamada BPMS (Business Process Management Software).
Um BPMS serve para automatizar fluxos de trabalho com regras de negócios, direcionando o dia a dia da empresa com menos esforço humano. É uma forma de conduzir os processos e integrar áreas, sistemas, pessoas e dados de acordo com a estratégia de gestão da organização.
Em uma ferramenta de automação de processos BPM é possível criar diagramas visuais com etapas e condições para conduzir o fluxo de trabalho. Assim, líderes podem visualizar o dia a dia do negócio, garantindo a eficiência operacional durante o crescimento.
Processos que podem ser automatizados com BPMS
Um sistema de automatização de processos BPMS, geralmente, é utilizado nas áreas de negócios e Back Office das empresas em parceria com o ERP. É uma boa opção para automatizar e padronizar demandas com documentos, prazos, ações e dados.
Alguns processos que podem ser automatizados com BPMS são:
Fluxo de tarefas: com a automatização dos fluxos de tarefas os usuários podem executar suas atividades e acompanhar o progresso dos processos de negócios em tempo real.
Gerenciamento de documentos: com o gerenciamento automatizado dos documentos, os usuários coletam, manuseiam, armazenam e acessam arquivos relacionados a um processo específico a qualquer momento.
Automação de processos financeiros: o BPMS pode ser integrado ao ERP para melhorar processos financeiros, incluindo demandas relacionadas ao faturamento, conferência/aprovação de pagamentos, controle de notas fiscais e outras demandas.
Processos de RH: também é possível automatizar processos de RH, incluindo gerenciamento de folha de pagamentos, gestão de benefícios, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, entre outros.
Demandas de compras: com o BPMS as empresas podem centralizar solicitações de compras, controlar aprovações de pedidos, cotações e envio de dados para o financeiro.
Fluxos de aprovação: muitas empresas utilizam fluxos de aprovação para manter a governança e evitar falhas em determinadas demandas. No BPMS é possível criar diferentes tipos de alçadas.
Gerenciamento de cadeia de suprimentos: é possível gerenciar várias demandas da cadeia de suprimentos, incluindo o gerenciamento de pedidos, faturamento, gerenciamento de estoque e distribuição.
Back Office: pode-se automatizar demandas gerais do back office, como pedidos, cadastros, conferências, coletas de dados, processos de assinaturas e muito mais.
Conheça o sistema BPMS mais flexível do mercado: o Holmes
Muitas empresas desistem das suas iniciativas BPM pela complexidade que encontram na implementação, afinal é um sistema que atinge a estrutura da operação, mas a boa notícia é que não tem que ser assim tão difícil!
As empresas precisam de agilidade para solucionar problemas e se manter operacionalmente eficientes durante as mudanças geradas pelo crescimento. Por isso, o Holmes é uma ferramenta de automação de processos focada em entregar resultados o mais rápido possível e com o mínimo impacto na cultura organizacional (comparado a outros sistemas mais robustos).
Nossa estratégia é baseada em oferecer os recursos necessários para automatizar vários tipos de processos sem toda a complexidade encontrada em outros sistemas mais robustos, mas mantendo a simplicidade e flexibilidade necessárias para que os fluxos consigam se adaptar conforme os processos evoluem.
Essa é uma ótima opção de ferramenta de automação de processos para automatizar fluxos de trabalho com agilidade. Para conhecer melhor o Holmes clique no banner abaixo e veja como o sistema funciona.
Espero que esse conteúdo tenha ajudado você a ter uma noção mais clara de como ferramentas de automação de processos podem ajudar o seu negócio.