Como lidar com as dificuldades relacionadas à mudança de processo?

Você já precisou mudar algo nos processos da sua empresa? Então, deve lembrar que não é nada fácil lidar com os impactos que as mudanças causam na cultura da organização. Por outro lado, não mudar significa submeter a equipe a processos mal otimizados que só fazem perder tempo e dinheiro.

Então, no artigo de hoje vou falar sobre como lidar com a mudança de processo através de uma boa gestão de mudanças organizacionais.

Por que a mudança de processo é tão importante?

 As mudanças nos processos são alterações realizadas nos fluxos de trabalho. É possível realizar diversas alterações, sejam elas nas: 

• Etapas; 
• Forma de execução;
• Atribuições de responsabilidades; 
• Ferramentas utilizadas;
• Métodos; 
• Sistemas;
• E outros.

Através das otimizações certas é possível melhorar o desempenho da empresa, gerando redução de custos, execuções mais rápidas, aumento de produtividade, maior qualidade de produção e outros aspectos que ajudem no crescimento e sustentação do negócio.

É importante ressaltar que a própria mudança é um processo contínuo. A melhoria contínua dos processos é necessária para a manter as vantagens. Postergar mudanças importantes pode levar a empresa a perder vantagem competitiva. Isso na prática pode significar: 

• Gargalos, 
• Aumento de custos, 
• Equipes infladas e sem perspectiva, 
• Estruturas precárias 
• E por aí vai.

 O fato é que em um mundo tão acelerado e competitivo como o que vivemos, muitas vezes uma mudança de processo pode ser um pré-requisito para a sobrevivência da empresa. Mesmo assim, muitas organizações acabam deixando essa tarefa para depois, por conta das inúmeras dificuldades que geralmente acompanham essas transformações.

Mudanças de processos são inevitáveis, mas nem tudo são flores!

 Você já tentou implementar uma solução na empresa, mas sentiu que não houve adesão por parte das pessoas? Ou já viu uma tentativa de mudança ir por água abaixo porque as equipes não engajaram tanto? 

Em alguns casos, a resistência dos usuários é tão intensa que dificulta até mesmo a implementação de novas técnicas, métodos ou sistemas. Este cenário é mais comum do que você imagina e o impacto direto na cultura organizacional, que acontece durante as mudanças organizacionais, é a principal dificuldade dos gestores.

Na teoria, todos nós amamos mudar, mas na prática ter que reaprender a fazer algo não é tão agradável quanto parece. Para que isso seja aceito pelas pessoas, é importante que as mudanças façam sentido para elas, ou seja, que elas sintam vontade de mudar.

 É por isso que tantas iniciativas de BPM falham e acabam sendo abandonados. Desenhar o processo e implementar um sistema não é a parte mais difícil, mas lidar com a forma como as pessoas recebem essas mudanças pode ser extremamente complicado.

É para isso que existe a gestão de mudança: para combater a resistência e ajudar as empresas na implementação de transformações sadias, tanto para o negócio quanto para as equipes envolvidas.

Então, antes de implementar uma mudança de processo é importante um bom planejamento. Para isso trouxemos dicas simples que podem ajudar bastante!

A seguir, veja algumas ações que podem ajudar a minimizar os impactos das mudanças organizacionais:

1- Antes de qualquer coisa, escute:

  Para ter condições de implementar novas tecnologias é muito importante analisar profundamente o cenário atual da empresa. Falando assim parece fácil, mas muitas organizações não conseguem fazer isso sozinhas e, neste caso, pode ser interessante contratar uma consultoria especializada.

 De qualquer forma, um bom jeito de visualizar o cenário atual e levantar a expectativa do pessoal é ouvindo as pessoas, especialmente aquelas que têm um papel fundamental no processo, seja pela experiência ou conhecimento do dia a dia. E mesmo que você já conheça bem o cenário da empresa, demonstre interesse em ouvir. Você pode fazer isso criando formulários de pesquisa ou colocando os gestores para bater um papo com cada membro da equipe individualmente. Esse é o primeiro passo para fazer com que todos se sintam parte da transformação que você pretende implementar, e ninguém melhor para ajudar a encontrar soluções para os processos do que quem trabalha neles todos os dias.

2- Defina objetivos!

Para começar o seu planejamento de mudanças responda a três perguntas:

• Por que mudar? 
• Esse é o momento ideal? 
• Quais resultados esperamos alcançar com essas mudanças?

O seu objetivo pode ser redução de custos, aumento de produtividade, agilidade de execução ou qualquer outro que faça sentido na organização. Seja qual for a finalidade do processo em questão, quanto mais mensurável, melhor. 

É recomendável utilizar parâmetros externos também, sempre que possível. Faça benchmarking para comparar seus processos com os de outras empresas do mesmo setor, assim você poderá identificar os pontos que está deixando a desejar em relação à concorrência (claro que você deve fazer comparações com as informações disponíveis).

Exemplo: se o concorrente entrega a mercadoria mais rápido que você, quais pontos do processo dele podem ser melhores que o seu e como melhorar o seu processo para não “ficar para trás”?

3- Tenha visão dos riscos

 Quais serão os impactos negativos da mudança de processo que você deseja implementar? 

 É muito importante ter noção de quais outros processos serão impactados e quais sistemas estão envolvidos nesta mudança. Isso tudo te ajudará a pensar em planos de ação para diminuir os efeitos negativos nestes casos. 

 Por exemplo, se você vai integrar diversos sistemas, possivelmente pode acontecer um período de instabilidade. Isso é bastante normal, mas, nestes casos, um bom plano de comunicação pode ajudar a evitar contratempos com os clientes e colaboradores. Tal iniciativa é algo simples, mas faz toda a diferença, e mesmo assim é esquecido por muitas organizações.

4- Identifique os envolvidos

 Lembre-se que trabalhar com as pessoas é a parte mais crítica da mudança de processos. Faça um levantamento rigoroso de quem serão as pessoas envolvidas, a quais áreas elas pertencem e quem serão os agentes (precursores) da mudança.

 Muitas pessoas se sentem perdidas em períodos de mudanças porque não se sentem amparadas, sentem que as informações estão soltas, não sabem o que fazer e nem com quem tirar as dúvidas.

Uma boa dica é começar pela gestão, instruindo os líderes sobre por que mudar e como deve acontecer a transformação, quais ações devem ser tomadas em cada situação e quem são as pessoas com quem tirar dúvidas. Isso é importante para garantir que eles ajudem a impulsionar a mudança ao invés de dificultá-la por falta de engajamento.

5- Comunique, treine e engaje

Não basta chegar e simplesmente dizer: Vamos mudar e pronto! Explique a importância da mudança e quais são os resultados esperados a partir dela. Ofereça treinamentos, deixe claro os objetivos da organização e mostre que as pessoas fazem parte da transformação. 

Comunique o pessoal sobre o cronograma de testes, sobre os objetivos e sobre a importância de cada um fazer a sua parte. Quando este período passar e os resultados começarem a surgir volte e mostre o que funcionou, assim você começará a criar uma cultura de mudanças contínuas.

Quando você pensar em implementar alguma mudança de processo na sua empresa, lembre-se de tudo o que falamos hoje. Afinal, mudar é inevitável, mas é preciso um bom plano de gestão de mudanças para minimizar as consequências.

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado!