Gestão de contratos: como estruturar o processo ideal?

 Uma boa gestão de contratos começa muito antes da assinatura do documento contratual. Gerenciar e executar cada etapa com eficiência exige agilidade, atenção aos detalhes e um bom esquema de segurança da informação. Qualquer erro pode resultar em graves prejuízos.

Além disso, processos de gestão de contratos podem ser bastante complexos e ter um peso significativo nos resultados de departamentos comerciais, jurídicos, compras, RH e outros que precisam formalizar acordos, contratações e negócios.

Sendo assim, como otimizar um processo que além de muito importante pode ser também muito complexo?

Qual tipo de sistema podemos usar para automatizar determinadas etapas dessas demandas?

É isso que nós vamos te mostrar neste artigo. Veja tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos: como fazer, quais sistemas usar e dicas sobre como otimizar.

Vem comigo?

O que é gestão de contratos? 

Gestão de contratos é o conjunto de ações que envolvem o processo de preparação, criação, execução e armazenamento de documentos contratuais, desde a elaboração do contrato até a eventual rescisão ou expiração do período de vigência.

Os contratos podem fazer parte do dia a dia de qualquer departamento que precise estabelecer acordos juridicamente válidos, com direitos e deveres bem definidos, entre as partes envolvidas.

Assim, podemos dizer que os contratos são instrumentos de proteção e zelo pelo cumprimento de determinados termos. É uma garantia de que uma promessa será cumprida, digamos assim, em detrimento de uma penalidade.

Por isso, fazer a gestão desses documentos de forma eficiente é importante para expandir o desempenho operacional, além de identificar e mitigar riscos financeiros e morais.

Dificuldades na gestão de contratos

A complexidade do processo de gestão de contratos pode crescer conforme o número de demandas aumenta. Nesses casos, quando a operação depende da concretização do contrato, é preciso agilidade.

Muitas vezes, sem o contrato pronto, os processos travam: pagamentos atrasam, negócios se perdem, direitos e deveres são negligenciados. Todas essas situações implicam em uma experiência ruim.

Assim, gestores devem lembrar que a gestão de contratos é um processo que agrega valor diretamente para as partes interessadas, ou seja, clientes, fornecedores, colaboradores e a própria empresa se beneficiam e interagem com esse fluxo de atividades.

E vale lembrar que a responsabilidade pela experiência dos participantes no processo de assinatura, geralmente, é de quem elabora o instrumento. Por isso, quem faz a gestão de contratos deve realizar um planejamento estratégico para estruturar um processo eficiente.

Para isso, é importante conhecer as etapas do ciclo de vida de um contrato.

Etapas do ciclo de vida do contrato

Um processo de gestão de documentos contratuais deve contemplar todas as fases do ciclo de vida de um contrato que são:

Pré-contratação: etapa onde é criada a minuta contratual com os objetivos do instrumento. Uma espécie de prévia e definição do que será contratado.

Contratação: é a fase da contratação e oficialização do contrato, onde os responsáveis deverão analisar e negociar os termos contratuais.

Pré-execução: nesta etapa acontece todo o trabalho operacional da gestão de contratos, da preparação até a assinatura do documento.

Execução: essa é a fase onde os termos e entregas acordadas em contrato são executados de fato, dura o tempo necessário para cumprir o acordo.

Encerramento: quando o tempo previsto de vigência do contrato termina acontece o encerramento, alteração ou renovação do acordo. Depois de encerrado, o ideal é que as partes preservem o documento e o histórico pelo período de tempo indicado para assegurar a conformidade jurídica.

Essas são as etapas do ciclo de vida de um contrato. Um processo de gestão de contratos deve apoiar todas essas fases. Mesmo que sua empresa não seja responsável pela elaboração do contrato, haverá um processo para gerenciar os documentos e o próprio instrumento contratual dos acordos que a organização participa.

Como um processo de gestão de contratos deve ser?

Abaixo, veja como pode ser um processo de gestão de contratos:

1- Solicitação

Caso a empresa tenha um setor jurídico ou de gestão de contratos para se responsabilizar pela pré-execução, o primeiro passo do processo deve ser a solicitação.

A área solicitante precisará formalizar a necessidade do contrato para que o setor responsável prepare-o.

2- Captar informações

Depois de analisar, aprovar o pedido e definir o tipo de contrato é preciso reunir as informações para elaboração do instrumento. E acredite, essa tarefa nem sempre é tão simples quanto parece.

Imaginando um contexto onde o processo não é automatizado, essas informações, geralmente, chegam através de e-mail, whatsapp e outros apps de mensagem. Isso quando não vêm impressas dentro de um envelope.

Esse tipo de abordagem é comum, mas cheia de brechas para erros, esquecimentos e falta de rastreabilidade. Por isso, a coleta de informações deve ser bem definida e planejada, de preferência, centralizando o recebimento em uma ferramenta própria para isso.

3- Elaboração do contrato

Nesta etapa, com os documentos em mãos, o contrato ou a minuta é redigida e enviada para aprovação das partes. É possível acrescentar, antes da aprovação, uma fase de negociação ou alteração, caso haja alguma mudança.

4- Assinatura

Depois da fase de revisão e aprovação do contrato, finalmente chega a etapa de assinatura. Nesse aspecto é necessário analisar as melhores estratégias para agilizar o processo.

A assinatura eletrônica, por exemplo, é uma possibilidade aceita na maioria dos casos e juridicamente equivalente a uma assinatura em cartório. Se o tipo de contrato aceitar esse formato, sua empresa poderá economizar tempo e dinheiro, além de garantir a oficialização mais rápida dos termos.

5- Armazenamento e gestão

A fase de armazenamento dos contratos deve ser planejada para que a empresa possa consultar e gerenciar os documentos rapidamente, caso seja necessário.

Atrelar o contrato com o histórico do processo é importante para reforçar os termos. Além disso, guardar documentos hoje em dia é uma tarefa que deve ser realizada observando as exigências da LGPD.

6- Fim da vigência

Quando a vigência do contrato termina, é preciso providenciar o que será feito a seguir. Há três iniciativas que podem ser necessárias:

1. Alterações para manter os termos em conformidade com a lei: se este for o caso, é preciso anexar as alterações ou redigir um novo documento. Neste caso a outra parte deve ser informada sobre as alterações. Isso também é uma etapa do processo.
2. Renovação: essa alteração pode ser automática, caso tenha sido definido no acordo original, neste caso não haverá outra etapa. Caso haja uma nova negociação, as etapas devem ser planejadas.
3. Encerramento/expiração: neste caso é importante estipular por quanto tempo o histórico será mantido para garantir a segurança jurídica das partes.

#Dicas para uma gestão de contratos mais assertiva

1- automatize o processo

A tecnologia pode ajudar a acelerar o processo de gestão de contratos, mas muito mais do que isso, uma ferramenta que centralize as informações e registre o histórico de tudo o que aconteceu em cada demanda e ação, mitiga os riscos jurídicos e operacionais, além de reforçar as evidências em caso de reclamação dos direitos acordados no instrumento.

Sistemas que automatizam a gestão de contratos também facilitam o processo de assinatura eletrônica e garantem o cumprimento da LGPD. 

Mas talvez você esteja se perguntando qual o melhor sistema para fazer gestão de contratos, então, aproveitando que você chegou até aqui, que tal conhecer o Holmes?

Holmes é um sistema BPMS que pode ser usado na gestão de contratos com as etapas que você quiser. Além disso, o Holmes se integra com outros sistemas, possui assinatura eletrônica de documentos, template para contratos com preenchimento automático a partir de campos pré-preenchidos e armazenamento com consulta rápida.

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2- Padronize os processos

Em muitas empresas, cada área trabalha o gerenciamento de contratos do seu jeito. Definir regras sobre como a organização deve atuar em cada etapa é importante para estabelecer padrões, principalmente se o seu processo não for centralizado na mesma ferramenta. 

Evite que cada um conduza o processo de gestão de contratos de um jeito, pois contratos podem ter anos de vigência e é importante que a história de cada processo seja facilmente rastreável.

Estabelecer os procedimentos padrões garante que você preserve o histórico, governança e compliance de cada negociação.

3- Atente-se aos prazos

 É claro que você já sabe a importância de cumprir prazos em atividades previstas nos termos ou no processo de gestão contratual, mas vale a pena lembrar que a vida de um contrato pode ser bastante longa, e podem haver entregas durante todo esse período.

Pode ser interessante automatizar lembretes de revisão dos termos de tempos em tempos para garantir que ambas as partes estão cumprindo com o combinado.

Assim, você tem tempo para reparar possíveis atrasos ou reivindicar seus direitos.

Agora é só colocar a mão na massa e otimizar a sua gestão de contratos!

Gerenciar todos os processos envolvidos na gestão de contratos pode fazer uma diferença enorme nos resultados da sua empresa. Através da organização desse processo a organização evita contratempos e pode se planejar para garantir os recursos financeiros e operacionais em situações de inconformidade com os termos.

Por isso, aproveite que você leu este artigo até aqui e revise seus processos com as nossas dicas. 😊