Como otimizar a gestão de compras na construção civil

A gestão de compras na construção civil é um pilar fundamental para manter o equilíbrio no orçamento das obras.

Isso porque, tanto a falta quanto a sobra de materiais podem representar problemas nos custos e desenvolvimento da construção. Assim, os desafios para manter os suprimentos certos, na hora certa, em estoque, podem representar bastante trabalho para o setor de compras.

Neste artigo veremos algumas estratégias para otimizar o processo de compras das construtoras. Continue a leitura para ver as nossas dicas.

O que é gestão de compras na construção civil?

A gestão de compras na construção civil representa os esforços estratégicos para adquirir e alocar os recursos necessários para garantir o desenvolvimento da obra a partir do orçamento previsto.

Falando dessa forma parece simples, mas garanto que é bastante desafiador. Isso porque, geralmente, nas obras os custos são elevados e todo cuidado é pouco para manter o projeto dentro do orçamento. Por outro lado, não tem como fazer uma obra sem recursos. Por isso, um dos objetivos da gestão de compras na construção civil é evitar os dois extremos: a falta e o excesso.

Por isso, lidar com o plano de aquisição de materiais, produtos, serviços e equipamentos é um aspecto bastante crítico nas construções que pode gerar diversas dificuldades como:

• atrasos na entrega do projeto
• desperdício de materiais
• elevação dos custos de obras
• interrompimento de atividades
• alteração no projeto
• imprevisibilidade
• perda da eficiência operacional

Evitar esse contratempos é consequência de um trabalho estratégico do setor de gestão de compras, uma área extremamente importante nas construtoras.

Como otimizar a gestão de compras na construção civil?

O trabalho da equipe de gestão dos suprimentos de uma obra depende de uma série de aspectos. Basicamente o trabalho parte de um planejamento detalhado para um série de decisões.

Planejar é essencial para gerar previsibilidade, pois é preciso definir o que será comprado e em que momento. Isso envolve uma análise dos requisitos financeiros e logísticos baseados nas necessidades de cada etapa da obra.

Alguns elementos-chave para esse processo são o escopo do projeto, a definição dos fornecedores, os prazos de fornecimento, o cronograma do projeto e o planejamento logístico.

A gestão de compras na construção civil pode levar em consideração as seguintes etapas:

1- Revise o escopo e atribua responsabilidades

A equipe tem a missão de entregar os suprimentos necessários dentro do orçamento. Por isso, é preciso saber o que está sendo comprado e quem está comprando.

Revise o escopo do projeto e defina um modus operandi de trabalho com as  responsabilidades de cada participante bem claras. Para evitar a descentralização e alterações no escopo garanta que apenas as pessoas autorizadas possam fazer pedidos 

2- Liste as especificações e identifique materiais mais complexos

Serviços e materiais que possuem um prazo de entrega mais demorado podem ser mais complexos de adquirir, é importante definir previamente a etapa em que serão necessários para planejar com cuidado a sua compra.

Revise as especificações de engenharia e liste essas necessidades com previsão de datas de entrega, etapa no cronograma e plano logístico.

3- Revise a lista de fornecedores e materiais necessários

Tendo em vista os materiais e serviços necessários, revise a sua lista de fornecedores. Relacionamento é algo importante nessa área, mesmo que o material seja adquirido em etapas avançadas do projeto, é bom que as propostas dos fornecedores sejam conhecidas o quanto antes.

Depois disso você terá informações suficientes para determinar os grandes marcos do projeto, para planejar as compras futuras combinando a necessidade de cada etapa com os prazos de entrega do material.

4- Combine materiais

É preciso analisar com cuidado os materiais que podem ser combinados em uma requisição única. Geralmente, isso pode ser interessante para ganhar descontos e economizar recursos logísticos, no entanto, o local de armazenamento deve estar preparado para preservar a integridade dos suprimentos.

Essa estratégia depende do local onde o fornecimento será realizado, e de onde o fornecedor está saindo. Por isso, é importante mapear os requisitos logísticos dos fornecedores.

canteiro de obras, o que pode dificultar o correto rastreamento das ações na ordem em que acontecem

5- Prepare os requisitos do processo

É importante definir aspectos operacionais dos processos de compras na construção civil. Ainda mais porque essa operação é dividida entre escritório e 

Por isso, defina os requisitos para envio de pedidos, ordens de compras, recebimento de mercadorias, assim como quem deve fazer as inspeções, quais documentos enviar, por qual sistema, etc.

Melhore a gestão de compras na construção civil com tecnologia

Automatizar etapas do seu processo de gestão de compras pode simplificar e agilizar o trabalho, além de reduzir os custos de aquisição. Uma obra já é suficientemente cara para gastar dobrado com pagamentos duplicados ou com erros operacionais.

Por isso, usar tecnologia por todo o ciclo de compras é a melhor forma de mitigar falhas e prejuízos. Mapear e automatizar o processo desde o pedido, passando pela aprovação, que pode ser feita por pessoas que estão no canteiro de obras pelo smartphone e finalizando no faturamento, através de integração com o ERP da construtora, é uma forma de otimizar o processo.

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