por Suelen Hofrimann em 08/04/2020
“O tempo é o que mais queremos, mas o que pior usamos.” (William Penn)
Fazer a gestão de tempo no home office, em plena quarentena, envolve uma série de dificuldades: trabalhar com a família toda em casa, enquanto cuida dos filhos e das tarefas domésticas e ainda driblar distrações e sentimentos negativos gerados pela situação.
Por outro lado, com organização e algumas técnicas simples, o trabalho remoto pode ser uma grande oportunidade de aumentar sua disciplina e produtividade (e também da sua equipe, se você for um gestor).
Pois é, não é a toa que, antes mesmo desta pandemia, a prática do trabalho remoto já vinha batendo recordes de crescimento no Brasil desde 2018. Inclusive, segundo pesquisa do IBGE, a tendência é que quando tudo normalizar, muitas empresas continuem utilizando esta alternativa.
Então, para te ajudar a aproveitar seu home office da melhor forma possível, eu separei algumas dicas para você.
5 dicas para uma boa gestão de tempo no home office!
1-Organizando o espaço e a família
É muito importante ter o seu próprio espaço de trabalho para focar totalmente e se desligar de tudo, afinal, você nunca conseguirá fazer uma boa gestão do tempo no home office em um ambiente bagunçado e barulhento.
Eu entendo que isso pode ser difícil durante a quarentena, considerando que todos os membros da família podem estar em casa, mas vale a pena ter uma conversa com cada um e planejar a rotina da família em conjunto, ao invés de focar apenas na sua. Assim vocês podem encaixar os horários para que todos possam se ajudar.
Se isso for possível, será muito importante para a sua produtividade, pois assim vocês podem combinar de se revezar com os cuidados com as crianças e com a casa, por exemplo.
2- Autoconhecimento
É importante entender como seu cérebro funciona. Observe qual o horário do dia que você é mais produtivo, se tem um dia da semana que você consegue desempenhar melhor as tarefas ou um canto da casa que te ajuda a se concentrar mais.
Você é uma pessoa que trabalha melhor à noite? Tudo bem! Apenas não esqueça de alinhar com a equipe os horários que estará disponível.
E se você é gestor e concluir que horários flexíveis não terão impacto negativo no dia a dia da empresa, compartilhe isso com a equipe.
3- Planejamento do dia
Faça o seu planejamento de tarefas com antecedência, distribuindo-as de forma estratégica no seu cronograma diário, de acordo com o grau de dificuldade e prioridade.
Para começar você deve listar tudo o que você faz e quanto tempo demora para finalizar. Você pode fazer três to do lists: uma mensal, uma semanal e as diárias.
Sabendo exatamente quais os seus melhores dias da semana e melhores horários do dia, você pode distribuir as tarefas que levam mais tempo e exigem mais foco nos momentos em que você normalmente fica mais produtivo.
As tarefas mais simples e rápidas, como responder e-mails, podem ser realizadas em horários menos produtivos: logo que você chega ao trabalho, quando você está voltando do almoço ou encerrando o expediente, por exemplo.
Para fazer essa distribuição, você pode usar ferramentas de gestão de tarefas para se organizar melhor, como o Trello, ou ainda a agenda do Google.
É interessante também separar as tarefas entre duas categorias: urgentes e importantes, como ensinou o especialista em gerenciamento de tempo Hyrum W. Smith, criador do planner.
Segundo ele nós não concluímos grandes projetos porque as tarefas urgentes sempre estão tomando tempo das importantes. Por isso ele criou o sistema baseado em papel com campos para priorizar e organizar tarefas de acordo com a sua importância, de modo a não deixar nenhuma de lado, mas encaixá-las no dia a dia nos melhores horários.
4- Bloqueie as distrações
Estando em casa é natural que você fique exposto a muitas distrações, mas não deixe que elas prejudiquem a sua produtividade. Afaste-se das redes sociais, notificações de apps, de e-mails irrelevantes e, se possível, até do Whatsapp.
Eu sei que trabalhando a distância pode ser difícil abrir mão de ferramentas de comunicação, então, uma boa alternativa é usar um aplicativo exclusivamente para o trabalho, a fim de centralizar a troca de mensagens entre os membros da equipe.
Aqui no holmes nós usamos o Slack e o Hangouts do Google, mas se você preferir também pode ter um número de Whatsapp comercial só para falar com a equipe e clientes.
O principal é separar o pessoal do profissional e se manter longe dessas distrações olhando suas mensagens pessoais apenas de vez em quando, de preferência nas pausas.
Vale a pena limitar a sua presença nas mídias sociais ao mínimo, porque toma muito do seu tempo e não agrega muito valor à sua produtividade.
5- Concentre-se
Para uma boa gestão de tempo no home office, concentrar-se é primordial, mas em casa isso pode ser difícil. Existem muitas técnicas e práticas que podem ajudar. Vou listar minhas 3 preferidas:
Usar a técnica Pomodoro
A conhecida técnica pomodoro criada pelo desenvolvedor, empresário e autor Francesco Cirillo no final dos anos 1980, leva esse nome em referência ao popular cronômetro em formato de tomate da gastronomia.
A técnica é bem simples: consiste em dividir o trabalho em intervalos curtos e cronometrados, chamados pomodoros. Geralmente são períodos de 25 min, com pausas de 5 min, ao final de cada um.
Depois de 4 marcações de tempo, faça uma pausa maior, de 15 a 30 min. O objetivo é se concentrar totalmente durante curtos períodos de trabalho usando as pausas curtas para distrações.
Enquanto estiver trabalhando, se surgirem tarefas extras ou distrações, anote para executar depois. Através disso seu cérebro é treinado para manter o foco em curtos períodos de tempo, o suficiente para não se cansar mentalmente da tarefa.
Nosso Diretor de produto, Beck Novaes, também indicada Pomodoro para manter o foco e concentração no home office. Veja o vídeo abaixo para conhecer mais duas técnicas.
Ouvir música
Estudos revelam que ouvir música enquanto trabalha ou estuda pode ajudar na concentração, além de regular os níveis de estresse e ansiedade.
Claro que seus efeitos variam de acordo com cada indivíduo, mas de um modo geral eu nunca conheci alguém que não gostasse de música.
Para ajudar na concentração durante o trabalho evite músicas letradas, pois elas competem a atenção do cérebro e podem atrapalhar mais do que ajudar.
Dê preferência para músicas instrumentais ou mesmo sons da natureza para te ajudar na concentração.
Meditar
Meditar é uma prática milenar que traz diversos benefícios, alguns deles são:
- Elevar o nível de concentração;
- Baixar a ansiedade;
- Diminuir o estresse;
- Melhorar o sistema imunológico;
- Exercitar a memorização;
- Melhorar as noites de sono;
- E muitos outros.
Neste período de quarentena não tem desculpa para não meditar, afinal, você não precisa de muito para isso. Existem vídeos de meditação guiada para iniciantes no Youtube que duram de 5 a 15 min.
Pode ser feito no horário do almoço, pela manhã, ou durante uma pausa em horário de expediente mesmo. Está com dificuldade em se conectar com alguma tarefa? Medite.
Lembre-se que meditar é, antes de mais nada, esvaziar a mente e tomar o controle dos seus pensamentos.
Gostou das dicas para gestão de tempo no home office? Lembre-se também que “Ser mais produtivo” não significa trabalhar mais…
Essa última dica do nosso post é um alerta para você e sua saúde mental. Ser produtivo significa fazer o que precisa ser feito mas não se atolar de coisas e passar o dia todo assumindo tarefas que nem eram suas a princípio.
Durante a quarentena muita gente está trabalhando em casa e é fácil passar do horário e ficar trabalhando até mais tarde.
Mas com tudo o que tem acontecido, é muito importante cuidar também da saúde mental. Por isso, se você quer ter um dia produtivo, aproveite as horas vagas e faça as devidas pausas nos horários certos.
Descanse, faça exercícios, leia um livro, brinque com as crianças, faça um carinho no bichinho de estimação, cozinhe um jantar especial para a família, assista um filme… Enfim, tem muitas coisas que você pode fazer em casa.
Se desconectar e relaxar também é importante para que a sua gestão de tempo no home office resulte em produtividade durante o dia.
Essas foram as dicas de hoje para ajudar na sua gestão de tempo no home office, espero que aproveite e consiga ser produtivo neste período de quarentena.
Gostou dessas dicas? Comente nos contando como está a sua rotina por esses dias. 😉
Leia também: Como evitar a Síndrome de Burnout durante a quarentena!