por Gabriella Mano Toledo em 26/07/2024
No cenário atual, onde a eficiência é essencial, ter rotinas e tarefas da área financeira torna-se uma solução indispensável. No post de hoje exploraremos como a automação pode transformar o processo de solicitação de reembolso, trazendo inúmeros benefícios para as empresas e evitando atrasos, erros, má experiência e demais dificuldades.
Os desafios dos processos manuais de reembolso
Uma solicitação de reembolso, quando feita manualmente, está sujeita a alguns erros que podem afetar a eficiência operacional de uma empresa. Dentre eles três desafios: tempo gasto desde a solicitação até o pagamento, erros e inconsistências nos formulários e a falta de visibilidade e acompanhamento dos reembolsos.
Tempo gasto com solicitações de reembolso
A gestão manual é um processo que consome muito tempo. Funcionários precisam preencher formulários, anexar recibos e submeter as solicitações para aprovação, gestores e equipes de finanças precisam revisar e aprovar cada solicitação individualmente, consumindo muito tempo também. Esse processo manual não só é ineficiente, mas também atrasa o tempo de reembolso, causando insatisfação entre os colaboradores.
Erros e inconsistências nos formulários
Formulários preenchidos incorretamente, recibos perdidos ou ilegíveis e erros de cálculo são problemas frequentes podem resultar em retrabalho, com funcionários e gestores precisando corrigir e submeter formulários novamente, prolongando o tempo de processamento e, principalmente, podendo levar a discrepâncias financeiras que afetam os registros contábeis da empresa.
Falta de visibilidade e acompanhamento dos reembolsos
Sem um sistema de automação, acompanhar o status das solicitações de reembolso pode ser um grande desafio. Funcionários não têm uma forma clara de saber em que estágio suas solicitações estão, e gestores podem ter dificuldade em monitorar o fluxo de aprovações e pagamentos. Essa falta de visibilidade pode causar atrasos e frustrações, tanto para os funcionários que aguardam reembolsos quanto para os gestores que precisam garantir que todos os processos financeiros sejam executados corretamente.
Benefícios da automação de processos de reembolso com uma ferramenta BPMS
A automação para esse tipo de rotina oferece uma série de benefícios que podem transformar a maneira como as empresas gerenciam suas finanças e minimizar os possíveis erros já citados.
Redução do tempo gasto com reembolsos
Com a automação, o tempo necessário para processar reembolsos é drasticamente reduzido, permitindo que os funcionários submetam suas solicitações de reembolso digitalmente, anexando recibos e documentos de forma eletrônica. As aprovações podem ser configuradas para serem automáticas, baseadas em regras predefinidas, eliminando a necessidade de revisão manual para cada solicitação. Isso acelera o processo de reembolso e libera tempo para que os colaboradores se concentrem em tarefas mais estratégicas. Uma ferramenta BPMS potencializa essa eficiência ao mapear e otimizar cada etapa do processo, garantindo um fluxo de trabalho mais rápido e sem interrupções.
Eliminação de erros e maior precisão
Sistemas automatizados são projetados para minimizar erros humanos. A digitalização de formulários e recibos garante que todas as informações sejam capturadas corretamente e de forma legível. Além disso, cálculos automáticos reduzem a chance de erros matemáticos, garantindo que os valores reembolsados sejam precisos.
Melhor controle e visibilidade dos processos
A automação oferece uma visibilidade completa do status dos reembolsos em tempo real. Funcionários podem verificar facilmente o progresso de suas solicitações e gestores têm acesso a dashboards e relatórios que mostram o fluxo de aprovações e pagamentos. Isso facilita o acompanhamento e a gestão dos processos financeiros, permitindo uma identificação rápida de gargalos e atrasos. Ferramentas BPMS fornecem ainda mais visibilidade, com capacidades avançadas de monitoramento em tempo real, alertas e notificações automáticas, assegurando que todos estejam informados sobre o andamento dos reembolsos.
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