por Suelen Hofrimann em 01/10/2020
Você já se pegou com uma lista de afazeres gigantesca onde tudo parece urgente? Nesses casos, por onde começar? O que é, de fato, prioridade? Nem sempre é fácil tomar essa decisão quando tudo parece importante, então um jeito simples de decidir o que merece sua atenção primeiro é usando uma ferramenta conhecida como Matriz de Eisenhower.
Mas claro, antes de colocar em prática essa técnica, é preciso tomar consciência de que: nem tudo que é urgente é tão importante como parece. Quando você consegue fazer essa distinção, se torna capaz de classificar as tarefas que REALMENTE precisam dos seus esforços e, com isso, se livrar do sentimento de improdutividade e sobrecarga de trabalho.
É isso que eu vou te mostrar no artigo de hoje: Entenda como a matriz de Eisenhower pode te ajudar a ser mais produtivo e parar de fazer tantas horas extras.
O que é Matriz de Eisenhower?
Algumas pessoas acreditam que a matriz de Eisenhower seja é uma ferramenta de produtividade ou organização, para mim a melhor definição é estrutura de tomada de decisão, e vou explicar o porquê.
Para alguém “atarefado”, uma das maiores dificuldades é decidir o que fazer primeiro, concorda? Ao longo do nosso dia podem chegar às nossas mãos mais demandas do que, de fato, temos condições de executar em oito horas de trabalho. Então, qual a solução para isso? Trabalhar até mais tarde? Sacrificar o fim de semana? Deixar tudo atrasado? Negativo! Se você não pode fazer tudo, é preciso priorizar, delegar a outras pessoas, deixar para mais tarde ou simplesmente não fazer.
Você deve estar pensando: “Está louca? Não posso deixar de fazer uma tarefa!” Será mesmo que não pode? Quantas tarefas que não agregam valor a nada e nem a ninguém nós fazemos ao longo do nosso dia?
Dependendo do que se trata você pode sim deixar para lá, simples assim. Mas para isso é preciso saber classificar as tarefas para focar seus esforços no que realmente importa.
É para isso que serve a matriz de eisenhower, um método simples e poderoso pelo qual você define as tarefas como URGENTE e IMPORTANTE e, com isso, tem condições de decidir onde concentrar sua atenção.
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Quem pode ser mais ocupado que um presidente dos EUA?
Referência em produtividade, o ex presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, criador da matriz que leva seu nome (JURA?) teve uma vida de muitas realizações. Além da carreira política, de 1953 a 1961, ele também:
- Foi comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial;
- Lançou iniciativas ambiciosas como a DARPA e NASA;
- Se tornou o primeiro comandante supremo da Otan;
- Atuou como Presidente da Universidade da Columbia;
- E muito mais.
Independente do ponto de vista político que você possui, temos que concordar que ele tinha muitas responsabilidades e uma carreira impressionante! Mas eu não esperaria menos de alguém que foi presidente de qualquer país, ainda mais de uma grande potência como os EUA. O que me chama mais a atenção na história de Eisenhower não é exatamente a rotina corrida, mas sim como ele lidava com ela.
Ele desenvolveu um sistema extremamente simples, porém muito poderoso, de classificação de prioridades das tarefas no qual ele elegia o que era urgente e importante, eliminando sempre que possível tarefas desnecessárias, delegando o que não dependia de sua dedicação pessoal e priorizando apenas o que realmente tinha importância.
Segundo ele:
O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante
Mas afinal, qual a diferença entre urgente e importante?
Tarefas importantes, geralmente, são aquelas que mais o aproximam dos seus objetivos de negócios. Enquanto isso, tarefas urgentes carecem de atenção imediata para evitar consequências desagradáveis.
Classificar os afazeres como urgentes e importantes ajuda a selecionar melhor o que realmente precisa ser feito, afinal produtividade nada tem a ver com fazer o “máximo de coisas”, mas sim com “alcançar resultados com o mínimo esforço possível”.
Como fazer uma matriz de Eisenhower?
É bem simples, faça uma lista de todas as suas tarefas, depois classifique cada uma:
1- Urgente e importante – prioridade máxima;
2- Importante mas não urgente- planeje-se para fazer;
3- Urgente mas não importante – se não é importante para você, significa que existem outras pessoas que podem executar essa tarefa, delegue;
4- Nem urgente, nem importante – exclua da sua lista.
Você pode organizar essas informações em um quadrante de forma visual, assim:
Para isso você pode usar um clássico quadro com post its, um planner, trello ou até fazer sua matriz de Eisenhower no excel. Para te ajudar eu criei um modelo super simples de usar, se quiser baixar é só clicar no link abaixo e fazer uma cópia.😉
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Pronto para organizar sua rotina?
No artigo de hoje você viu como fazer uma matriz de Eisenhower.
Diferente de tantas outras metodologias e técnicas que já falamos aqui no blog, essa não é apenas mais uma ferramenta de negócio, pois ela nos permite uma reflexão interessante, pense comigo:
Quanto tempo faz que você não encontra ninguém com tempo livre? Será que não estamos romantizando, de certa forma, a sobrecarga de trabalho? Será que estamos atarefados ou apenas não conseguimos nos organizar direito?
Escolher as tarefas que agregam mais valor ao seu negócio, ou à sua vida, pode te render mais frutos do que trabalhar no regime 24X7. Para finalizar, turbinando a sua produtividade, lembre-se do seguinte:
- Se a mensagem chegou no whatsapp ou no email, é porque a pessoa pode esperar um pouquinho, responda quando puder;
- Talvez algo não seja importante para você, mas é para outra pessoa, procure sempre entender o motivo que levou alguém a te pedir algo;
- O mundo não vai acabar se você desligar o celular de vez em quando, ainda mais quando estiver no seu tempo livre;
- Durma bem, se alimente, faça seu horário de almoço, não trabalhe todos os finais de semana e nem faça horas extras todos os dias. Quanto mais desgastado menos produtivo você será;
Por hoje é isso! Gostou desse conteúdo ou quer dividir a sua opinião conosco? Vai ser um prazer imenso continuar falando desse tema com você, deixe aqui nos comentários e me conta, o que você faz para ser mais produtivo?