Matriz de decisão: Como extrair o melhor dela para tomar decisões ao gerenciar projetos?

A matriz de decisão é um recurso bastante utilizado no setor de projetos. Afinal, ela contribuiu para uma escolha mais consciente e assertiva, a partir dos prós e contras elencados. Ou seja, sabe aquele momento em que é necessário tomar uma decisão difícil para dar continuidade a uma atividade? Pois a matriz de decisão é uma poderosa ferramenta para oferecer as possibilidades ao gerente de projetos.

Contudo, mesmo em empresas que já utilizam uma  ferramenta BPMS para gerir seus processos, o uso da matriz de decisão nem sempre é considerada. Por isso, o Holmes preparou esse artigo para explicar como ela funciona, quais as vantagens do seu uso e muito mais! Acompanhe conosco e boa leitura!

O que é uma matriz de decisão?

Uma matriz de decisão é uma ferramenta visual utilizada para organizar e analisar várias opções com base em critérios predefinidos. Ou seja, ela consiste em uma tabela, onde as opções são listadas em linhas e os critérios são colocados nas colunas.

Para isso, cada célula da matriz representa a avaliação da opção em relação a um critério específico. Com isso, a matriz permite uma avaliação ponderada dos critérios, atribuindo pesos diferentes a cada um deles.

Além disso, as células podem ser preenchidas com notas, classificações ou qualquer outro valor que represente a preferência ou importância atribuída a cada combinação de opção e critério. Ao final, a matriz ajuda a comparar e tomar decisões mais fundamentadas, considerando as diferentes alternativas e seus respectivos impactos.

Exemplo prático do uso da matriz de decisão dentro de uma empresa

Imagine que uma empresa de varejo está procurando expandir sua presença física, e eles têm três opções de localização para abrir uma nova loja: A, B e C. No entanto, eles precisam pesar diversos critérios antes de tomar a decisão final. Os critérios considerados são: tamanho do mercado local, custo do aluguel do imóvel, acesso a transportes públicos, competição local e infraestrutura disponível.

A empresa pode criar uma matriz de decisão, onde cada opção de localização (A, B, C) é listada nas linhas e os critérios são colocados nas colunas. Em seguida, atribui-se pesos para cada critério, de acordo com sua importância relativa para a empresa.

Uma forma de usá-la é avaliar cada opção em relação a cada critério e atribuir uma pontuação com base na adequação. Por exemplo, se o tamanho do mercado local é um critério muito importante, eles podem atribuir um peso maior a esse critério. Em seguida, eles dão notas para cada opção, como em uma escala de 1 a 5, considerando a relevância de cada critério para aquela opção específica.

Após preencher a matriz para todas as opções, somam-se as pontuações ponderadas para cada alternativa. A opção que obtiver a pontuação mais alta será a mais adequada para a empresa abrir sua nova loja e irá ajudar o key user a definir a escolha mais adequada.

Comparação entre a matriz de decisão e outros métodos similares

Ainda que haja diferentes formas de avaliar ou analisar opções e escolhas dentro de uma empresa, é importante entender como a matriz de decisão se diferencia dos demais métodos. Continue a leitura e iremos mostrar um comparativo entre ela e a Matriz de Eisenhower, o Mapa das partes interessadas e o Brainstorming.

Matriz de Eisenhower

Ambas as matrizes promovem eficiência e produtividade na organização e priorização de atividades, assim como na escolha entre alternativas empresariais. Contudo, a matriz de decisão tem maior uso quando há várias opções a serem consideradas.

Por sua vez, a Matriz de Eisenhower tem o foco em auxiliar na escolha de prioridades a partir de 4 alternativas, que são: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, urgentes mas não importantes e não urgentes nem importantes.

Em resumo, é possível sistematizar o uso das duas de modo a ter uma decisão com maior embasamento.

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Mapa das partes interessadas

Por sua vez, o mapa das partes interessadas categoriza os envolvidos na decisão a partir do nível de interesse e influência em um projeto. Dessa forma, é possível dizer que ele não influencia diretamente na escolha, mas é útil ao considerar os feedbacks das partes em questão envolvidas no projeto.

Brainstorming

Por último, o brainstorming deve ser a primeira etapa antes de usar a matriz de decisão. Isso porque, através dele, se apura dados mais completos e se obtém mais segurança ao preencher as lacunas do formulário que irá orientar a escolha.

Dados presentes em uma matriz de decisão

De modo geral, uma matriz de decisão geralmente contém os seguintes dados:

1. Opções | Uma lista das diferentes alternativas ou cursos de ação disponíveis para escolher;
2. Critérios | Os critérios ou fatores relevantes que serão usados para avaliar cada opção. Esses critérios devem ser específicos e mensuráveis;
3. Pontuações | Uma escala de pontuação atribuída a cada opção para cada critério. Essas pontuações representam o grau de atendimento de cada opção a cada critério;
4. Pesos | Ponderações atribuídas a cada critério para refletir sua importância relativa. Esses pesos ajudam a priorizar os critérios e a influenciar a decisão final;
5. Pontuação total | A soma das pontuações ponderadas para cada opção, representa sua viabilidade ou adequação geral em relação aos critérios estabelecidos.

Relação entre a matriz de decisão e uma ferramenta BPMS

Agora que você compreendeu a importância de uma matriz de decisão, deve entender que ela pode se favorecer de uma ferramenta BPMS para ser usada com maior eficiência e agilidade. Afinal, esse recurso pode incorporar essas regras e critérios na lógica dos fluxos de trabalho automatizados.

Por exemplo, uma matriz de decisão pode ser usada para determinar as condições sob as quais um determinado processo deve seguir por um caminho específico. Essas regras podem ser definidas e configuradas na ferramenta BPMS para automatizar o fluxo de trabalho, garantindo que as decisões sejam tomadas de acordo com os critérios estabelecidos na matriz.

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Após entender melhor tudo que envolve a matriz de decisão, que tal ter uma ferramenta BPMS capaz de sistematizar e organizar seu processos, documentos e atividades, de modo a facilitar o uso deste recurso?

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