por Suelen Hofrimann em 28/09/2020
Já ouviu falar em BPM Ágil? Essa prática vem ganhando espaço nas empresas devido aos interessantes resultados que alcança em pouco tempo.
A tradicional abordagem de BPM nem sempre serve para todos os negócios, isso porque uma das características dessa metodologia é a robustez e complexidade, que podem gerar projetos muito demorados.
É por isso que muitas iniciativas de BPM começam, mas nunca terminam e acabam dentro de uma gaveta. O que precisamos entender é que, na maioria das vezes, as empresas só querem resolver um problema e precisam fazer isso rápido. Nesse sentido, modelos menos tradicionais, como a gestão ágil de processos de negócios, podem ser uma alternativa interessante.
Vamos entender o que é BPM ágil e como essa união de dois mundo funciona.
O que é BPM ágil?
O BPM é uma metodologia que serve para gerenciar processos de negócios e automatizá-los através de iniciativas tecnológicas. Os métodos ágeis, por sua vez, são um conjunto de princípios e abordagens usadas no gerenciamento de projetos.
BPM Ágil é uma adaptação de gerenciamento de processos de negócios que inclui práticas ágeis no ciclo de BPM para conseguir resultados mais rápidos em menos tempo.
Na abordagem tradicional, geralmente, os processos são criados para funcionar segundo a modelagem proposta a longo prazo. Não é a toa que se fala tanto em melhoria contínua e se faz tão pouco sobre esse assunto na maioria das empresas.
O gerenciamento de processos convencional geralmente não responde prontamente a feedbacks e novas informações, ele é rígido e difícil de se abalar por natureza. Enquanto isso, o BPM ágil abre a oportunidade para receber novas informações, analisar novos dados e adaptar com mais agilidade os processos para uma perspectiva futura.
Isso acontece porque o agile oferece estruturas que tornam o processo de BPM iterativo e incremental, ou seja, construído e revisado em ciclos de tempo. Nesse cenário são feitas entregas parciais e as soluções começam a ser testadas durante o projeto, o que permite colher feedbacks e agir instantaneamente.
Por isso podemos dizer que o BPM ágil se diferencia do convencional no sentido de ser mais reativo à feedbacks e a novas informações, assim é possível evitar que os processos fiquem presos a definição e previsibilidade que foi criada para eles.
BPM + ágil, essa mistura realmente funciona?
Por mais sutil que possa parecer, todos os projetos ágeis são baseados em alguns valores e princípios, os quatro valores ágil são:
- 1- Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas;
- 2- Software de trabalho sobre documentação abrangente;
- 3- Colaboração do cliente sobre negociação de contrato;
- 4- Responder às mudanças acima de seguir um plano.
Esses valores podem ser conferidos no Manifesto Ágil.
O desafio ao unir ágil a gerenciamento de processos é adaptar esses valores e princípios à realidade do BPM. Isso porque, se pensarmos bem, são mundos opostos: enquanto o ágil considera as pessoas mais importantes que os processos e que responder às mudanças é mais importante do que seguir um plano, o BPM gira em torno de ter regras e definições claras.
Pensando assim, parece improvável unir esses dois universos, mas é possível sim e os resultados são bem interessantes.
Em muitos projetos convencionais de BPM o objetivo principal é a documentação do processo, pois esse modelo tradicional trabalha com a ideia de que se você pode documentar, você pode fazer com que e todos sigam. Mas, na prática, nem sempre é essa a real necessidade das empresas.
É por isso que muitas vezes se tornam projetos inviáveis para alguns negócios. Em muitos casos tudo o que a organização precisa é de algo prático que resolva o problema.
Também não é incomum, ao tentarmos implantar soluções de BPMS, nos depararmos com implantações em grande escala que levam meses com projetos de TI infernais.
Tudo isso vem da complexidade que esse tema envolve, mas como evitar todas essas dores de cabeça? É possível tornar o BPM enxuto o suficiente para ser implantado com muito mais facilidade.
O BPM ágil coloca o poder de transformação na mão das pessoas que gerenciam os processos de negócios, capacitando-as a adaptar seus fluxos sempre que fizer sentido para o sucesso do negócio.
Mas como aplicar práticas ágeis ao ciclo BPM?
O BPM ágil ainda é um assunto novo e não existem muitas referências de um passo a passo a ser seguido, até porque os modelos ágeis oferecem estruturas para organização dos projetos e não uma metodologia estática que diz o que deve ser feito.
No modelo tradicional de gerenciamento de processos, algumas fases podem durar muito tempo, em especial as validações, revisões e ajustes que passam por usuários, clientes e demais envolvidos.
O BPM ágil, como já dissemos, pode “enxugar” esse processo e dar mais praticidade para as equipes através das entregas parciais, ou seja: o projeto é subdividido em fases, que são as sprints, e a equipe trabalha com a ideia de ver pedaços da solução funcionando mesmo antes do projeto inteiro estar terminado.
Isso colabora também para o engajamento das equipes impactadas, pois as principais necessidades que o BPM pode suprir são atendidas de forma priorizada. Assim, as pessoas vêem os resultados rapidamente, e não tem nada mais animador do que isso.
Ao mesmo tempo é possível testar, ajustar e adaptar as próximas etapas do projeto de acordo com o comportamento das soluções e os resultados obtidos. Assim, o processo se torna mais dinâmico.
BPM ágil é uma tendência que promete ganhar força
Não é de hoje que nós estamos falando das complexidades que o BPM tradicional oferece por conta da sua rigidez e incompatibilidade com as necessidades das empresas modernas.
O BPM ágil engloba dois universos que, embora pareçam opostos, trabalham como aliados para resolver problemas, gerar oportunidades de melhoria e implementar soluções rápidas, eficazes e adaptáveis.
Você pode aplicar o gerenciamento ágil de processos a diversos tipos de fluxos de trabalho, em especial quando estiver lidando com processos voláteis, que precisam de uma agilidade maior na adaptação e de tarefas rotineiras e repetitivas que precisem de soluções rápidas e não de documentações rígidas.
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