Melhoria contínua: como aplicá-la aos processos da sua empresa?

Pensar em soluções de melhoria contínua de processos, há muito, deixou de ser uma decisão da empresa e se tornou o diferencial de quem quer se destacar no mercado. Afinal, a otimização de processos, produtos e serviços se relaciona diretamente com o crescimento constante e maior eficácia na rotina corporativa.

Contudo, sabemos que a promoção de uma gestão estratégica que se oriente pela melhoria contínua pode não ser tão simples. Ou ainda que a busca pelos gargalos, gaps e oportunidades exigem recursos como uma excelente  ferramenta BPMS aliada a uma gestão eficaz.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que irá te mostrar como aplicar a melhoria contínua no dia a dia da sua empresa e extrair dela os melhores resultados. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é melhoria contínua de processos (MCP)?

A melhoria contínua de processos é uma abordagem sistemática para identificar, analisar e aprimorar os processos existentes em uma organização. Em resumo, seu objetivo é aumentar a eficiência, qualidade e desempenho geral dos processos, resultando em melhorias mensuráveis e sustentáveis.

De modo geral, isso envolve a aplicação de metodologias como Lean Six Sigma, Kaizen, entre outras, para eliminar desperdícios, reduzir custos, otimizar fluxos de trabalho e aumentar a satisfação do cliente. A melhoria contínua de processos é um conceito fundamental em muitas práticas de gestão, visando aperfeiçoar constantemente as operações e alcançar melhores resultados.

Principais objetivos na implementação da melhoria contínua

Ainda que cada empresa possa focar em uma estratégia personalizada, é possível afirmar que há pontos comuns no uso da melhoria contínua de processos. A seguir, elencamos o que pode-se esperar quando há a implementação dela no âmbito corporativo. Continue a leitura.

Aumento da eficiência | Reduzir o tempo e os recursos necessários para realizar tarefas, eliminando atividades desnecessárias e simplificando os processos;

Melhoria da qualidade | Identificar e corrigir falhas, erros e defeitos nos processos, resultando em produtos ou serviços de maior qualidade e menor índice de retrabalho;

Redução de custos | Eliminar desperdícios, retrabalho e ineficiências que impactam os custos operacionais, resultando em economia financeira para a organização;

Satisfação do cliente | Aperfeiçoar os processos para atender melhor às necessidades e expectativas dos clientes, resultando em maior satisfação e fidelidade;

Inovação através da melhoria contínua | Estimular a criatividade e a busca por soluções inovadoras para otimizar os processos e promover a competitividade da organização.

Engajamento dos colaboradores | Envolver os funcionários na identificação e implementação de melhorias, promovendo um ambiente de trabalho participativo e colaborativo.

Tipos de melhoria contínua

A depender da área da empresa que exige aprimoramento, a melhoria contínua pode ser o recurso que irá orientar o acompanhamento das mudanças propostas. Dentre os principais tipos estão:

Melhoria contínua de processos

É quando se visa mapear e identificar possíveis erros nos processos internos. Além disso, também se orienta por aplicar mudanças que tornem as tarefas mais otimizadas e ágeis.

Melhoria contínua de produtos

Neste caso, o principal objetivo é melhorar e/ou aperfeiçoar os produtos oferecidos. Ou seja, identificar falhas de modo a proporcionar a melhor experiência ao consumidor final. Outro ponto que se relaciona aqui também compete a adequar a equipe que lida com o cliente para entregar excelência em todas as etapas de produção.

Melhoria contínua de serviços

Por último, esta é uma melhoria que busca analisar e tornar mais eficaz a gestão de serviços que a empresa possui. Em resumo, pensa-se na gestão do custo-benefício, de modo a se ter decisões mais assertivas e uma prestação de serviços mais eficiente.

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Principais ferramentas utilizadas para melhorar continuamente os processos empresariais

Existem várias ferramentas de melhoria contínua de processos que são amplamente utilizadas em diferentes setores. A seguir, listamos algumas das principais.

Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama de Espinha de Peixe)

Esta ferramenta é usada para identificar e analisar as possíveis causas de um problema específico. Ela ajuda a visualizar as várias causas que contribuem para um problema, permitindo que as equipes identifiquem áreas-chave para melhoria.

Análise SWOT para melhoria contínua

A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) é uma ferramenta que ajuda a identificar os pontos fortes e fracos de um processo, bem como as oportunidades e ameaças que podem afetá-lo. Isso ajuda as organizações a desenvolver estratégias para melhorar seus processos.

Ciclo PDCA

Por sua vez, o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma abordagem iterativa para a melhoria contínua. De modo geral, ele envolve a definição de um plano para a melhoria, a implementação do plano, a verificação dos resultados e a adoção de ações corretivas, se necessário. Em alguns casos, o método DMAIC também pode ser uma ótima opção.

5 Porquês

Esta é uma técnica simples, mas poderosa, usada para identificar a causa raiz de um problema. Ela envolve fazer repetidamente a pergunta “por quê?” para identificar a causa subjacente de um problema.

Mapa de Fluxo de Valor

Esta ferramenta é usada para mapear visualmente o fluxo de valor de um processo, identificando áreas de desperdício e oportunidades de melhoria. Ele ajuda as organizações a entenderem melhor seus processos e a identificar onde podem fazer mudanças para aumentar a eficiência.

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Passo a passo para implementar melhoria contínua em sua empresa

Após compreender o que é melhoria contínua, seus tipos e principais ferramentas para aplicá-la, preparamos um passo a passo para que você possa implementá-la corretamente em seu ambiente corporativo. Veja a seguir.

1 | Identifique a necessidade de melhoria

O primeiro passo é identificar as áreas ou processos que precisam de melhoria. Ou seja, isso pode ser feito por meio de feedback dos funcionários, análise de dados, avaliações de desempenho ou qualquer outra fonte relevante.

2 | Estabeleça metas claras

Uma vez identificadas as áreas de melhoria, é importante estabelecer metas claras e mensuráveis para o que se espera alcançar com a melhoria. As metas devem ser específicas, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos.

3 | Envolva a equipe na melhoria contínua

A eficácia de melhorar continuadamente envolve toda a equipe. Por isso, é importante comunicar claramente a necessidade de melhoria, envolver os funcionários na identificação de problemas e no desenvolvimento de soluções, e garantir que todos compreendam e apoiem o processo de melhoria.

4 | Seleção de ferramentas e métodos

Escolha as ferramentas e métodos mais adequados para abordar as áreas de melhoria identificadas. Isso pode incluir a utilização de ferramentas como o Diagrama de Ishikawa, Análise SWOT, Ciclo PDCA, entre outras, dependendo das necessidades específicas da empresa.

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5 | Implementação de mudanças

Uma vez que as áreas de melhoria e as soluções propostas tenham sido identificadas, é hora de implementar as mudanças. De modo geral, isso pode envolver a realização de treinamentos, reestruturação de processos, atualização de políticas ou qualquer outra ação necessária para alcançar as metas de melhoria.

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6 | Monitoramento e avaliação

Após a implementação das mudanças, é importante monitorar e avaliar os resultados. Por exemplo, realizar a coleta de dados, análise de desempenho e feedback contínuo da equipe para garantir que as mudanças estejam produzindo os resultados desejados.

7 | Ajustes e continuidade na melhoria contínua

Por último, com base nos resultados do monitoramento e avaliação, faça ajustes conforme necessário e continue o ciclo de melhoria contínua. A melhoria contínua é um processo interativo e contínuo, e é importante manter o foco na evolução constante dos processos e práticas da empresa.

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Após entender como funcionam e para quê serve a melhoria contínua, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?

Com ele, você tem acesso a uma ferramenta que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e permitir um processo de compras sem falhas ou gargalos. Ou seja, terá a implementação da modelagem de processo com eficácia e qualidade. E o melhor: a dica é válida para qualquer tipo ou modelo de fluxograma!

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