5W2H: o que é a ferramenta de gestão e como utilizá-la para melhorar seus processos de gestão

A versatilidade da ferramenta 5W2H permite que seu uso seja frequente em empresas que buscam criar um plano de ação com foco na produtividade. Afinal, ela permite o alinhamento aos objetivos de um indivíduo, grupo ou organização, de modo a aprimorar as práticas profissionais ou mesmo demandas pessoais.

Além disso, é possível que o ambiente corporativo alie o uso de uma ferramenta BPMS para extrair os dados mais assertivos e organizá-los a partir da 5W2H. Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo para detalhar as vantagens e orientar sobre a utilização eficaz da 5W2H. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é uma espécie de checklist no qual se responde em detalhes as 7 perguntas mais importantes para qualquer projeto. Por exemplo, sobre a criação de um produto, mudança de um processo, implementação de uma solução na empresa ou melhoria contínua de processos.

Em resumo, o termo 5W2H é um acrônimo em inglês, que representa as sete perguntas que devem ser respondidas para se obter um planejamento completo:

1 | What? (O quê?) – Refere-se à definição clara do objetivo ou da ação a ser realizada.

2 | Why? (Por quê?) –  Em resumo, busca entender a justificativa ou o propósito da ação.

3 | Who? (Quem?) – Identifica as pessoas ou as equipes responsáveis pela execução da ação.

4 | When? (Quando?) – Determina o prazo ou a data limite para a conclusão da ação.

5 | Where? (Onde?) – Indica o local ou o ambiente onde a ação será realizada.

Além dessas cinco perguntas, foram adicionadas mais duas para complementar o planejamento:

6 | How? (Como?) – Descreve os métodos, as estratégias e os recursos necessários para a execução da ação.

7 | How much? (Quanto?) – Estima os custos envolvidos na realização da ação.

Em outras palavras, esses são basicamente os 7 pontos principais que você deve detalhar para tocar um projeto dentro da sua empresa. Isso porque, quando não há clareza nessas questões, sua implementação fica suscetível a erros, atrasos, contratempos e falta de clareza sobre o que deve ser feito.

Como surgiu a 5W2H e quais as vantagens de seu uso?

Ainda que a 5W2H seja alvo frequente de estudos, não há um registro exato de quem seria responsável por sua criação. Contudo, ela tem relação direta com o modelo japonês de produção desenvolvido pelo Sistema Toyota de Produção, ou apenas Toyotismo.

De modo geral, ele teve implementação na fábrica da Toyota no Japão desde a década de 1950. Porém, teve aperfeiçoamento do Fordismo norte-americano pelos especialistas japoneses Taiichi Ohno e Eiji Toyoda.

Em resumo, ele consiste em trazer o foco para a qualidade do processo, de modo a evitar o desperdício, reduzir o gasto com matérias-primas, estoque e ter menor tempo de espera pelo produto final.

Principais vantagens da aplicação da ferramenta

Ainda que os benefícios do uso da 5W2H sejam diversos – a depender do tipo de negócio e porte da empresa – há fatores benéficos em sua aplicação que se mostram efetivos em todos os cenários. São eles:

• O planejamento holístico, que considera todas as etapas do processo de gestão de negócios e propõe fazer certo desde o início;
• Além disso, a possibilidade de corrigir erros ou evitar gaps de forma ágil, de modo a não impactar na produção e manter o padrão de qualidade;
• A formação de Círculos de Controle de Qualidade (CCQ), onde equipes se destinam ao estudo constante dos processos, a fim de garantir a melhoria contínua.

Como aplicar o 5W2H: passo a passo

Você pode usar essa ferramenta em qualquer projeto, de qualquer tamanho e para qualquer área. O primeiro passo, claro, é ter bastante clareza do que você pretende realizar. Para isso, as ideias não podem ficar apenas na sua cabeça, ainda mais quando se trabalha em equipe. 

Então é sempre bom colocar tudo no “papel” de forma detalhada. Além disso, para começar o seu 5W2H basta responder as 7 perguntas abaixo a partir do seguinte modelo que preparamos. Continue a leitura.

What (O que?)

Primeiramente, descreva o que será feito para resolver o problema, o objetivo do projeto e/ou a meta que deseja alcançar com a solução proposta. É literalmente o que será feito, a descrição do seu projeto.

Why (Por quê?)

Em seguida, você deve descrever o problema e o porquê é tão importante resolvê-lo, ou o motivo pelo qual é relevante atingir a meta estabelecida. É basicamente uma descrição do cenário atual.

Where (Onde)

Nesta etapa é só dizer onde o projeto, melhoria ou ação será executada. Por exemplo, se você está implementando um BPMS na empresa, você vai descrever aqui os departamentos, áreas, filiais, região ou cidade em que a solução será utilizada. 

Who (Quem)

Quem é o responsável do projeto ou dessa etapa? Qual equipe estará envolvida nesta melhoria? Estas são respostas que devem ser obtidas durante a aplicação da 5W2H.

When (Quando?)

Na sequência, é hora de compreender qual o prazo para realização da ação. Além disso, se houverem várias ações, quando cada uma delas será executada.

How (Como?)

Como você pretende resolver o problema? Nesta etapa dê as diretrizes de como a equipe deve trabalhar. Detalhe todos os recursos tecnológicos e cognitivos necessários para a execução do projeto – as metodologias, ferramentas, materiais, habilidades, softwares e quaisquer outras coisas que serão indispensáveis neste processo.

How much (Quanto?)

Por fim, é o momento de descrever os custos. Qual o investimento financeiro necessário para colocar a solução em prática? Pense também no quanto pode custar ou já custou NÃO realizar essa ação.

Planilha 5W2H

 Se você vai trabalhar em equipe, uma boa opção é realizar um brainstorming para levantar respostas mais precisas. Para organizar melhor essas informações você pode montar uma planilha 5W2H. Veja a seguir um exemplo:

 Porém se você vai usar a planilha 5W2H, ou apenas colocar as anotações em um papel, fica a seu critério. O mais importante é ter respostas precisas para cada uma das 7 perguntas.

Pronto para usar a ferramenta? Dicas úteis para melhor aproveitamento

Embora seja extremamente simples, o que é ótimo, essa ferramenta tem tudo o que é necessário para te dar clareza nos seus planejamentos, ações e tarefas, seja na empresa ou até nos seus projetos pessoais.

Também pode ser muito útil na melhoria contínua dos seus processos. Essa semana tivemos um artigo aqui sobre quick wins, onde o primeiro passo é IDENTIFICAR as oportunidades de melhoria. A 5W2H é indicada por especialistas como documento padrão para auxiliar nesta etapa. A seguir, algumas dicas importantes para extrair o melhor de uma ferramenta 5W2H.

1 | Faça uma avaliação minuciosa para ter definição nos objetivos

Uma vez que a ferramenta 5W2H se relaciona diretamente à etapas práticas ou micro cenários, o ideal é limitar seu uso nestes pontos. Ou seja, caso seja necessário uma avaliação mais ampla, outras ferramentas como a matriz SWOT ou 5 Forças de Porter servem de complemento.

Leia também | 6 melhores ferramentas para mapeamento de processos

2 | Seja sucinto nas respostas

Já que a proposta da ferramenta 5W2H é a simplificação, o ideal é que haja um resumo efetivo do que irá acontecer em cada etapa. Em outras palavras, procure responder cada parte com apenas uma frase. Afinal, isso permitirá que o acesso aconteça de modo ágil e compreensível.

3 | Pense em um sistema de fácil uso para toda a equipe

Exceto em caso onde a 5W2H será de responsabilidade de uma única pessoa, o ideal é que o desenvolvimento permita que todos os indivíduos envolvidos no projeto consigam acessar, compartilhar e editar de modo simples.

Além disso, ele deve favorecer o acompanhamento contínuo e a execução de cada etapa. Por isso, uma alternativa sempre resolutiva é o uso de uma ferramenta BPMS para a gestão em tempo real de cada processo.

4 | Faça uma reavaliação sempre que necessário

Um grande erro de empresas que apostam em uma ferramenta 5W2H para avaliar seus planos de ação é não considerar que pode haver mudanças durante a implementação. Afinal, existem impactos e transformações no dia a dia corporativo que podem exigir uma alteração do plano inicial.

Sendo assim, o ideal é manter o acompanhamento e estar disposto a reorganizar as tarefas caso seja necessário.

5 | Feedback contínuo para melhor uso da 5W2H

Por último, é essencial que os responsáveis por cada fase deem seus feedbacks com frequência. Sejam em reuniões semanais, quinzenais ou mensais,  basta que se considere a relevância e o momento do projeto. Mas não se esqueça: receber feedbacks apenas ao fim do processo é uma medida arriscada e tende ao erro.

Potencialize o método 5W2H com o uso de uma ferramenta BPMS: Saiba como!

Até aqui, você compreendeu melhor como funciona a ferramenta 5W2H e de que forma ela pode ser implementada em sua empresa. Contudo, é comum que muitos gestores não saibam de que forma prática iniciar o uso. Por isso, relacionamos a seguir como a opção por uma ferramenta BPMS pode ser a melhor alternativa.

Acompanhe, na prática, os exemplos que trouxemos de como o BPMS e o 5W2H se relacionam em cada um dos tópicos presentes no método.

What (O que) 

O método 5W2H busca identificar e definir claramente o que será feito em um determinado processo ou projeto. A ferramenta BPMS auxilia nessa etapa, permitindo a modelagem e documentação dos processos de negócio de forma visual e detalhada.

Why (Por que)

Aqui, o uso de uma ferramenta BPMS permite a análise e monitoramento dos processos. Em resumo, isso fornece informações sobre o desempenho, eficiência e eficácia das atividades e ajuda a identificar os porquês de possíveis problemas ou oportunidades de melhoria.

Where (Onde)

A ferramenta BPMS permite a definição e visualização dos fluxos de trabalho, indicando as etapas e os responsáveis por cada atividade. Ou seja, isso contribui para identificar onde ocorrem gargalos de processos ou atrasos e facilita a tomada de decisões para otimizar a localização das atividades.

When (Quando): o 5W2H e a ferramenta BPMS

O método 5W2H busca estabelecer prazos e cronogramas para a execução do processo ou projeto. Sendo assim, a ferramenta BPMS permite a definição de prazos, prazos de execução e prazos de aprovação para cada etapa do processo, garantindo que as atividades sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.

Who (Quem)

O método 5W2H busca identificar as pessoas responsáveis por cada atividade do processo ou projeto. A ferramenta BPMS permite a atribuição de tarefas e responsabilidades aos colaboradores, facilitando a comunicação e a colaboração entre as equipes envolvidas.

Leia também | Modelagem de processo de negócio

How (Como)

A ferramenta BPMS permite a definição de regras de negócio, automatização de tarefas e integração com outros sistemas, proporcionando uma execução consistente e padronizada dos processos.

How much (Quanto custa)

Por fim, o método 5W2H busca estimar os custos envolvidos no processo ou projeto. A ferramenta BPMS permite a análise de custos, como tempo de trabalho, recursos necessários e custos operacionais, auxiliando na identificação e controle dos gastos relacionados ao processo.

Em resumo, o uso de uma ferramenta BPMS se relaciona ao método 5W2H, pois ajuda a definir, documentar, analisar, monitorar, atribuir, automatizar e controlar os processos de negócio, fornecendo uma visão abrangente e estruturada para a aplicação do método 5W2H.

Usar a ferramenta 5W2H é muito mais eficaz com o Holmes!

Após entender a importância da ferramenta 5W2H e sua relação com um software BPMS, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?

Com ele, você tem acesso a uma ferramenta que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e permitir um processo de compras sem falhas ou gargalos. Ou seja, terá a implementação da metodologia BSC com muito mais eficácia e qualidade.

Tudo isso, sem exigir conhecimentos avançados sobre programação e com uma plataforma de BPM que se adequa à real necessidade do seu negócio. Para saber mais, basta preencher o formulário de contato e um de nossos especialistas irá contatar você.

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