Lean Six Sigma: o que é, qual a importância e como aplicar em sua empresa

O uso do Lean Six Sigma no ambiente corporativo se torna cada vez mais comum nos dias atuais. Afinal, a metodologia tem eficácia comprovada na otimização de processos produtivos.

De modo geral, o Lean Six Sigma lida com estatísticas que favorecem replicar processos eficientes ou corrigir falhas que podem comprometer a operação. Por isso, costuma ser aplicado a partir de uma ferramenta BPMS e exige acompanhamento contínuo.

Para entender mais a aplicação e vantagens do uso do Lean Six Sigma, o Holmes preparou este artigo exclusivo que irá apresentar a metodologia, seus benefícios e pontos de atenção. Acompanhe conosco e boa leitura!

Afinal, o que é o Lean Six Sigma?

Primeiramente, é importante explicar que o Lean Six Sigma é resultado da união de outras duas metodologias. No caso, o Six Sigma e o Lean Manufacturing. Ainda que ambas busquem a melhoria contínua de processos, é na aplicação conjunta que os resultados se mostram ainda melhores. Isso porque a abordagem tem o objetivo de aprimorar a eficiência, qualidade e velocidade dos processos de uma organização. Dessa forma, é capaz de reduzir desperdícios e potencializar a satisfação do cliente.

Em resumo, o Lean Six Sigma busca eliminar atividades desnecessárias, reduzir o tempo de produção, minimizar erros e maximizar o valor entregue ao cliente. Para isso, ele utiliza ferramentas estatísticas para identificar e solucionar problemas, reduzir variações e melhorar os processos de forma contínua.

Através de uma abordagem sistemática e orientada a dados, o Lean Six Sigma utiliza métricas para medir o desempenho, identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças. Essa metodologia é amplamente aplicada em diferentes setores, desde manufatura até serviços, visando otimizar a qualidade, a produtividade e a eficiência dos processos empresariais.

História do Lean Six Sigma

O Lean Six Sigma possui origem que remonta ao pós-Segunda Guerra Mundial, quando a Toyota Motor Company desenvolveu o Sistema Toyota de Produção (STP), também conhecido como “lean production”. Isso ocorreu na década de 1940, durante a reconstrução do Japão.

Na década de 1950, um engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, introduziu o conceito do “Just-in-Time” (JIT). Nele, a proposta era eliminar desperdícios e melhorar a eficiência dos processos. Por isso, ele teve papel fundamental no desenvolvimento dos princípios do Lean Manufacturing.

Paralelamente, na década de 1980, a Motorola implementou o Six Sigma para melhorar a qualidade e reduzir defeitos em seus produtos. Em seguida, esse conceito se expandiu em meados da década de 1990, quando a General Electric (GE) adotou o Six Sigma como uma estratégia corporativa sob a liderança de Jack Welch.

Já no final da década de 1990, as empresas começaram a perceber a complementaridade entre os princípios do Lean Manufacturing e do Six Sigma. A partir disso, a integração começou a ser chamada de Lean Six Sigma.

Desde então, o Lean Six Sigma tem sido aplicado em várias indústrias. Por exemplo, a manufatura, serviços, saúde, tecnologia e finanças. Atualmente, a metodologia continua a evoluir e encontrar novas aplicações em todo o mundo, uma vez que sua popularidade se baseia nos resultados comprovados na melhoria dos processos organizacionais.

Lean Six Sigma e a abordagem DMAIC

A estrutura DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar) é uma abordagem sistemática que se apoia no Lean Six Sigma para conduzir projetos de melhoria. Sendo assim, cada etapa do DMAIC aborda uma fase específica do processo de melhoria, permitindo uma abordagem estruturada e orientada a dados. Vamos ver como cada etapa se relaciona com o Lean Six Sigma.

1. Definir (Define)

Na etapa de Definir, o objetivo é identificar e definir claramente o problema ou oportunidade de melhoria. Ou seja, o foco é estabelecer metas mensuráveis, determinar os requisitos do cliente e mapear o processo atual. Então, essa etapa se relaciona fortemente com o aspecto “Definir” do Lean Six Sigma, que envolve entender as necessidades e expectativas dos clientes e estabelecer as metas de melhoria.

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2. Medir (Measure)

Na etapa de Medir, o objetivo é coletar dados relevantes para avaliar o desempenho atual do processo. Para isso, é importante definir métricas-chave e coletar dados para entender o estado atual, identificar lacunas de desempenho e determinar a magnitude do problema. Logo, essa etapa se alinha com a abordagem “Medir” do Lean Six Sigma, que enfatiza a coleta e análise de dados para obter uma compreensão clara do desempenho atual do processo.

3. Analisar (Analyze)

Na etapa de Analisar, realiza-se uma análise detalhada dos dados coletados para identificar as causas-raiz dos problemas. É importante utilizar ferramentas estatísticas e de análise para identificar padrões, tendências e relações.

Por esse motivo, essa etapa se relaciona com a ênfase do “Analisar” do Lean Six Sigma, e envolve a investigação contínua dos dados para identificar as variáveis-chave que afetam o desempenho do processo.

4. Melhorar (Improve) via Lean Six Sigma

Na etapa de Melhorar, o objetivo é desenvolver e implementar soluções para resolver as causas-raiz identificadas. Para isso, utiliza-se técnicas de geração de ideias, análise de opções e planejamento para determinar as melhores soluções e implementá-las no processo.

Na relação direta com o Lean Six Sigma, essa etapa envolve o desenvolvimento e implementação de soluções para eliminar desperdícios, reduzir defeitos e melhorar o desempenho geral do processo.

5. Controlar (Control):

Por último, na etapa de Controlar, o objetivo é implementar medidas para monitorar, controlar e sustentar as melhorias alcançadas. Então são estabelecidos controles e mecanismos de monitoramento para garantir que as melhorias sejam mantidas a longo prazo.

Os belts do Lean Six Sigma e o que eles significam

No Lean Six Sigma, os “Belts” referem-se aos diferentes níveis de habilidades e conhecimentos que os profissionais podem alcançar na metodologia. Por isso, existem seis principais níveis de Belts no Lean Six Sigma, cada um representando um nível crescente de expertise e responsabilidade. Continue a leitura e entenda melhor sobre cada um deles.

1 | Yellow Belt

O Yellow Belt é o nível de entrada no Lean Six Sigma. Em resumo, os profissionais com certificação Yellow Belt possuem um conhecimento básico dos conceitos e terminologia do Lean Six Sigma. Dessa forma, eles geralmente atuam em projetos de melhoria como membros da equipe, apoiando o trabalho dos Green Belts e Black Belts.

2 | Green Belt

O Green Belt é o próximo nível de certificação e envolve um treinamento mais aprofundado. Os Green Belts têm habilidades intermediárias em Lean Six Sigma e podem conduzir projetos de melhoria menores e menos complexos sob a supervisão de um Black Belt. Em outras palavras, eles aplicam ferramentas e técnicas para coletar e analisar dados, identificar problemas e propor soluções.

3 | Lean Six Sigma e o Black Belt

Os Black Belts são profissionais de Lean Six Sigma altamente treinados e experientes. Com esta certificação, eles possuem um conhecimento das metodologias Lean e Six Sigma e podem liderar projetos complexos de melhoria de alto impacto.

Sendo assim, os Black Belts são responsáveis por liderar equipes, aplicar análises estatísticas avançadas, identificar e eliminar desperdícios, reduzir defeitos e melhorar os processos empresariais.

4 | Master Black Belt

Por sua vez, o Master Black Belt é o nível mais alto de especialização em Lean Six Sigma. Esses profissionais têm um conhecimento amplo e profundo da metodologia e são responsáveis ​​por treinar e orientar Black Belts e Green Belts. Eles ajudam a desenvolver a estratégia de melhoria contínua da organização, fornecendo orientações e liderança técnica.

5 |  Champion no Lean Six Sigma

O Champion é uma categoria de líderes organizacionais que apoiam e orientam os projetos de melhoria de Lean Six Sigma. Ou seja, eles são responsáveis por fornecer recursos, remover obstáculos, promover a cultura de melhoria e tomar decisões estratégicas para garantir o sucesso dos projetos.

6 | Executive Leadership

Embora não seja um Belt específico, a liderança executiva também desempenha um papel fundamental no Lean Six Sigma. Afinal, os líderes executivos definem a visão estratégica da organização e estabelecem a cultura de melhoria contínua. Eles fornecem apoio, recursos e orientações para garantir a integração eficaz do Lean Six Sigma em toda a organização.

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Relação entre o BPMS e o uso da metodologia Six Sigma

O uso de uma ferramenta Business Process Management System (BPMS) pode ser altamente benéfico quando combinado com a metodologia Lean Six Sigma. Isso porque um BPMS é um sistema que permite modelar, automatizar, executar, controlar e otimizar processos de negócios.

Ao integrar o BPMS com o Lean Six Sigma, as organizações podem obter uma visão abrangente dos processos, identificar oportunidades de melhoria e implementar mudanças de forma mais eficiente. A seguir, separamos alguns exemplos práticos de como o uso de um BPMS pode ser relacionado ao Lean Six Sigma.

1 | Mapeamento de Processos

O BPMS permite que os processos de negócios sejam mapeados visualmente, de forma clara e detalhada. Isso auxilia na identificação de qualquer gargalo de processo, atividades desnecessárias e pontos de melhoria, que são fundamentais no Lean Six Sigma.

2 | Coleta de Dados

Outra vantagem é que o BPMS pode ser integrado a diferentes sistemas e fontes de dados para coletar informações sobre os processos em tempo real. Em resumo, isso fornece dados precisos e confiáveis para análise estatística e identificação de problemas, conforme exigido pelo Six Sigma.

3 | Análise e Melhoria Contínua

O BPMS permite a análise de dados e o monitoramento dos indicadores de desempenho dos processos. Ou seja, é um facilitador para que haja a identificação de variações, desvios e oportunidades de melhoria, alinhado com os princípios do Lean Six Sigma. Com base nessa análise, as equipes podem implementar mudanças e medidas corretivas por meio do próprio BPMS.

4 | Automatização de Processos via Lean Six Sigma e BPMS

O BPMS também pode ser usado para automatizar certas etapas ou tarefas nos processos. Dessa forma, a automação ajuda a eliminar atividades desnecessárias e a simplificar os fluxos de trabalho, conforme preconizado pela filosofia Lean.

5 |  Controle e Padronização

O BPMS permite definir regras, procedimentos e fluxos de trabalho. Além disso, ajuda na modelagem de processos para garantir consistência e controle em cada uma das etapas do negócio. Em outras palavras, possui uma aplicabilidade que contribui para a redução de variações e a manutenção da qualidade conforme os princípios do Six Sigma.

Dicas para aplicar o Lean Six Sigma em sua empresa

Ainda que cada organização possua processos característicos ou diferentes segmentações, o uso do Lean Six Sigma pode ser adaptável conforme as necessidades específicas. Contudo, o fluxo básico de implementação costuma seguir os seguintes critérios:

Definição dos objetivos |  O primeiro passo é definir os objetivos da implementação do Lean Six Sigma. Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (SMART);

Formação da equipe | Essa equipe será responsável por liderar as iniciativas e garantir o envolvimento de todos os membros da organização;

Mapeamento de processos | Realize o mapeamento detalhado dos processos existentes na empresa. Por exemplo, a identificação de todas as etapas, os pontos de entrada e saída, as atividades envolvidas, os responsáveis e os prazos;

Análise e identificação de problemas | Em seguida, é preciso analisar os processos em busca de problemas, desperdícios, gargalos e atividades desnecessárias;

Definição de métricas | O próximo passo para o uso da metodologia Lean Six Sigma estabelece métricas relevantes e mensuráveis para avaliar o desempenho dos processos e o impacto das melhorias implementadas;

Planejamento das melhorias, implementação e testes | A penúltima etapa consiste em planejar como serão feitas as melhorias, executar um teste piloto e definir os prazos e etapas. É recomendável também o uso de ferramentas como a matriz GUT.

Melhoria contínua | Por fim, como o Lean Six Sigma é uma abordagem contínua de melhoria, a empresa precisa encorajar-se para ter uma cultura que aplique a metodologia como ferramenta do dia a dia.

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Até aqui, você certamente compreendeu como o uso do Lean Six Sigma pode ser um diferencial produtivo em sua empresa. E também observou sobre como sua relação com um software BPMS é capaz de trazer transformação digital para o ambiente corporativo.

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