O que são Quick Wins e como implementar melhorias de ganhos rápidos em 4 etapas

 Quick Wins representam vitórias rápidas conquistadas com ações de baixo custo, baixa complexidade de implementação e alto grau de benefícios. Este termo vem se popularizando nas empresas brasileiras graças às diversas vantagens que geram na gestão de processos.

 Alcançar vitórias rápidas sem dúvida é o sonho de todo gestor. Afinal quem não quer fazer melhorias com facilidade e alcançar grandes benefícios sem muita complexidade e sem se enfiar em projetos intermináveis? 

Se você gosta dessa ideia continue essa leitura e veja como implementar melhorias capazes de gerar quick wins nos seus processos.

Vamos lá?

O que são quick wins na gestão de processos?

 Quick wins são oportunidades de melhoria nos processos de uma empresa, com fácil implementação e alto potencial de ganhos significativos em um curto espaço de tempo.

 Tudo começa identificando problemas nos processos que podem ser resolvidos de uma forma simples com ações que podem ser executadas rapidamente. Através disso é possível planejar o que será feito e colocar para funcionar.

  Quer um exemplo? suponhamos que, na análise de um processo, você identificou que existem etapas do fluxo que podem ser excluídas para torná-lo muito mais rápido e que, de quebra, essa mudança seria simples e rápida, sem grandes investimentos. O resultado gerado por essa melhoria seria a diminuição do tempo de execução do processo, então esse processo de melhoria pode ser considerado uma quick win.

Características das quick wins:

Maior ganho: as quick wins devem produzir benefícios agregados aos processos, como: aumentar a rentabilidade da empresa, acelerar a execução de um fluxo, reduzir custos, aumentar a produtividade da empresa ou outros. Esses resultados devem ser percebidos em pouco tempo;

Fácil implementação: implementar essa melhoria deve ser um processo rápido e simples, ou seja, não deve resultar em projetos gigantes que levam muito tempo. Essas otimizações mais enxutas geralmente têm uma aceitação melhor da equipe, pois geralmente não exigem muito treinamento e são fáceis de se executar;

Curta duração: depois de tudo o que falamos, isso já está implícito, mas não custa reforçar que: para se analisar, implementar e chegar aos resultados nas melhorias de quick wins não é recomendado que se gaste muito tempo. O ideal é sejam eles conquistados em dias ou no máximo semanas;

Baixos custos: os investimentos necessários para se conseguir quick wins não devem ser elevados, em alguns casos pode até não haver custos;

Poucos riscos: geralmente não oferecem grandes riscos na implementação, ou depois dela;

Recursos mínimos: as melhorias de quick wins não exigem novas habilidades ou uma capacitação profunda dos indivíduos envolvidos e também não necessitam de muitos recursos de diferentes naturezas para acontecer.

Como implementar quick wins em 4 etapas?

Nossos processos estão cheios de oportunidades de melhorias que podem ser aproveitadas, por isso uma análise profunda é extremamente importante. Mas para te ajudar a aproveitar melhor essas oportunidades de melhoria rápida, eu vou te mostrar a seguir os 4 passos indispensáveis para implementar as quick wins na sua empresa.

1-Identificar

 Nós estamos frequentemente falando de resultados e soluções, mas muitas vezes é necessário falar de problemas, pois é assim que podemos encontrar as oportunidades de melhoria.

Então o primeiro passo para começar um processo que pode gerar uma quick win é identificar pontos problemáticos nos processos que já existem. 

 Podemos usar diversas ferramentas para entender o cenário atual e planejar estrategicamente as ações e soluções que podem ser implementadas. Um bom exemplo é o Diagrama Tartaruga, que já pode te dar uma visão interessante e descomplicada dos seus processos.

 A ferramenta fica a critério da empresa, o mais importante é reunir os esforços mentais da equipe para discutir e avaliar diferentes pontos dos processos com a finalidade de encontrar as oportunidades ideais de otimização. 

 Provavelmente nesse processo você irá identificar diversas oportunidades de melhoria, então é importante criar um sistema de priorização das ações a serem tomadas, ou seja, escolher o que fazer primeiro. Uma dica é escolher os que oferecem ganhos mais relevantes para o seu negócio.

2- Analisar

 Antes de implementar uma ação de vitória rápida é necessário compreender se as melhorias propostas apresentam as características que citamos nesse texto.

No livro Modelagem de Processos, de Rubens Cavalcanti, o autor recomenda o uso de uma ferramenta que se chama QWC (quick win canvas) para a documentação das suas quick wins, que nada mais é que uma adaptação do canvas convencional, veja:

 Com isso você pode visualizar o potencial da sua quick win e identificar se realmente será fácil e rápido implementar a solução desejada, isso é importante para evitar surpresas. 

3- Implementar

 Depois de identificar, analisar e chegar a um consenso com seu pessoal é hora de implementar suas ações de ganhos rápidos. Lembre-se que a implementação das quick wins deve ser rápida e descomplicada, por isso escolha métodos simples, ferramentas enxutas e fáceis de lidar. 

Seu plano de ação pode ser baseado em um PDCA, uma ferramenta de gestão de processos focada em melhoria contínua: Plan (planejar), Do (executar), C (checar) e A (agir), por exemplo

 Nesta etapa existem dois fatores críticos de sucesso para quick wins, são eles: a comunicação e a capacitação da equipe. 

Essa parte é bastante crítica porque é onde o seu processo de melhoria pode se estender e demorar mais que o esperado. Para uma boa adesão dos participantes faça uma comunicação eficiente, garanta que todos entendam a proposta e capacite seu time para colocar as mudanças em prática. Quando tudo for concluído, não esqueça de voltar e falar dos resultados.

4- Avaliar resultados

 Tudo pronto, implementado e em uso? Hora de medir os ganhos e avaliar a eficiência da melhoria. Essa etapa é tão importante quanto todas as outras, mas muitas vezes é ignorada.

Compare os cenários, antes e depois das alterações, e avalie a performance dos processos pós melhorias.  Só depois disso poderemos considerar que as quick wins realmente aconteceram. 

Outra recomendação é adotar a cultura de melhoria contínua para otimizar com frequencia suas quick wins ou encontrar outras oportunidades de melhoria.

Se você pode escolher o mais simples, por que escolher o mais complexo?

 Eu acredito que muitas vezes preferimos o caminho mais complexo por não conhecermos outras possibilidades, pela força do hábito de seguir sempre o mesmo percurso ou porque alguém nos disse que tinha que ser de determinada forma, concorda?

 Não pense que estou descartando a necessidade de projetos mais longos e complexos em qualquer hipótese.  Há situações em que eles são inevitáveis, mas eu acredito que muitas vezes não é preciso escolher o caminho mais longo.

 Um exemplo claro disso é o que vemos acontecer com o uso das ferramentas de BPM, que representam uma complexidade gigantesca e que muitas vezes são usadas para automatizar processos simples do dia a dia. Eu costumo dizer que essa relação é como colocar um terno para ir à padaria.

Eu falo um pouco sobre isso neste outro artigo do nosso blog “Como automatizar seus processos sem ter que lidar com as complexidades de ferramentas de BPM (os tradicionais BPMS)?”

 Enfim, nesse caso, por exemplo, existem ferramentas que atendem determinados tipos de processos da mesma forma que um BPMS tradicional faria, porém com uma simplicidade imensamente maior. 

 É o caso do holmes, que possui recursos e expertise técnica suficientes para agregar valor aos processos de negócios de uma forma rápida, simples e vantajosa, gerando os tão desejados quick wins.

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