por Equipe Holmes em 11/04/2023
BPMS é a sigla em inglês para Business Process Management System (ou Suite) e, na prática, é uma ferramenta ou software que automatiza o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), de modo a permitir a execução de todas as etapas. Ou seja, do mapeamento à modelagem de processos, passando pelo monitoramento de desempenho e otimização.
Neste conteúdo exclusivo do Holmes, iremos abordar como o BPMS pode ser o diferencial para uma empresa agilizar e facilitar as atividades, além de sua relação com os objetivos organizacionais e maior eficiência corporativa. Acompanhe conosco e boa leitura!
Recapitulando o que é um processo
Antes de explicarmos sobre o BPMS, é preciso retornar a um termo que envolve toda a implementação da ferramenta e da prática de gerenciamento de negócios. Isso porque, em conjunto, ambos irão atuar na mudança, otimização ou padronização dos processos.
Em resumo, um processo é o conjunto de atividades feita por pessoas ou máquinas que buscam agregar valor ao cliente, a partir do planejamento estratégico de uma empresa, seja direta ou indiretamente.
Em organizações com maior saúde de processos, eles costumam ter fluxos definidos e seguir diretrizes a partir do BPM. Contudo, mesmo quando não há um processo que permite monitoramento em cada etapa, ele existe. No entanto, nestes casos, pode ter um ciclo que ocasiona desperdícios, falhas e perdas.
Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
Se considerarmos todos os pontos que envolvem os processos, o BPM é a prática gerencial que permite, de ponta a ponta, planejar, modelar, analisar, redesenhar, automatizar, implantar, monitorar, controlar e refinar todas as etapas de produção.
Além disso, ele não considera apenas o gerenciamento físico como o comportamental, já que em seu escopo há a possibilidade de padronizar os processos de modo a torná-los mais eficazes e eficientes. Explicado isso, vamos conhecer mais a fundo o que é o BPMS.
O sistema de BPMS e sua aplicabilidade prática
De acordo com o guia BPM CBOK, “BPMS são soluções de aplicação integradas de software para gerenciamento de processos de negócio”. Ou seja, ele é a ferramenta que permite acompanhar todas as etapas processuais de uma empresa, a partir do que foi definido pelo BPM.
É importante não confundi-lo com o BPMN (Business Process Model and Notation), que nada mais é do que a representação notarial que o valida a partir de exemplos, atividades, ordem de execução e responsáveis.
Em resumo, podemos comparar os 3 termos da seguinte forma: imagine uma empresa que lida com o setor automotivo. O BPM corresponde a todas as ações estratégicas para melhorar um processo, enquanto o BPMS é o suporte tecnológico a essas ações. Por fim, o BPMN é a representação dos fluxos com padrões de BPM.
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Mas afinal, quais as vantagens de utilizar o BPMS em uma empresa?
O lucro é um dos objetivos mais sólidos e aparentes em qualquer segmento empresarial, concorda? Contudo, para obtê-lo, há uma série de regras e normas que devem ser cumpridas, já que ele está diretamente interligado à produção frequente, de qualidade e com o mínimo possível de gaps e falhas.
De acordo com uma pesquisa da empresa de consultoria Forrester, a implementação do BPM através do BPMS permite o aumento da produtividade em até 50%. Além disso, organizações que utilizam da ferramenta podem ampliar sua receita em até 40% e melhorar cerca de 4x na qualidade e satisfação dos colaboradores.
Considerou os números acima insuficientes para te convencer a usar o BPMS? Pois confira outras vantagens na implementação da ferramenta no ambiente corporativo.
- Visibilidade dos processos | Quanto mais transparente eles são para os funcionários, maior a capacidade de envolvimento;
- Redução de tempo, custo e desperdícios | Tudo que gera gastos em um processo, aumenta o valor final de um produto ou serviço. Por isso, ao permitir a detecção destes pontos, o BPMS elimina etapas dispensáveis e gera economia;
- Agilidade nas operações | Trabalhos repetitivos sem automação costumam ser mais suscetíveis a falhas e gerar menor engajamento ou resolutividade;
- Monitoramento contínuo | O BPMS permite que haja o acompanhamento frequente do desempenho dos processos, como por exemplo, dados e indicadores. Dessa forma, as decisões passam a ter maior embasamento;
- Designação clara de responsáveis | Ao automatizar processos, é possível elencar quais são realmente prioritários, o fluxo deles e a quem se reportar quando há problemas que devem ser solucionados.
BPMS na prática: conheça os principais componentes da ferramenta
É importante explicar que os componentes do BPMS podem oferecer funcionalidades personalizadas, de acordo com o tamanho da empresa e do segmento em que ela atua. Contudo, ainda que ofereçam soluções múltiplas, alguns destes componentes estão presentes nos mais diversos softwares, como os oferecidos pelo Holmes. Vamos conhecer melhor cada um deles e como atuam, na prática, dentro do gerenciamento de processos do negócio.
Ferramenta de modelagem
Para começar, temos o componente de BPMS que define o fluxo de atividades, eventos, informações e outros. Neste caso, a modelagem trata da etapa de organização, de modo a deixar os processos prontos para a otimização.
Com o Holmes, o processo de modelagem possui maior simplicidade, a partir dos melhores padrões de BPM, o que permite ao administrador tornar a criação de fluxos mais intuitiva e flexível. Ou seja, você será capaz de automatizar diferentes processos, anexar arquivos em diversos formatos e assim, não ficará refém de uma solução complexa que só especialistas conseguem modelar.
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Motor de automação
Muito além da criação de um fluxo de processos, o uso do motor de automação no BPMS permite que se aplique de modo contínuo as práticas propostas pelo BPM. Para isso, o componente permite o suporte de cada uma das etapas e funcionalidades do sistema, de modo amplo e integrado.
Formulários dinâmicos ou estáticos
Através da implantação do BPMS em uma empresa, cria-se a possibilidade de manter formulários eletrônicos e inteligentes que se estruturem de modo automatizado. Em outras palavras, valida-se o autopreenchimento de campos, a visibilidade de dados e o armazenamento, de modo a reduzir o tempo de preenchimento.
Além disso, isso evita a necessidade de desenvolver novos sistemas ou páginas, facilitando inclusive a interação e usabilidade de todos os usuários.
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Responsabilidades definidas via BPMS
Um componente essencial de um bom BPMS é a capacidade de flexibilizar a definição dos responsáveis por cada etapa da execução de tarefas. Em resumo, significa que os papéis dos usuários não precisam ser fixos e, principalmente, podem ter mais de um responsável ou ainda gerenciar microprocessos conforme a demanda de um setor.
Sobre isso, é importante esclarecer que a definição, compartilhamento ou limitação de responsabilidades é uma forma inteligente de saber a quem reportar sobre determinado um problema ou falha de processo. Contudo, assim como em qualquer processo automatizado, determinar quem cuida de cada etapa deve ser funcional e não gerar atrasos na execução das tarefas.
Histórico de execução garantido
É o componente do BPMS que gera uma instância de armazenamento toda vez que um novo processo é iniciado. Através dele, a empresa é capaz de documentar o progresso e auditar os processos de modo amplo. Além disso, possuir o histórico de execução é a melhor forma de comparar e monitorar as etapas, a fim de reconhecer quais se mostram com maior resultado.
BRMS
Mais uma sigla faz parte do BPMS e, desta vez, ela se refere ao Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócios. Na prática, este componente é um motor que compreende a lógica por trás das decisões da empresa e elenca, por exemplo, quem irá executar cada tarefa, quando e por qual motivo.
O objetivo do BRMS é padronizar e trazer maior precisão e qualidade nos processos. Por isso, também precisa ter grande adaptabilidade para permitir alterações de acordo com as mudanças do mercado.
Ferramenta colaborativa e gestão à vista
Aqui, é explicada a ferramenta de BPMS através de uma solução que integra colaboradores, fornecedores e clientes de modo ágil e simples. Assim, a comunicação interna da empresa se utiliza de gráficos, relatórios e KPIs para mensurar e apresentar os dados necessários para melhoria ou execução dos processos.
Afinal, não é possível falar em otimização no gerenciamento de processos de negócios sem considerar que toda avaliação eficaz parte da coleta e análise estatística do que a empresa já realiza.
BPMS na nuvem
O uso de serviços online de armazenamento é capaz de reduzir custos de implantação e infraestrutura, além de facilitar o acesso ao BPMS de qualquer lugar e a qualquer hora. Isso permite, por exemplo, a correção de falhas mesmo se o colaborador não estiver no modelo presencial de trabalho, entre outros.
Integração de sistema com plataformas externas à empresa
Por fim, um componente fundamental para o uso do BPMS dentro de uma empresa é quando a ferramenta possui interface de comunicação para suportar diferentes protocolos de mercado. Ao interagir com sistemas externos, a execução de tarefas realiza a convergência de processos e é capaz de reduzir o tempo entre o que deve ser feito internamente e o que depende de ferramentas ou processos externos à organização.
Aprendeu sobre BPMS? Conheça o Holmes e tenha processos mais efetivos em sua empresa!
Após entender melhor tudo que envolve o BPMS, nós te convidamos a conhecer a melhor solução disponível no mercado. Com o software BPMS do Holmes, você será capaz de criar fluxos personalizados para os diferentes processos da sua empresa, com uma abordagem simples e intuitiva.
Com o Holmes, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, criar rastreabilidade para suas atividades além de assinar documentos eletronicamente, armazenar e gerir arquivos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
E o melhor, a ferramenta do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.
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