por Suelen Hofrimann em 15/09/2022
Melhoria contínua é o nome que se dá ao ato de aperfeiçoar constantemente processos, produtos e serviços. É um conjunto de iniciativas cotidianas tomadas com o propósito de atingir o melhor desempenho possível na organização.
Embora o conceito seja simples, colocá-lo em prática é bastante desafiador. Poucas empresas possuem iniciativas consolidadas de melhoria contínua, geralmente organizações com uma maturidade mais elevada. Mas por que será que isso acontece?
A resposta pode estar justamente na palavra “contínua”. A melhoria contínua é, antes de tudo, uma cultura. Um compromisso a ser incorporado no dia a dia. E isso é um tremendo desafio porque demanda mudar, enfrentar problemas, investir, treinar equipes e por aí vai.
Por outro lado, muitas pessoas gestoras já perceberam que a melhoria contínua é essencial para abrir vantagem com a concorrência e atender a expectativa de um público muito mais exigente.
Por isso, no artigo de hoje, nós vamos mergulhar nesse tema, conhecer ferramentas que promovem a melhoria contínua e descobrir como acelerar nossas iniciativas nesse sentido.
Bóra lá?
A importância da melhoria contínua de processos
Aperfeiçoar processos, produtos e serviços é essencial para expandir o potencial, aumentar a satisfação dos stakeholders, reduzir problemas, minimizar desperdícios e por aí vai.
Em um ambiente altamente competitivo e acelerado como o que vivemos é importante estabelecer diferenciação. Melhorar a qualidade, performance e produtividade é, acima de tudo, uma forma de gerar valor para os clientes e colaboradores.
Mas todo mundo sabe a importância de evoluir, a pergunta é: como? A princípio, a melhoria contínua é uma ideia, uma filosofia, e se mantermos só nisso quais as chances de conseguirmos chegar a algum lugar? Nenhuma.
É por isso que na realidade da maioria das empresas não há nenhum projeto de melhoria contínua. Para mudar esse cenário, é necessário assumir um compromisso prático com o assunto.
Ferramentas de melhoria contínua
Para começar, é importante conhecer e aplicar ferramentas de melhoria contínua e métodos de gestão focados em desvendar oportunidades de aperfeiçoamento para implementar soluções e gerenciar resultados.
E existem pelo menos três que toda pessoa líder deveria conhecer:
- Ciclo PDCA;
- Lean e Kaizen;
- Seis Sigma.
O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de melhoria contínua
O PDCA é um modelo de melhoria contínua simples e eficaz que surgiu na área da qualidade e pode ser aplicado a qualquer tipo de processo.
A ferramenta foi criada pelo engenheiro e estatístico Andrew Shewhart e popularizada pelo também engenheiro Dr. W. Edwards Deming e é composta por 4 etapas que se repetem constantemente, são elas:
Plan – Planejar
Planejar se baseia em identificar os problemas a serem tratados e a sua causa raiz. Uma vez que se alcança essa informação é possível criar um plano de melhoria e determinar como será implementado. O aconselhável é identificar um problema de cada vez.
DO- Fazer
Identificou o problema, causa e provável solução? Hora de colocar o plano em ação, implementar e otimizar a solução proposta até alcançar o resultado esperado.
Check- Checar/medir
Depois de implementar a solução planejada é hora de comparar o antes e o depois. É essencial entender o que deu certo e o que deu errado no seu projeto para poder analisar e planejar os próximos passos.
Action – agir
Esse é o momento de agir em relação aos resultados alcançados. Conscientize as equipes sobre o que conseguiram, documente os dados e avalie quais medidas podem ser necessárias a partir das conclusões que se tiraram desse ciclo PDCA.
Lembre-se que o ciclo recomeça! Você pode apontar correções da melhoria implementada ou identificar um novo problema para recomeçar seu PDCA.
Você também não precisa seguir sempre a mesma ordem das etapas, siga o caminho que faz mais sentido para sua necessidade. Este é um modelo extremamente simples, por isso a alta adesão nas empresas.
Leia mais sobre ciclo PDCA: conheça as etapas + exemplo prático
Kaizen e Lean
O Lean, modelo de gestão japonês desenvolvido pela Toyota em 1950, baseia-se em eliminar o desperdício, reduzir custos e aumentar a lucratividade dos negócios através da identificação e eliminação de processos ou etapas que não agregam valor para o cliente.
Um dos preceitos do Lean é justamente a melhoria contínua, denominada dentro do método como “Kaizen”, uma palavra japonesa que significa “mudar para melhor”.
O Kaizen é uma filosofia do Lean que prega que pequenas mudanças diárias produzem grandes transformações a longo prazo. Não é só um processo ou método, é uma forma de pensar que nos inspira a melhorar um pouco a cada dia em todos os níveis da organização.
Podemos dizer que o Kaizen é uma prática que não acontece do dia para a noite. É lenta, mas constante. Para se concretizar é necessário observar diariamente os processos e o que está sendo feito para analisar os dados e aprender constantemente com os resultados e erros.
A esta altura você deve estar pensando: como colocar tudo isso em prática?
Então, o kaizen é uma meta filosófica e a melhor forma de alcançar esse ideal é adotando boas práticas amparadas por ferramentas de gestão como: a Ferramenta 5W2H, o Diagrama Ishikawa, o Mapeamento de processos, o próprio ciclo PDCA e diversos outros.
O mais importante é ter certeza que as práticas utilizadas respondam às três perguntas fundamentais do kaizen:
1- O que melhorar?
2- Como medir o resultado e saber se melhoramos?
3- Qual o plano de ação?
Seis sigma
Seis sigma é um método de melhoria contínua baseado em mensurar a qualidade dos processos removendo falhas e aperfeiçoando a forma de trabalho e o produto final. A diferença é que o Seis Sigma é focado em dados, suas estratégias são orientadas por estatísticas.
A metodologia foi criada e desenvolvida pelo engenheiro Bill Smith, por volta dos anos 80, para melhorar o sistema de produção da Motorola. No entanto, a popularização da ferramenta só aconteceu em meados dos anos 90, quando Jack Weltch implementou o programa na General Electric num período em que a empresa estava perto da falência.
O método Seis Sigma mais utilizado e conhecido é o DEMAIC, no qual cada letra dá nome a uma etapa da melhoria: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar.
Seguindo estas etapas é possível analisar os cenários, encontrar os problemas e identificar suas causas raízes para, assim, definir soluções. Tudo isso orientado por dados.
Com o passar do tempo o Seis sigma se adaptou e hoje é usado em conjunto ao Lean, dando origem ao Lean Seis sigma.
Assim como outros métodos, o Seis sigma procura aperfeiçoar os sistemas padronizando etapas e diminuindo a variabilidade dos processos para atingir resultados mais estáveis. Tem como premissa o estabelecimento de práticas frequentes que exigem a participação de todos os níveis da organização e deve ser conduzido por equipes multifuncionais com conhecimento analítico e estatístico.
Independente da técnica utilizada, siga esses passos:
Estas ferramentas, técnicas e termos sempre são citados quando o assunto é melhoria contínua e eu não poderia deixar de falar deles, porém, independente das ferramentas que você irá utilizar, deixo aqui alguns passos que podem te ajudar a alcançar o sucesso neste objetivo:
1- Entenda profundamente seus processos do jeito que eles são agora;
2- Mergulhe na compreensão das necessidades dos clientes e usuários dos processos, sejam eles colaboradores ou compradores;
3- Melhore aos poucos, uma coisa de cada vez, e estabeleça prioridades;
4- Defina um meio para observar e medir os resultados, essa é a única forma de saber se o seu projeto de melhoria contínua está dando certo;
5- Encontre uma pessoa e um time para liderar a iniciativa de melhoria contínua, pode ser a equipe de processos, projetos ou qualidade, mas é importante criar um projeto bem definido;
3- Padronize (sempre) e automatize o que for necessário.
Lembre-se que a melhoria contínua é um processo cíclico: uma vez que começa deve ser parte da cultura da empresa. Por isso é importante entender os diferentes processos e envolver todos os níveis da organização.
Eu espero que com este texto eu tenha te ajudado a entender melhor este tema. Se eu puder te ajudar em mais alguma coisa é só falar.