Por que uma empresa sem processos definidos tem dificuldade em crescer saudável?

Processo (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Essa é a etimologia da palavra processo.

Uma palavra que para muitos profissionais é assustadora e para outros é vista como a salvação. Os dois sentimentos são genuínos, dependendo do ponto de vista de quem está atualmente vivenciando ou já resolveu um grande problema em torno do tema, mas fato é que a falta de processos afeta a produtividade e, consequentemente, a lucratividade das empresas.

Quem nunca ouviu a expressão “é preciso fazer mais com menos”, que feche essa página sem se preocupar em ler o restante! Geralmente o “X” da questão está em como tornar isso possível sem perder a qualidade.

O momento atual está forçando as empresas a crescerem em um ritmo acelerado para tentar garantir que a operação esteja funcionando ao longo dos próximos meses.  Por isso, aumentar a produtividade, a carteira de clientes, o volume de vendas ou qualquer outro indicador que a sua empresa esteja buscando evoluir, sem deixar de ser eficiente, pode estar tirando o sono dos administradores e funcionários.

A falta de processos afeta diretamente a eficiência dos trabalhos realizados pelas equipes, gera atrasos, desperdícios, aumento de custos, gera retrabalhos e há uma grande probabilidade de que cada colaborador não entenda a importância da sua atividade claramente. Com o trabalho interno da empresa sendo realizado de forma desordenada, facilmente o produto final entregue ao cliente, poderá ter uma qualidade aquém do esperado.

Problemas mais comuns devido à falta de definição dos processos

Se a empresa está crescendo, é comum você se deparar com situações que não aconteciam antes ou até mesmo que sempre aconteceram e afetam diretamente a saúde financeira, satisfação dos clientes, prazos de entrega e muitos outros obstáculos que podem interferir no crescimento dos números positivos.

Confira abaixo alguns exemplos dos problemas mais comuns devido à falta de definição de processos:

• Erros causados por colaboradores que não entendem claramente sua importância dentro das atividades realizadas;
• Sobreposição ou duplicidade de funções;
• Acúmulo de tarefas para o mesmo colaborador;
• Realização de tarefas impróprias para o cargo (que pode impactar negativamente na qualidade);
• Burocratização ou excesso de departamentalização (quanto mais pessoas envolvidas maiores as chances de lentidão);
• Falta de estrutura; 
• Desperdício de materiais;
• Perda de produtividade;
• Atrasos de entrega;
• Clientes insatisfeitos;
• Alto volume de reclamações;
• Falta de cobrança de atividades extras realizadas; 
• Esquecimento de alguma etapa;
• Ruídos na comunicação;
• Excesso de trabalhos manuais;
• Perda de informações.

Enfim, existem diversas situações que são específicas de cada empresa e que tornam indispensável um diagnóstico do cenário real da sua empresa e dos seus processos com urgência. 

A parte mais trabalhosa não é manter o processo em andamento, mas sim mapear os atuais e refinar quais devem ser os passos para tornar as atividades coerentes.

Mas não desanime! Foque nos ganhos que a estruturação dos seus processos poderá trazer para sua empresa. Assim, se você está se preparando para crescer, ou já está expandindo, será capaz de: 

1. Tornar a empresa mais competitiva;
2. Reduzir custos;
3. Manter equipes mais satisfeitas;
4. Integrar os departamentos;
5. Criar rotinas mais rápidas;
6. Diminuir o trabalho manual e repetitivo.

Como mapear os processos da empresa?

1. Comece mapeando os processos: Se você ou seus colaboradores não têm muita afinidade com diagramas, sugerimos que usem uma planilha, assim será possível detalhar as diversas atividades. (Baixe aqui planilha SIPOC Supplier-Input-Process-Output-Customer)
2. Determine os objetivos: cada processo tem um objetivo específico. A dica aqui é encontrar algumas respostas como “Por que fazemos isso?” , “O que  realizamos?”, “Qual o resultado esperado?  
3. Identifique os fornecedores do processo: Considere todas as áreas internas e externas envolvidas.
4. Identifique as entradas do processo: Que são as solicitações, formulários, chamados, etc.
5. Identifique os componentes dos processos:  Que nada mais são do que a sequência de atividades realizadas do começo ao fim. 

DICA!  Inclua todos os colaboradores envolvidos nas atividades desde o início do mapeamento, começando por aqueles que são diretamente ligados aos processos, como executores e solicitantes, e não somente as áreas gerenciais. 

Feito isso, sua empresa terá processos estruturados, além de conseguir clareza e objetividade, conhecendo seus gargalos operacionais e usando seus recursos de maneira eficiente. Enfim, uma empresa preparada para crescer!

Como potencializar a otimização de processos?

 Além dos processos é extremamente importante ter a visão clara de que é preciso investir em tecnologia, isso porque o investimento em serviços de tecnologia de qualidade é um grande impulsionador para o crescimento das empresas.

Um estudo levantado pela TNS Research aponta que as empresas que investem em tecnologia têm aumento na receita e crescem aproximadamente 60% a mais em comparação com as empresas que descartam o investimento.

Dados recentes da FGV, indicam que a cada 1% investido em tecnologia o lucro tende a aumentar 7% em até 2 anos.

Empresas geram uma grande quantidade de dados por dia, mas geralmente não sabem como usar e aproveitar tais informações de forma estratégica. É aí que os serviços de tecnologia entram para dar uma grande força e ajudar no desempenho dos negócios, com fórmulas estruturadas para organizar e automatizar rotinas.

Espero que esse texto tenha te mostrado que não só a definição e padronização dos processos é importante, mas também a correta utilização dos recursos tecnológicos para melhorar a performance dos nossos times. 

Agora, que tal aproveitar para explorar o Holmes, nossa plataforma de automatização de processos? Se você já se inscreveu no período de teste, mas ainda não explorou a ferramenta, não perca mais tempo.