Definir processos não é uma tarefa fácil, as definições são criadas mediante o reconhecimento ou entendimento de falhas recorrentes que geram transtornos e prejuízos no ambiente corporativo.
Portanto, mapear e identificar falhas torna-se essencial para o sucesso da empresa tanto na forma organizacional, quanto em produtividade. Abaixo citarei os principais erros que as empresas cometem quando não têm processos definidos.
1- Falhas de comunicação:
A comunicação é essencial para o entendimento do time e para alcance de objetivos e metas.
Quando ocorrem ruídos que interferem na forma que a mensagem chega aos envolvidos, a probabilidade de falhas durante o processo é certa.
Imagine que o gestor de um departamento não insere dados reais em uma planilha, ou esquece por algum motivo de salvar um arquivo, o próximo colaborador a interagir com o processo dará sequência na tarefa já com dados incoerentes, o que acarretará em relatórios irreais que podem levar a tomadas de decisões incoerentes, gerando prejuízo em diversos setores.
2- Perda de Prazos:
Em todos os setores das empresas é imprescindível o controle de prazos. Tanto para projetos, quanto para as atividades recorrentes do dia a dia. Você deve imaginar que não podemos esperar que os colaboradores decorem os prazos de todas as entregas, até porque o cérebro humano possui um limite, assim como qualquer outro sistema de armazenamento de dados. Imagine se o volume de demandas for alto!
É por isso que muitas empresas aderem ao uso de planilhas, ou até de ferramentas baseadas em kanban, para controle de prazos. No entanto, se estivermos falando de muitas tarefas, corremos o risco de falhar mesmo assim, pois essas ferramentas dependem muito das pessoas para funcionar corretamente.
A melhor forma de ter um controle mais eficiente das nossas tarefas recorrentes é automatizando-as para receber notificações automáticas sempre que um prazo importante estiver se aproximando.
3- Falta de controle e padronização:
Padronizar processos é um meio de garantir a uniformização das atividades,de modo que todo o time esteja alinhado na realização das tarefas. É muito importante ter em mente a responsabilidade que cada colaborador assume no fluxo de trabalho.
Quando esse processo não está definido de ponta a ponta não é possível garantir que o modelo de trabalho seja seguido. Ter um caminho bem definido é o mesmo que ter uma previsibilidade de sucesso em determinados processos.
4- Gargalos
Identificar gargalos se torna muito difícil quando não temos processos bem definidos. A padronização permite identificar exatamente quais são os pontos de melhorias, inconsistências, enganos e falhas. Se algo executado não foi reproduzido exatamente como o modelo elaborado, imediatamente o gargalo é identificado e pode ser corrigido.
Um software de automatização de processo pode te ajudar a organizar tarefas, controlar e aprimorar todo o andamento de solicitação de compras, contratação e demissão, gestão de fornecedores, entre tantas outras funcionalidades que facilitam o dia a dia da empresa.
Organizar tarefas de forma manual é algo bem criterioso e passível de falhas. Já a padronização, através de uma plataforma específica, elimina muitas possibilidades de erros e gargalos, além de melhorar a produtividade do time e ajudar no desenvolvimento dos setores.
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