Benefícios da Assinatura Eletrônica em Fluxos de Trabalho

 Assinar documentos eletronicamente já era uma demanda crescente antes da pandemia. Mas foi depois da ascensão do trabalho remoto que essa necessidade se confirmou em praticamente todo tipo de negócio.

 Em pesquisa recente da Docusign, 43% dos participantes relataram aumento de pelo menos 75% em documentos que precisam ser assinados eletronicamente. Além disso, o estudo aponta o amadurecimento dos sistemas de gestão de contratos digitais utilizados. O que demonstra que não é só a demanda da assinatura eletrônica que está em crescimento. 

 As empresas estão adaptando processos com assinaturas que antes eram analógicos. Com isso, fluxos de trabalho mais complexos e elaborados estão ganhando força e impulsionando a demanda de recursos para apoiá-los.

 Automações de fluxos de trabalho e integrações com ferramentas de negócios são vistas pelos entrevistados como as principais evoluções contratuais frequentes. Mais uma confirmação de que o cenário da assinatura eletrônica no Brasil está amadurecendo.

 É disso que falamos no artigo de hoje. Entenda como processos com assinatura eletrônica estão evoluindo e quais os benefícios que podem gerar para o seu negócio. 

Com 17% dos votos, ferramentas de assinatura eletrônica ocupam segunda posição no ranking de sistemas mais cotados durante a pandemia

 Perdendo apenas para as plataformas de webconferência, de acordo com os entrevistados, ferramentas de assinatura eletrônica ficaram em segundo lugar entre os softwares mais contratados em resposta à pandemia. O que faz muito sentido quando observamos as mudanças que aconteceram nos últimos meses.

 Mas antes de entrarmos nesses méritos, pode ser importante explicar que a assinatura eletrônica é um termo mais amplo que engloba todo tipo de subscrição feita  tecnologicamente. Como exemplo temos a assinatura digital com certificado, as rubricas realizadas com login e senha, os códigos do seu internet banking ou até biometria.

 Com a publicação da MP No 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001, que criou o padrão ICP-Brasil, tanto a assinatura eletrônica quanto a digital passaram a ter validade jurídica e se estabeleceram como meios seguros para oficializar contratos e acordos.

 Na verdade, se considerarmos a vulnerabilidade de subscrições feitas manualmente ou a burocracia dos reconhecimentos de firma, podemos dizer que a assinatura eletrônica pode ser considerada até mais segura, uma vez que possui tecnologias capazes de confirmar a autenticidade do signatário.

 Não é de se admirar que esse recurso esteja se tornando uma necessidade padrão nas empresas. Como resposta aos efeitos da pandemia, as organizações correram para adaptar seus processos. Segundo um outro estudo, realizado pela IBM, 6 em cada 10 empresas aceleraram a transformação digital dos seus negócios nesse período. 

 E como o simples fato de assinar um documento eletronicamente ajuda nesse cenário? A questão, na verdade, não é mais apenas a assinatura, mas sim a evolução dos fluxos de trabalho que a envolvem.

Leia mais em um artigo completo sobre validade jurídica da assinatura eletrônica em nosso Blog

27% dos entrevistados consideram que o maior desafio é conduzir remotamente processos de assinatura que antes eram analógicos

 Conduzir uma força de trabalho remoto eficiente é o segundo maior desafio identificado pelos participantes da pesquisa, com 20% dos votos, mas o principal ainda é gerir remotamente os processos de assinatura que antes eram analógicos.

 Os fluxos de trabalhos estão alcançando um novo nível de maturidade nunca antes experimentado, com mais amplitude, mais etapas, mais signatários e mais pessoas envolvidas em sua gestão. 

 Luiz Fernando Albuquerque, o executivo de vendas do sistema de automatização de processos Holmes, explica por que os clientes ficam animados quando veem um fluxo de trabalho integrado ao serviço de assinatura eletrônica:

“Se for para considerar o preço, existem ferramentas que só fazem assinatura eletrônica por um investimento menor. Mas não é isso que os clientes estão procurando. Eles querem a facilidade de gerenciamento que os fluxos de trabalho automatizados, integrados ao serviço de assinatura eletrônica, conseguem oferecer. É possível centralizar a gestão, fazendo tudo dentro da ferramenta, com muita inteligência. E é isso que faz a diferença no dia a dia. ”

O poder da assinatura eletrônica em fluxos de trabalho 

 Com a evolução dos fluxos de trabalho, os processos têm se tornado mais eficientes. As partes envolvidas conseguem ter mais visibilidade dos status de cada etapa, o que permite que acompanhem o avanço do documento e antecipem ações quando necessário.

 Além disso, é possível oferecer uma experiência mais digital e confortável aos signatários envolvidos sem comprometer o esforço das equipes de trabalho, já que os processos podem ser automatizados para acontecerem com pouca interferência humana.

 Fluxos de trabalho integrados com assinatura eletrônica podem garantir que até mesmo processos que envolvem mais pessoas sejam conduzidos com mais controle. Tudo dentro de uma só ferramenta sem depender de e-mails. Assim, se mostram uma ótima forma de promover a governança e compliance na oficialização de contratos e aceites de documentos.

Isso garante economia de tempo, assertividade e segurança tanto para quem trabalha controlando esses fluxos, quanto para quem precisa assinar um documento eletrônicamente.

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