Redução do backlog da TI: como alinhar as demandas de negócios e tecnologia

Você já parou para pensar sobre o impacto que um backlog crescente na TI pode ter na sua empresa? O backlog da TI, que representa a lista de tarefas e projetos pendentes, pode crescer rapidamente, levando a atrasos significativos e sobrecarga de trabalho. Esse acúmulo não apenas prejudica a eficiência da equipe, mas também gera frustração e estresse entre os colaboradores. Além disso, muitas vezes, as áreas de negócio acabam responsabilizando a TI por problemas que poderiam ser evitados com uma gestão mais eficaz, certo?

No post de hoje, vamos explorar por que reduzir o backlog da TI não é apenas uma tarefa importante, é fundamental para manter a eficiência e a produtividade de toda a empresa.

O que é o backlog da TI?

Basicamente, o backlog da TI é uma lista de pendências que pode incluir solicitações de melhorias, correções de bugs, atualizações de sistemas e novos projetos. Quando essa lista se torna longa demais, a produtividade da equipe pode despencar. A falta de clareza nas prioridades, somada à pressão constante para entregar resultados, pode criar um ciclo vicioso de estresse e insatisfação, tanto para a equipe de TI quanto para as áreas de negócio que dependem de suas entregas.

Imagine, por exemplo, uma equipe de TI que está constantemente recebendo novas demandas enquanto ainda tenta finalizar tarefas anteriores. Essa situação não só provoca um aumento no estresse, mas também pode levar à rotatividade de funcionários, uma vez que os colaboradores buscam ambientes onde possam trabalhar de forma mais tranquila e produtiva.

Por que a redução do backlog é tão importante?

Um backlog descontrolado pode ter consequências sérias para a sua organização:

• Impacto na produtividade: uma equipe sobrecarregada tende a entregar um trabalho de qualidade inferior. Tarefas que poderiam ser resolvidas rapidamente acabam levando mais tempo, resultando em frustrações. Um exemplo claro disso pode ser observado em empresas de desenvolvimento de software, onde a equipe de TI pode passar horas lidando com correções de bugs que, em um cenário ideal, poderiam ser resolvidas em minutos.
• Consequências para o negócio: atrasos em lançamentos de produtos, falhas na implementação de soluções e, claro, clientes insatisfeitos podem afetar negativamente a imagem da empresa no mercado. Quando um novo software ou atualização é prometido e não entregue no prazo, a confiança do cliente pode ser abalada, o que é difícil de recuperar.

Além disso, a pressão constante para resolver problemas acumulados pode levar a decisões apressadas e, consequentemente, a soluções que não atendem plenamente às necessidades dos usuários, criando um ciclo de insatisfação.

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A importância da gestão de demandas de TI

Para uma redução eficaz do backlog, é crucial estabelecer um processo de gestão de demandas que priorize as tarefas de acordo com a sua relevância para o negócio.

• Estratégias de priorização: identifique as tarefas que terão o maior impacto e trate delas primeiro. Melhorias que afetam diretamente a experiência do cliente devem ter prioridade sobre outras demandas. Um método útil é a técnica de Matriz de Eisenhower, que ajuda a categorizar as tarefas em quatro quadrantes: urgente e importante, importante, urgente, e não urgente e não importante. Essa visualização pode ajudar as equipes a focarem no que realmente traz valor.
• Ferramentas de gestão: utilize ferramentas que ajudem a organizar e gerenciar as demandas. Uma ferramenta BPMS, como o Holmes, por exemplo, com suas funcionalidades de automação e gerenciamento de fluxos, pode ser uma grande aliada nesse processo, permitindo que as equipes trabalhem de forma mais estruturada e eficiente. Além de melhorar a visibilidade das tarefas, essas ferramentas também ajudam na automação de processos repetitivos, liberando a equipe para se concentrar em projetos mais estratégicos.

Low-code: uma solução!

As plataformas low-code se destacam como uma resposta eficaz para o desafio do backlog. Elas permitem que tanto desenvolvedores quanto usuários de negócios criem aplicações e soluções de TI de maneira rápida e com menos necessidade de codificação.

• Benefícios do low-code: com menos complexidade, as plataformas low-code possibilitam que a equipe de TI entregue soluções mais rapidamente. Além disso, usuários de negócios, que conhecem bem suas necessidades, podem desenvolver soluções simples sem depender exclusivamente da equipe de TI. Isso não só acelera o processo de desenvolvimento, mas também empodera os funcionários a se tornarem parte ativa da solução de problemas.

Por exemplo, imagine uma equipe que desenvolve rapidamente um aplicativo para gerenciar solicitações internas. Isso libera os desenvolvedores para focar em projetos mais complexos e estratégicos. O resultado é uma maior satisfação no trabalho e a capacidade de atender às necessidades do negócio de forma mais ágil.

Dicas práticas para reduzir o backlog

Aqui estão algumas sugestões que podem ajudar a aliviar o backlog da TI:

1. Priorize as tarefas: comece identificando o que é mais urgente e importante. Um sistema de cores pode ser útil para classificar as prioridades. Uma tarefa com maior impacto deve ser visualmente destacada para garantir que todos estejam cientes de sua importância.
2. Melhore a comunicação: estabeleça um canal claro entre os membros da equipe e utilize ferramentas de gestão de projetos para manter todos atualizados sobre o andamento das tarefas. Promova um ambiente onde os colaboradores se sintam à vontade para levantar preocupações e compartilhar ideias.
3. Estabeleça um processo claro para novas demandas: isso ajuda a evitar que o backlog se torne excessivo e desorganizado. Um formulário de solicitação de demandas pode ser uma maneira eficaz de filtrar e categorizar novas tarefas, garantindo que sejam avaliadas antes de serem adicionadas ao backlog.
4. Divida e organize tarefas: compreender a diferença entre tarefas de projeto e tarefas de processo é crucial para melhorar a eficiência da equipe. Proponha uma categorização clara para que todos saibam onde suas atividades se encaixam.
5. Monitore o progresso regularmente: acompanhar as atividades ajuda a identificar atrasos e a agir antes que se tornem críticos. Reuniões semanais de acompanhamento podem ser um bom espaço para revisitar as prioridades e ajustar as expectativas.
6. Utilize ferramentas que acelerem o desenvolvimento: o Holmes, por exemplo, oferece funcionalidades que automatizam e otimizam processos, aliviando a carga de trabalho da equipe de TI. A automação pode ser um divisor de águas na gestão do backlog, permitindo que a equipe se concentre em tarefas de maior valor.

Holmes + gestão de tarefas e processos do TI

Reduzir o backlog da TI vai muito além de apenas gerenciar tarefas; trata-se de garantir que tecnologia e negócios trabalhem juntos em busca de um mesmo objetivo. Implementando estratégias eficazes e utilizando ferramentas como o Holmes, sua empresa pode melhorar a eficiência e a produtividade, criando um ambiente de trabalho mais saudável e colaborativo.

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