A digitalização de documentos como pilar para a sustentabilidade corporativa

A sustentabilidade corporativa se tornou uma prioridade crescente no mundo dos negócios modernos. Com as mudanças climáticas e a pressão por práticas mais responsáveis, as empresas estão se esforçando para incorporar a sustentabilidade em todos os aspectos de suas operações. Uma solução que tem ganhado destaque nessa busca é a digitalização de documentos. 

Nesse post, falaremos sobre como a digitalização de documentos pode contribuir para a sustentabilidade corporativa, explorando os benefícios ambientais e operacionais dessa prática.

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos em arquivos digitais. Isso é feito com o uso de scanners ou câmeras que capturam as informações contidas em papéis e as transformam em formatos eletrônicos, como PDFs. Esses arquivos digitais podem então ser armazenados, gerenciados e compartilhados de forma rápida e segura no ambiente digital.

No entanto, a digitalização não se resume apenas a criar uma cópia digital de um documento. Ela envolve um conjunto de técnicas e ferramentas que permitem o armazenamento, organização, recuperação e utilização dessas informações. Um componente chave nesse processo é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). O GED é um sistema que ajuda a organizar, armazenar e recuperar documentos digitais de maneira eficiente, garantindo que a informação esteja sempre acessível e bem estruturada. Por exemplo, uma empresa pode digitalizar contratos, notas fiscais, relatórios financeiros e outros documentos essenciais, armazenando-os em sistemas GED que facilitam o acesso e a busca.

Para saber mais, leia também: 10 dicas para aplicar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos no seu negócio

Benefícios da digitalização para a sustentabilidade

A digitalização de documentos traz benefícios não apenas para a eficiência operacional, mas também para a sustentabilidade corporativa. Veja os principais benefícios:

• Redução do uso de papel: um dos impactos mais diretos da digitalização é a redução significativa no consumo de papel. A produção de papel demanda grandes quantidades de recursos naturais, como árvores e água, e contribui para a emissão de gases de efeito estufa. Ao optar pela digitalização, as empresas podem reduzir drasticamente sua dependência de papel, ajudando a conservar o meio ambiente e a diminuir a geração de resíduos. Menos papel significa menos árvores cortadas e uma menor pegada ecológica.

• Eficiência energética: a digitalização também promove a eficiência energética. Com menos documentos físicos, há uma redução na necessidade de grandes espaços para armazenamento, como arquivos e depósitos. Isso, por sua vez, reduz a demanda por eletricidade para iluminação, climatização e outros serviços associados a esses espaços. Menos espaço ocupado se traduz em menor consumo de energia.

• Contribuição para Certificações Ambientais: Empresas que adotam a digitalização de documentos estão em uma posição melhor para obter certificações ambientais. Essas certificações não apenas melhoram a imagem da empresa, mas também podem ser exigidas por parceiros comerciais e clientes que valorizam práticas de responsabilidade ambiental. 

Como a digitalização contribui para a redução de custos e eficiência

Além dos benefícios ambientais, a digitalização de documentos oferece vantagens econômicas que podem transformar a forma como as empresas operam. Veja como a digitalização contribui para isso:

• Redução de custos operacionais: a digitalização elimina a necessidade de papel, toner, impressoras e outros materiais de escritório, reduzindo os custos operacionais. Além disso, a eliminação de documentos físicos resulta em economia de espaço de armazenamento, que pode ser caro, especialmente para grandes organizações. Menos gastos com materiais e espaço significa mais recursos disponíveis para outras áreas do negócio.

• Aumento da produtividade: documentos digitais permitem que os funcionários acessem informações de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de vasculhar arquivos físicos. Isso acelera processos de trabalho, reduz o tempo gasto em tarefas administrativas e permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. 

• Segurança de informações: documentos digitais podem ser protegidos com senhas, criptografia e outros mecanismos de segurança que são mais difíceis de implementar em documentos físicos. Isso ajuda a proteger informações sensíveis contra perda, roubo ou acesso não autorizado. 

  Leia também: Como reduzir o tempo de aprovação de documentos e decisões com um Sistema BPMS
  
  

Sistema BPMS e a gestão de documentos

Para empresas que desejam adotar a digitalização de documentos, um sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPMS) pode ser uma solução robusta e confiável. Com um BPMS, você pode:

• • Automatizar processos: um BPMS permite a automação completa dos fluxos de trabalho relacionados à digitalização de documentos. Desde a captura dos documentos até o arquivamento e a recuperação das informações, a automação garante que os processos sejam realizados de maneira consistente e sem erros, aumentando a produtividade e reduzindo falhas humanas.

  • Integrar sistemas: um BPMS pode se integrar facilmente com outros sistemas de gestão empresarial, como ERP e CRM. Isso permite que os documentos digitalizados sejam acessados e utilizados em diferentes departamentos de forma integrada e eficiente. 

  • Controle de acesso e segurança: as empresas podem configurar controles de acesso rigorosos para garantir que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar documentos digitalizados. O sistema também oferece recursos avançados de segurança, como criptografia e backups automáticos, que protegem os dados contra perda ou acesso não autorizado.

Transforme sua gestão de documentos com o Holmes!

Com o Holmes, você pode elevar a gestão de documentos da sua empresa a um novo patamar. Nosso sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPMS) oferece recursos essenciais para uma organização eficiente, como automação de processos, integração com outros sistemas empresariais e controle rigoroso de acesso e segurança.

Ao adotar o Holmes, você poderá automatizar tarefas, melhorar o controle de prazos e garantir rastreabilidade completa das suas atividades. A digitalização e o gerenciamento online dos documentos são simplificados, e nossa plataforma oferece um portal exclusivo para acompanhamento e gerenciamento de solicitações.

Entre em contato conosco e descubra como o Holmes pode transformar a gestão de documentos da sua empresa.

Continue acompanhando nosso blog para mais conteúdos e insights sobre como otimizar seus processos empresariais.