Versatilidade – Como o Holmes consegue atender a diferentes áreas?

  Tem coisas que você aceita porque não sabe que existem soluções melhores para o seu problema. Eu lembro quando ir ao banco era algo normal para mim. Nunca relutei, mesmo que achasse horrível ficar na fila a tarde toda para pagar uma conta ou resolver um problema.

E note que eu disse “era” porque hoje, para mim, ir ao banco é o fim do mundo. Meu celular é a minha agência. Quando ouço alguém dizer que ainda vai pessoalmente pagar contas, me vejo obrigada a “pregar a palavra do internet banking”. 

 Os bancos, para mim, são um exemplo e tanto de evolução! E quando alguém experimenta algo melhor e mais simples a tendência é que nunca mais retorne ao status anterior. É semelhante ao câmbio automático: muita gente resiste no começo, mas depois que experimenta nunca mais abandona.

 O holmes também é uma dessas evoluções que mudam a perspectiva das pessoas. Para quem sempre teve que se adaptar a ferramentas semiprontas porque achava que esse era o único caminho, um sistema que faz exatamente o contrário é um sonho que se tornou realidade. Veja o que diz uma de nossas clientes, a Marta Giove da DPG Digital:

“Para controlar os nossos processos, no passado, tivemos que nos adaptar a uma ferramenta baseada em Kanban e precisamos deixar muita coisa de fora. Agora contemplamos praticamente tudo e, dessa vez, foi o Holmes que se adaptou a nossa empresa”

É sobre isso que nós vamos falar no artigo de hoje: Versatilidade do holmes – por que isso é importante para a evolução dos seus processos.

 

O holmes é do seu tamanho

 Nossa cartela de clientes é composta por empresas diversas, das médias às grandes. Entre elas temos: hospitais, supermercados, construtoras, universidades, concessionárias, e vários outros ramos de atuação.

 Dentro dessas organizações, o holmes ajuda a controlar processos de diferentes áreas, geralmente relacionadas ao backoffice, como compras e RH. 

 A ferramenta sempre chamou a atenção pela versatilidade. Em muitas das organizações que atendemos percebemos que os processos eram controlados por planilhas, e-mails ou pelas famosas ferramentas Kanban (trello, pipefy e outras).

Esses métodos de controle costumam funcionar para processos rotineiros no começo, quando o fluxo de tarefas ainda não atingiu maturidade. As ferramentas kanban, são ótimas alternativas para trabalhos colaborativos, mas quem utiliza para controlar atividades recorrentes começa a perceber as limitações quando os processos começam a evoluir (trabalhar com mais pessoas, mais tarefas, prazos mais apertados, etc.).

 Nessas situações pode acontecer a mesma situação que a Marta da DPG enfrentou: Muita coisa ficar de fora para adaptar o processo à ferramenta. É como usar uma roupa que não te serve mais e não ter nada exatamente do seu tamanho no mercado. 

O holmes é a roupa feita exclusivamente para você. A costura sob medida para se adaptar às necessidades da sua empresa, e não o contrário como outras ferramentas. Vou te mostrar alguns exemplos de áreas que o sistema atende bem:

O holmes no RH

No RH o holmes age como um importante agente da transformação digital em processos fortemente ligados ao DP, tirando do papel parte crucial dos fluxos de:

• Solicitação de vagas;
• Admissão / Demissão;
• Solicitação e alteração de benefícios;
• Aceite de benefícios (com assinatura eletrônica);
• Entrega de atestados médicos;
• Solicitação de férias;
• Renovação de exames periódicos;
• Assinatura eletrônica do contrato de trabalho;
• Entre outros…

 Esses processos, geralmente, ficam em uma brecha que muitas vezes permanece sendo controlada manualmente ou através de planilhas e emails. No modelo de RH mais estratégico, que vem ganhando espaço nas empresas, manter essas formas de controle significa perder tempo e focar esforços manuais em demandas com pouco valor agregado para o negócio em geral.

 

O holmes na área de Compras (Backoffice)

 Para o setor de compras o holmes age como um padronizador dos processos, automatizando regras de negócios para garantir o cumprimento dos requisitos de cada tarefa. Através do holmes os gestores tiram a lógica dos processos da cabeça das pessoas para colocá-la na ferramenta . 

Alguns dos processos que atendemos na área de compras(backoffice) são:

• Requisição de compras;
• Gestão de compras recorrentes;
• Reembolso de despesas; 
• Autorização de pagamentos;
• Assinatura de contrato com fornecedores; 
• Controle de vencimento e saldo do contrato; 
• Cadastro de Novos Produtos e Serviços; 
• Entre outros…

 O Setor de Compras não é mais visto como o “departamento dos pedidos”, mas como uma área importante para o bom uso dos recursos financeiros. O holmes agrega valor principalmente em empresas que têm grandes volumes de demandas nessa área e que precisam de um controle eficaz de ponta a ponta, ou seja, desde o pedido de compra até o faturamento da nota fiscal.

Leia também: Automação do processo de compras – Por que investir e dicas para começar

Outras áreas que amam o holmes

 Outra característica que ajuda o holmes a ser tão versátil é o fato dele ser um sistema poderoso, mas ao mesmo tempo simples de implementar e utilizar. Naturalmente, o caminho para cuidar dos processos que atendemos seria um BPMS tradicional, o problema é que, às vezes, esse tipo de tecnologia vem carregada de complexidade, altos custos e dependência do fornecedor. 

No holmes nós seguimos a premissa da simplicidade. Damos todo o suporte necessário para que nossos clientes extraiam o melhor da ferramenta com ajuda da nossa equipe de Sucesso do Cliente. Mas, se assim quiser, o próprio administrador, ou equipe de TI do contratante, pode criar suas próprias soluções sem dependência alguma do nosso time.

E para provar que não é nada difícil, vou deixar aqui o relato do Analista de Controladoria da empresa JC Farmacêutica, Gedeon, onde ele conta como o holmes ajudou a organizar e centralizar as dados importantes, eliminado o uso de e-mail e whatsapp na troca dessas informações.

Viu só como o holmes é versátil?

Com o holmes conseguimos ter visibilidade dos processos e é muito fácil realizar qualquer ajuste necessário. Facilita bastante em termos de governança corporativa. – Guilherme Faraco – Representante da JB3 Investimentos

 A JB3 é mais um caso fora da curva onde a ferramenta é utilizada no apoio operacional às áreas de RH, Marketing e SDR. Ver clientes como o Guilherme, que estão alcançando resultados incríveis com o holmes, faz todo nosso trabalho diário valer a pena e você também pode fazer parte dessa transformação.

Quer saber se o holmes pode atender as necessidades da sua empresa? Clique no botão que eu vou deixar aqui embaixo e preencha o formulário com os seus dados. Um de nossos consultores vai entrar em contato com você para realizar uma demonstração personalizada e entender se somos a melhor solução para os seus problemas.

Eu tenho certeza que podemos firmar essa parceria e que você vai gostar dos resultados. 😉

Leia também: Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado