Assinatura eletrônica: o que é como usá-la em diferentes processos

A assinatura eletrônica se tornou, dentro dos diferentes segmentos do mercado, uma ferramenta essencial para reduzir o tempo das vendas, otimizar as tarefas e aumentar a produtividade. Afinal, quem já precisou ir a um cartório para autenticar documentos ou mesmo enviar fisicamente um número imenso de papéis contratuais, sabe o quanto ela facilita o processo.

Além disso, dentro do ambiente corporativo, a assinatura eletrônica também contribui de maneira significativa para um trabalho mais ágil. Isso porque, quando é utilizada, reduz o tempo de espera em uma autorização ou conclusão de atividades.

Quem já utiliza o recurso dentro de uma ferramenta BPMS , por exemplo, sabe da eficiência dela. Porém, há muitas pessoas que ainda não compreendem como a assinatura eletrônica funciona na prática. Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo para te orientar em como usá-la e extrair dela o melhor para sua empresa. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é um método de validar digitalmente a autenticidade e integridade de um documento ou transação realizada online. Em resumo, através de criptografia e algoritmos matemáticos, a assinatura eletrônica garante que o documento não seja alterado e que a identidade do signatário seja verificada.

Isso proporciona segurança e confiança nas transações digitais, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas em papel.

De acordo com um estudo da Docusign, mesmo após o fim da pandemia, o uso das assinaturas eletrônicas se tornou cada vez maior entre as pessoas. No ambiente empresarial, elas são amplamente utilizadas em diversas áreas, como por exemplo, contratos, transações bancárias, declarações de consentimento, entre outros.

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Ainda que ambos os termos costumam ser usados como sinônimos, há diferenças importantes entre a assinatura eletrônica e a digital. Isso porque, a primeira é um recurso que tem validade jurídica e pode ser usada em documentos como:

• Assinatura de serviços de Internet e Tv a cabo;
• Contratos de aluguel ou compra e venda de veículos ou imóveis;
• Operações bancárias;
• Formulários ou contratos trabalhistas ou de prestação de serviços;
• Relatórios empresariais, entre outros.

Quem utiliza a ferramenta BPMS do Holmes, tem a assinatura eletrônica autenticada a partir de uma parceria com a Clicksign e a Docusign, que pode acontecer através de senha, biometria, token, SMS, chamada de voz ou aceite digital.

Em todos os casos, a autenticação irá depender das ferramentas habilitadas dentro do sistema de gestão contratado.

Por sua vez, a assinatura digital é um processo mais burocrático, que exige o uso de um certificado com homologação de uma instituição oficial. Ela é exigida, por exemplo, na emissão de notas fiscais e precisa ser homologada por uma instituição oficial.

Saiba também | Como funciona a assinatura eletrônica automatizada

Uso da assinatura eletrônica em processos gerenciais

Quando uma empresa aposta na automatização de processos, a assinatura eletrônica se torna uma aliada imprescindível para agilizar e otimizar as tarefas. Isso porque, na prática, ela pode ser utilizada em:

1. Contratos e acordos via assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica permite que contratos e acordos sejam assinados de forma rápida, conveniente e segura. Ou seja, isso elimina a necessidade de impressão, envio físico e armazenamento de documentos em papel. E, claro, melhora até mesmo o processo de gestão de fornecedores.

2. Autorizações e aprovações

Sabe aquele workflow que precisa de uma autorização do responsável para dar continuidade? Pois com a assinatura eletrônica, é possível obter autorizações e aprovações de forma segura e com registro eletrônico.

Em resumo, isso vale tanto para aprovar orçamentos, solicitar permissões ou conceder acesso a informações confidenciais.

3. Gerenciamento de documentos

A assinatura eletrônica simplifica o gerenciamento de documentos, permitindo a assinatura digital em diferentes etapas do processo, evitando atrasos e facilitando a revisão e rastreamento de alterações.

Por isso, a empresa que deseja uma gestão de documentos centralizada e funcional, deve usar da ferramenta para obtê-la e acompanhar em tempo real.

4. Transações financeiras

Assim como acontece com a autorização citada acima, transações financeiras como aquisição de insumos, serviços terceirizados ou itens para a produção exigem a liberação do setor financeiro. 

Em outras palavras, o uso da assinatura eletrônica também pode agilizar esse processo e evitar a pausa nas atividades enquanto aguarda a compra.

5. Processos de recrutamento com uso da assinatura eletrônica

Por fim, a assinatura eletrônica é útil para o recrutamento pois permite que candidatos assinem eletronicamente contratos, termos de confidencialidade e outros documentos relacionados ao processo de gestão de pessoas.

Na prática, isso gera economia para empresas e para o futuro contratado. Além disso, em processos demissionais, minimiza os trâmites burocráticos ou situações em que o ex-colaborador precisa retornar à empresa.

Principais vantagens de assinar eletronicamente

Após entender o uso recorrente da assinatura eletrônica no ambiente corporativo, chegou a hora de elencar os benefícios do uso deste recurso. Continue a leitura!

Sustentabilidade | Documentos digitais são ecologicamente corretos, uma vez que não ocupam espaço e evitam o consumo de papel;

Agilidade | Recolher qualquer assinatura presencialmente é um processo demorado. Afinal, é preciso imprimir o arquivo, ir até o local de coleta, ser atendido e, por fim, escanear ou enviar para o destinatário. Com a assinatura eletrônica, tudo é rápido e pode acontecer de qualquer lugar;

Segurança | Assinar eletronicamente utiliza da criptografia a fim de assegurar a integridade do documento. Ou seja, isso evita fraudes, rasuras ou invalidação na assinatura. Além disso, o documento pode ser auditado e o histórico completo acessado a qualquer momento;

Integração | Assinaturas eletrônicas podem ficar disponíveis para diversos setores, sem a necessidade de um novo envio. Dessa forma, cada responsável pela etapa tem um acesso centralizado dos documentos assinados;

Mobilidade | Não importa onde o responsável pela assinatura esteja, através da assinatura eletrônica, ele valida um documento pelo computador, tablet ou smartphone;

Economia | Por último, a redução de arquivos físicos, deslocamento e despesas com autenticação – aliado à agilidade do processo – gera uma economia enorme para a empresa.

Leia também | Recursos e funcionalidades da ferramenta BPMS do Holmes

Sua assinatura eletrônica é muito mais completa com o Holmes!

Entendeu tudo que envolve a assinatura eletrônica e deseja contratar este tipo de serviço para sua empresa? Pois o Holmes tem uma notícia que vai potencializar ainda mais a gestão de processos do seu negócio.

Isso porque possuímos soluções integradas para assinar eletronicamente dentro do nosso software BPMS. Dessa forma, você mantém todo o processo centralizado no mesmo sistema: desde a coleta de informações para assinatura até o armazenamento, consulta e gestão do documento assinado.

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