Automatização de processos: o que é, mitos e por que investir

Automatização de processos é o ato de implementar tecnologia para executar determinadas tarefas e processos manuais em uma organização. 

Os efeitos da automação se refletem no aumento da produtividade, eficiência e competitividade. Essas vantagens tornam o assunto importantíssimo para as organizações e é por isso que estamos aqui hoje.

Muitas empresas utilizam softwares para automatizar determinadas tarefas. No entanto, nem todas alcançam êxito em suas estratégias de TI ligadas a este tema. Assim, torna- se cada vez mais importante entender melhor os desafios de automatizar processos de negócios da forma mais eficiente possível.

Neste artigo você entenderá tudo sobre a automatização de processos de negócios: o que é de fato, quais as vantagens, os desafios, os tipos e como fazer.

Vem comigo?

O que é automatização de processos?

 Automatização de processos é o uso de tecnologia para execução de determinadas atividades que podem ser automatizadas. E quando dizemos tecnologia, não nos limitamos a um tipo específico de software. As possibilidades são inúmeras, e podem, inclusive, trabalhar integradas para cumprir o mesmo propósito.

Ah, e antes que aconteça uma confusão aqui, automatização de processos é diferente de gestão de processos, ok? A disciplina BPM (gestão de processos de negócios) é algo mais amplo. Trata-se de um campo de estudo que serve para capacitar as pessoas gestoras a tomarem decisões estratégicas sobre seus  processos. A automação, neste caso, é apenas uma das inúmeras iniciativas previstas na gestão de processos.

Automatização e automação

Embora o senso popular considere as duas palavras como sinônimos, há quem defenda que existe uma diferença entre elas. 

Automatização é quando a tecnologia auxilia as pessoas a executarem suas atividades, orquestrando de forma automática as regras, gatilhos e ações, de acordo com as configurações definidas.

Já a automação é quando a tecnologia age de forma mais autônoma, sendo capaz de executar algumas ações com pouquíssima – ou nenhuma – ação humana. É o caso dos robôs (RPA) que são capazes de aprender ações e repeti-las sem ajuda do ser humano.

Essa diferença “sutil” não serve para dizer que um tipo é melhor do que o outro. Pelo contrário, ambos podem se complementar para gerar soluções mais completas. E na prática muita gente sequer olha para essa distinção. Por isso, a partir daqui vamos tratar como sinônimos mesmo, ok?

Veja a seguir alguns tipos de automatização de processos, ou melhor dizendo, tipos de soluções que automatizam processos.

Leia mais: Automação de processos: Tudo o que você precisa saber!

Por que automatizar processos?

Imagine a seguinte situação: uma pessoa que vai caminhando todos os dias a determinado local, mas sempre chega em cima da hora. 

Solucionar esse problema não seria difícil, um automóvel, por exemplo, poderia proporcionar agilidade, segurança e facilidade para essa pessoa. Com o tempo extra, ela pode se dedicar a outras coisas.

As empresas também passam por isso, mas de maneiras diferentes. Ter um carro às vezes não é uma opção, porque gera custos que talvez não caibam no orçamento. Mas sempre existe uma solução capaz de atender a necessidade ou, pelo menos, melhorar o contexto.

Agora chega de analogias, o que estou dizendo é que automatização de processos tem tudo a ver com produtividade, segurança, gestão de equipes e otimização de resultados. 

Fazer mais com muito menos, chegar mais rápido ao seu destino e aproveitar melhor o seu tempo, é disso que se trata. Não é maravilhoso para qualquer empresa?

Cuidado com esses mitos sobre automatização de processos

Você sabe que processos automáticos são mais confiáveis, melhoram o desempenho e aumentam a produtividade da equipe.

Então por que será que tantos gestores ainda insistem em não automatizar? Depois de ajudar muitas empresas na automação de seus processos percebemos que existem muitas dúvidas sobre o assunto.

Nas próximas linhas vou falar de duas delas.

Automatização de processos só vale a pena para grandes empresas

Isso não é verdade. É claro que automatizar é um investimento que nem todas as empresas possuem maturidade suficiente para fazer, mas se perceber que:

• os processos da sua organização estão crescendo e se tornando mais complexos;
• a equipe que participa dos fluxos está cada vez maior
• a organização estima crescer ainda mais.

Provavelmente já passou da hora de considerar essa possibilidade. Existem muitas tecnologias, desde as mais simples e enxutas para processos menores, até as mais robustas para processos extremamente complexos. Tudo é questão de avaliar a melhor opção.

Se o fator limitante são os custos, aqui vai uma dica: quanto mais customizações e suporte uma ferramenta precisa, mais cara ela se torna. Quanto mais autonomia e simplicidade, mais viável. Por isso mapear os processos é essencial, só assim se tem uma visão realista da necessidade.

 Não se engane, não estou aqui tentando te incentivar a investir em algo que você não precisa, pelo contrário. Sugiro que avalie muito bem as opções, a ideia é ter soluções com o melhor custo benefício possível.

O que adianta ter uma ferramenta muito robusta mas não usar nem 20% do que ela oferece? É o que acontece na maioria dos casos, mas não é o que queremos, ok?

Automatizar é caro 

Antes de falar de preço é importante pensar no valor agregado que a solução trará, ou seja, quais os benefícios que sua empresa terá com a ferramenta escolhida? 

No geral, o que todo gestor realmente quer quando considera a automação é:

• se livrar da desorganização;
• facilitar o controle sobre as etapas dos processos;
• melhorar o trabalho colaborativo;
• aumentar resultados;
• conseguir diferencial competitivo;
• produzir mais.

Se eu tivesse uma empresa, eu adoraria poder fazer essas otimizações, você não? É uma questão de custo benefício.

Automatizar só se torna “caro” quando não é bem planejado. A minha dica para não gastar além da conta é: simplifique. Priorize as necessidades e escolha soluções enxutas. Muitas vezes a empresa não precisa de algo tão robusto, foque em resolver o problema.

Ainda está na dúvida? Vou te mostrar 3 razões para você automatizar seus processos começando hoje…

1- Produtividade nas alturas

Você já desejou que o dia tivesse mais horas? Quando temos muitas coisas para fazer, o tempo é o nosso maior inimigo, certo? Errado. 

O problema não está no tempo, a solução para aumentar a produtividade não é fazer horas extras e chegar à exaustão, mas sim otimizar o trabalho e pensar em como podemos alcançar melhores resultados em menos tempo.

O que podemos fazer para escalar os resultados?  Pense bem! Foi a partir dessa reflexão que Henry Ford conseguiu se tornar o primeiro empresário a implementar a montagem de automóveis em série.

Com tanta tecnologia à nossa disposição imagine onde podemos chegar! A automatização de processos não dispensa as pessoas, mas cria padrões que aumentam significativamente a produtividade.

Temos casos de empresas que conseguiram agilizar processos em até 60% apenas automatizando uma parte de seus processos documentais com a ajuda do holmes. 

Se crescer está nos seus planos esse é o caminho ideal. 

2- Padronização dos processos! 

Se cada pessoa trabalha do seu próprio jeito, as chances de acontecerem falhas humanas são grandes, ainda mais quando o trabalho está distribuído entre diferentes áreas, departamentos ou unidades.

A automação viabiliza a padronização dos processos, facilita a rastreabilidade e ajuda a apontar os gargalos para que as pessoas gestoras encontrem soluções em tempo hábil. Consequentemente, melhora o senso de responsabilidade de todos os participantes.

Hoje, na sua empresa, você consegue acompanhar o percurso de seus processos enquanto eles acontecem? 

Se uma ação não for executada corretamente, você consegue identificar o erro antes das consequências? Consegue cobrar providências dos responsáveis?

Se SIM, ótimo! Você está no caminho certo. Mas a realidade de muitas empresas é bem diferente dessa. E tudo bem se for o seu caso! Você já sabe o que fazer para resolver esses problemas. 

A automatização de processos agrega uma qualidade extremamente superior à operação, e as falhas humanas diminuem significativamente. Organização e controle te ajudarão a alcançar resultados mais rápidos e assertivos para a sua empresa.

3-  Aproveite melhor as pessoas! 

Existem muitas outras razões que eu poderia citar para defender a automatização de processos na sua empresa, mas não posso deixar de fora o que considero mais importante: as pessoas.

É essencial entender que por mais automáticos que sejam os sistemas, na verdade tudo se trata delas. E como parte fundamental dos processos, é nelas que precisamos pensar quando se trata de automação.

A pergunta aqui é: Como podemos melhorar a vida das pessoas com tecnologia?

Integrantes de equipes infladas se desgastam, ficam desmotivados e podem criar uma perspectiva negativa a respeito da empresa. Por outro lado, quando os processos fluem tranquilamente sobra tempo para desenvolver outras habilidades.

Com a automatização de processos, você otimiza sua equipe e aproveita melhor os talentos da empresa. 

O poder de transformar a cultura empresarial e dar aos colaboradores a estrutura que eles precisam para gerar resultados superiores, sem desgaste, está em suas mãos.

Agora é com você! Tenho certeza que você tem mais de 3 razões para investir nessa ideia. Quer saber como o holmes pode te ajudar a automatizar processos e fazer a gestão de documentos da sua empresa? 

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